Департамент общего образования Томской области, это ключевой орган исполнительной власти региона, осуществляющий управление в сфере общего образования. Вопросы архивного дела, хранения документов и предоставления архивных справок занимают важное место в деятельности ведомства. В данной статье подробно рассматривается организация архивного дела в Департаменте, его взаимодействие с Государственным архивом Томской области, а также практическая информация для граждан и организаций, которым необходимы документы или справки.

Общие сведения о Департаменте

Департамент общего образования Томской области (далее — Департамент) является структурным подразделением Администрации Томской области. Его основная цель — обеспечение доступного качественного дошкольного, начального общего, основного общего и среднего общего образования на территории региона.

Контактная информация и реквизиты

• Адрес: 634069, Томская область, г. Томск, пр. Ленина, 111, кабинет 58.
• ИНН: ### (согласно данным открытых реестров).
• Официальный сайт: Раздел Департамента на портале Администрации Томской области или специализированный ресурс ведомства (разделы «Новости», «Нормативные документы», «Контакты», «Подведомственные организации»).
• Телефоны: Актуальные номера справочно-информационной службы и приемной публикуются в разделе «Контакты» официального сайта и в телефонном справочнике исполнительных органов власти Томской области.

Архивное дело в системе Департамента

Важно различать два уровня архивного хранения документов, касающихся деятельности Департамента:

Архив Департамента (ведомственный архив)

Непосредственно в структуре Департамента функционирует ведомственный архив (или архивная группа/сектор делопроизводства и архивного дела). Его задачи:

• Прием, учет и хранение дел текущей и недавней деятельности Департамента (поручения, приказы, распоряжения, материалы совещаний, корреспонденция с подведомственными организациями).
• Обеспечение доступа сотрудников Департамента к документам для текущей работы.
• Подготовка документов к передаче в государственное архивное хранение по истечении сроков хранения в ведомстве.
• Выдача архивных справок, копий документов по запросам граждан и организаций, касающимся деятельности именно Департамента (например, справки о выдаче аттестатов за последние годы, копии приказов о зачислении/отчислении, если дела еще не переданы в ГАТО).

Государственный архив Томской области (ГАТО)

ОГКУ «Государственный архив Томской области» является основным хранилищем документов исторической и долгосрочной ценности, поступивших из органов управления образованием региона (в т.ч. из Департамента, Министерства образования Томской области, упраздненных управов образования и т.д.).

Адрес ГАТО: г. Томск, ул. ###, 6 (необходимо уточнять на официальном сайте архива ga.tomsk.ru).

Именно в ГАТО хранятся фонды:

• Управы народного образования / Департаменты образования Томской области (разных лет).
• Учебных заведений, переданных в областное подчинение или ликвидированных.
• Личных дел учащихся, журналов учета выдачи документов об образовании (аттестатов, дипломов) за архивные годы (обычно старше 25–75 лет в зависимости на вида документа).

Категории документов и сроки хранения

Понимание сроков хранения критически важно для определения места обращения:

Порядок обращения за архивными справками и документами

Сценарий А: Документы за последние годы (школы, аттестаты, приказы за последние 10–20 лет)

1. Обратитесь в школу-правопреемницу. Если школа функционирует, журналы учета выдачи аттестатов и личные дела там хранятся 75 лет.
2. Обратитесь в Департамент общего образования Томской области. Если школа ликвидирована недавно или речь идет о приказах Департамента (например, о присвоении категории педагогу, аккредитации школы).
3. Подача запроса: Лично в приемной (пр. Ленина, 111), по почте (заказным письмом с описью вложения) или через систему электронных обращений (Госуслуги / сайт Администрации Томской области / официальный сайт Департамента).

Сценарий Б: Исторические документы, ликвидированные школы, репрессированные педагоги, гениалогические запросы (сроки > 25–75 лет)

1. Обратитесь в ОГКУ «Государственный архив Томской области» (ГАТО).
2. Способы подачи:
   • Через форму «Обращение гражданина» на сайте ga.tomsk.ru (раздел «Исполнение запросов»).
   • По электронной почте архива (указана на сайте).
   • По почте: 634009, г. Томск, ул. ###, 6.
   • Лично в читальне архива (необходима предварительная запись).
3. Необходимые данные для запроса: ФИО полностью, дата рождения, название учебного заведения, годы обучения/работы, цель запроса (пенсия, восстановление прав, родословная и т.д.).

