Архивная справка — это официальный документ, выдаваемый архивным учреждением на основании хранящихся в нём документов. Она подтверждает факты трудовой деятельности, обучения, награждения, рождения, регистрации и другие сведения, которые могут потребоваться гражданину или организации. В этой статье подробно разберём, что такое архивная справка, как правильно составить запрос на её получение, и приведём образцы заявлений.

Что такое архивная справка

Согласно ГОСТу, архивная справка — это оформленный на бланке архива документ, который содержит информацию по предмету запроса, архивные шифры и реквизиты хранения тех документов, на основании которых она составлена.

Архивная справка может понадобиться в следующих ситуациях:

• подтверждение трудового стажа для назначения пенсии (справка для ПФР);
• подтверждение факта обучения в образовательном учреждении;
• подтверждение факта награждения государственными наградами;
• установление родственных связей (при наследовании, восстановлении документов);
• подтверждение права на земельный участок или недвижимость;
• подтверждение участия в боевых действиях, военной службы;
• восстановление утраченных документов.

Куда подавать запрос

Запрос на архивную справку подаётся в архивное учреждение, в котором хранятся нужные документы:

• государственные архивы субъектов РФ — документы ликвидированных организаций, учреждений, предприятий;
• муниципальные архивы — документы местного значения;
• ведомственные архивы (например, ЦАМО — военная служба, архивы вузов — обучение);
• архивы организаций — если организация ещё действует и не передала документы в государственный архив.

Подать заявление можно несколькими способами:

1. лично в архивном учреждении;
2. почтовым отправлением;
3. через электронную почту или официальный сайт архива;
4. через портал Госуслуг (в ряде регионов доступна услуга выдачи архивных справок).

Как составить запрос: общие правила

Унифицированного бланка заявления в архив не предусмотрено — обращение составляется в произвольной форме. Однако оно должно содержать обязательные сведения:

• наименование архивного учреждения (адресата);
• полностью фамилию, имя, отчество заявителя;
• паспортные данные заявителя;
• почтовый адрес и (или) адрес электронной почты для ответа;
• суть запроса: какие сведения требуются и за какой период;
• цель получения справки (например, для назначения пенсии);
• способ получения готовой справки (лично, по почте);
• дату и подпись заявителя;
• согласие на обработку персональных данных.

Чем точнее вы укажете период, наименование организации и искомые сведения, тем быстрее архив сможет выполнить запрос.

Образец запроса на архивную справку о трудовом стаже

Директору Государственного архива
________________ области
(наименование архива, адрес)

от Иванова Ивана Ивановича,
паспорт: серия ____ № ______,
выдан ____________ (кем, когда),
проживающего по адресу:
г. __________, ул. __________, д. __, кв. __,
тел.: ____________, e-mail: ____________

ЗАЯВЛЕНИЕ

Прошу выдать мне архивную справку о работе в ____________ (полное наименование организации) в должности ____________ за период с по гг. для подтверждения трудового стажа при назначении пенсии.

Готовую справку прошу направить по указанному выше почтовому адресу.

На обработку моих персональных данных, содержащихся в заявлении и прилагаемых к нему документах, согласен.

Приложение: копия паспорта (при необходимости).

Подпись: ____________ / Иванов И.И. /

Образец запроса на архивную справку об обучении

Руководителю архива ____________ (наименование учреждения)

от Петровой Анны Сергеевны,
проживающей по адресу: ____________

Прошу выдать архивную справку об обучении в ____________ (наименование учебного заведения) с 1985 по 1990 гг. по специальности ____________ с указанием даты и номера выданного диплома. Справка необходима для предъявления по месту требования.

К заявлению прилагаю: копию паспорта, копию документа об окончании (если имеется).

Дата, подпись.

Как оформляется и выдаётся архивная справка

Архивная справка составляется на официальном бланке архива на основании подлинников документов или заверенных копий. В ней указываются:

• наименование архива и его реквизиты;
• дата и номер справки;
• номер и дата запроса, на который даётся ответ;
• сведения по существу запроса;
• архивные шифры (фонд, опись, дело, листы) документов, на основании которых составлена справка.

Составленная справка подписывается лицом, ответственным за её оформление, и заверяется подписью руководителя архива и печатью. Если ответ составлен на нескольких листах, заверяется каждый лист. Заполненный бланк выдаётся заявителю под подпись либо направляется почтой.

Сроки и стоимость

Стандартный срок исполнения запроса — до 30 дней с момента регистрации заявления (в ряде архивов справки по личным данным готовятся в течение 15 дней). Социально-правовые запросы (о стаже, заработной плате, наградах) выполняются бесплатно. Тематические и генеалогические запросы, требующие длительного поиска, могут выполняться на платной основе.

Полезные рекомендации

• Перед подачей запроса уточните на сайте архива форму заявления — многие архивы размещают собственные бланки и образцы заполнения.
• Если организация ликвидирована, выясните, в какой архив переданы её документы (обычно информация есть в региональном архиве или на портале «Архивы России»).
• При запросе о трудовом стаже указывайте все наименования организации за нужный период, если она переименовывалась.
• Сохраняйте копию заявления и входящий номер обращения — это поможет отследить статус исполнения.

Грамотно составленный запрос с полными и точными данными — залог быстрого получения архивной справки без дополнительных уточнений и повторных обращений.