Архивная справка, это официальный документ, который выдаётся архивным учреждением на основании хранящихся в нём документов. Она подтверждает определённые факты, события или сведения, зафиксированные в архивных делах: трудовой стаж, заработную плату, регистрацию по месту жительства, родственные связи, факт рождения, брака, награждения и многое другое.

Зачем нужна архивная справка

Чаще всего архивные справки требуются в следующих ситуациях:

• Назначение пенсии — подтверждение трудового стажа и размера заработной платы, если данные утрачены или организация ликвидирована;
• Восстановление документов — подтверждение фактов рождения, брака, смерти, смены фамилии;
• Оформление гражданства или репатриации, подтверждение родственных связей и национальности;
• Подтверждение регистрации — например, архивная справка формы 9 о регистрации по месту жительства;
• Подтверждение награждения — сведения о государственных и ведомственных наградах;
• Судебные споры и наследственные дела — установление юридически значимых фактов.

Виды архивных документов

При обращении в архив можно получить несколько видов документов:

1. Архивная справка — документ, содержащий сведения на основании архивных данных, с указанием номеров фондов, описей и дел;
2. Архивная выписка, дословное воспроизведение части текста архивного документа, относящейся к запросу;
3. Копия архивного документа — полное воспроизведение текста документа;
4. Информационное письмо — ответ архива о наличии или отсутствии запрашиваемых сведений.

Где получить архивную справку

Место обращения зависит от того, какие сведения вам нужны:

• Государственные архивы (областные, городские, центральные) — сведения о трудовом стаже, зарплате, наградах, документах ликвидированных организаций;
• Архивы ЗАГС — сведения о рождении, браке, разводе, смерти, смене имени;
• Паспортный стол, отделения регистрационного учёта, архивная справка формы 9 о регистрации;
• Ведомственные архивы — архивы министерств, военкоматов, вузов, медицинских учреждений;
• МФЦ, во многих регионах через многофункциональные центры можно подать запрос в архив;
• Портал Госуслуги — в ряде регионов (например, в Москве и Санкт-Петербурге) услуга доступна в электронном виде.

Как получить архивную справку: пошаговый алгоритм

1. Определите, какой архив хранит нужные сведения. Если организация ликвидирована, её документы обычно передаются в региональный государственный архив.
2. Составьте письменный запрос. Как правило, заявление пишется в свободной форме. Укажите: ФИО (в т.ч. прежние фамилии), дату рождения, суть запроса, период, за который нужны сведения, полный адрес и контактные данные для ответа.
3. Приложите документы. Копию паспорта, а при запросе о родственниках — документы, подтверждающие родство.
4. Подайте запрос одним из способов: лично, по почте, через МФЦ или электронно через Госуслуги / сайт архива.
5. Дождитесь ответа. Стандартный срок исполнения запроса, до 30 дней. При отсутствии сведений архив направит мотивированный ответ.

Получение справки через Госуслуги

Во многих регионах России архивную справку можно заказать онлайн:

1. Авторизуйтесь на портале Госуслуг или региональном портале (например, Госуслуги Москвы или Санкт-Петербурга);
2. Найдите услугу «Выдача архивных справок, выписок и копий архивных документов»;
3. Заполните электронную форму заявления, указав требуемые сведения и период;
4. Выберите способ получения: электронно, по почте или лично;
5. Отслеживайте статус заявления в личном кабинете.

Стоимость и сроки

Справки социально-правового характера (о трудовом стаже, заработной плате, регистрации, наградах) выдаются бесплатно. Запросы тематического и генеалогического характера могут выполняться на платной основе по прейскуранту архива. Срок исполнения обычно составляет до 30 календарных дней, в сложных случаях может быть продлён.

Что должна содержать архивная справка

• Наименование архива, выдавшего документ;
• Номер и дату выдачи справки;
• Сведения о заявителе и суть подтверждаемого факта;
• Ссылки на архивные источники (фонд, опись, дело, лист);
• Подпись ответственного лица и печать учреждения.

Полезные советы

• Указывайте в запросе максимально точные данные — это ускорит поиск;
• Если не знаете, где хранятся документы, начните с регионального архива, там подскажут, куда обратиться;
• Сохраняйте копию запроса и входящий номер обращения;
• При отказе вы вправе запросить мотивированный письменный ответ.