Электронные сервисы и открытые данные

Для упрощения доступа к информации Департамент и ГАТО развивают цифровые сервисы:

• Портал «Госуслуги» (ЕПГУ / РПГУ): Сервис «Получение справки об образовании» (для подтверждения факта обучения), заказ дубликата аттестата (если школа существует).
• Сайт Департамента: Реестры нормативных правовых актов, перечни подведомственных организаций, контакты горячих линий (в т.ч. по оплате труда педагогов).
• Сайт ГАТО (ga.tomsk.ru): Путеводители по фондам, описи фондов органов управления образованием (в разделе «Фонды» / «Путеводители»), онлайн-запрос справки.
• Информационная система «Архивы Томской области»: Поиск по фондам и делам (доступно для научных работников и по запросу).

Подведомственные организации и передача дел

Департамент осуществляет контроль за организацией архивного дела в подведомственных учреждениях (школы, лицеи, гимназии, центры дополнительного образования, школа-интернаты).

При ликвидации или реорганизации образовательной организации Департамент (как учредитель или уполномоченный орган) обеспечивает:

• Своевременную подготовку архива к передаче.
• Составление актов приема-передачи дел.
• Передачу дел в ГАТО (для ликвидированных организаций) или в правопреемника (при слиянии/переходе в другую юр. форму).

Нормативная база

Деятельность архива Департамента и порядок взаимодействия с ГАТО регулируются:

• Федеральным законом от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
• Законом Томской области «Об архивном деле в Томской области».
• Приказами Росархива (утвержденные перечни типовых управленческой документации, номенклатуры дел, сроков хранения).
• Локальными нормативными актами Департамента (Положение об архиве, Инструкция по делопроизводству, Номенклатура дел).

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Где восстановить аттестат, если школа закрылась 15 лет назад?

Журналы учета выдачи аттестатов хранятся 75 лет. Если прошло 15 лет, журнал, скорее всего, находится либо в школе-правопреемнице (к которой прикреплен участок), либо в Департаменте, либо уже передан в ГАТО. Начните с запроса в Департамент общего образования (пр. Ленина, 111) или через Госуслуги — они направят запрос в нужный архив.

Можно ли получить справку из архива Департамента удаленно?

Да, через официальный сайт Администрации Томской области (раздел «Обращения граждан»), портал Госуслуг или почту. Для получения заверенной копии документа может потребоваться личное присутствие или нотариальное заверение доверенности представителю.

Хранит ли Департамент личные дела учителей школ?

Личные дела работников школ хранятся в архивах самих школ (75 лет), а после ликвидации школы — передаются в ГАТО. В Департаменте хранятся личные дела только собственных сотрудников (аппарата управления).

Каков адрес приемной Департамента для личного обращения?

г. Томск, пр. Ленина, 111, кабинет 58 (режим работы приемной уточняйте на сайте или по телефону).

Архив Департамента общего образования Томской области — это не отдельное здание, а функциональная структура внутри ведомства (сектор делопроизводства), обеспечивающая работу с документами текущей деятельности, и шлюз для передачи исторических фондов в Государственный архив Томской области (ГАТО).

Главное правило: если документ нужен по актуальной ситуации (подтверждение обучения для трудоустройства, пенсии, получение дубликата аттестата за последние 10–20 лет) — начните с Департамента (пр. Ленина, 111) или Госуслуг. Если это исторический, гениалогический запрос или документ по ликвидированной школе за далекой прошлостью — обращайтесь напрямую в ГАТО (ул. ###, 6).

Использование электронных каналов взаимодействия (сайты Департамента, ГАТО, Госуслуги) значительно ускоряет процесс получения справок и снижает необходимость личных визитов.

Данная статья составлена на основе открытых данных интернета (справочники органов власти, официальные сайты Департамента образования и ГАТО, реестры ЕГРЮЛ/СПАРК) по состоянию на 2026 год. Для получения юридически значимых справок и актуальных реквизитов обязательно обращайтесь к официальным источникам.