Архивный отдел администрации городского округа Мытищи — это муниципальное учреждение, которое занимается хранением, учётом и использованием архивных документов, накопленных за многие десятилетия на территории Мытищинского района и современного городского округа Мытищи. Для жителей округа архив является важным источником информации при подтверждении трудового стажа, прав на недвижимость, семейных связей и многих других юридически значимых фактов.

Общие сведения об учреждении

Ранее учреждение носило название «Мытищинский районный архивный отдел администрации Мытищинского муниципального района». После муниципальной реформы и преобразования района в городской округ Мытищи архивный отдел продолжил свою работу в структуре администрации городского округа.

Основные задачи архивного отдела:

• приём, комплектование и хранение архивных документов муниципального значения;
• обеспечение сохранности документов, образованных в деятельности органов местного самоуправления и подведомственных учреждений;
• выдача архивных справок, выписок и копий документов гражданам и организациям;
• консультирование заявителей по вопросам поиска архивной информации;
• взаимодействие с Главным архивным управлением Московской области.

Какие документы хранятся в архиве

В фондах архивного отдела сосредоточены документы, которые могут понадобиться жителям округа в самых разных жизненных ситуациях:

• документы по личному составу — приказы о приёме на работу, переводе и увольнении сотрудников ликвидированных предприятий и организаций района (необходимы для подтверждения трудового стажа при назначении пенсии);
• документы о приватизации жилья — договоры передачи квартир в собственность граждан, справки о регистрации прав;
• документы о строительстве и недвижимости — решения органов власти о предоставлении земельных участков, разрешения на строительство;
• документы о награждениях — материалы о присвоении почётных званий и награждении грамотами;
• документы по истории района — материалы о развитии Мытищ и прилегающих населённых пунктов, интересные краеведам и исследователям.

Муниципальная услуга по выдаче архивных справок

Ключевая услуга архивного отдела официально называется «Выдача архивных справок, архивных выписок, архивных копий и информационных писем по вопросам, затрагивающим права и законные интересы заявителя».

Различия между видами документов:

• архивная справка — документ, содержащий информацию о факте, событии или лице на основании архивных данных (например, справка о работе на предприятии);
• архивная выписка — дословное воспроизведение части текста архивного документа;
• архивная копия, точное воспроизведение всего текста документа;
• информационное письмо — ответ на запрос, если требуемые сведения в фондах отсутствуют.

Как подать заявление

Электронная подача через РПГУ

На официальном сайте администрации городского округа Мытищи размещена пошаговая инструкция подачи заявления в электронном виде через Региональный портал государственных и муниципальных услуг Московской области (РПГУ). Порядок действий заявителя:

1. Зарегистрируйтесь или войдите в личный кабинет на портале госуслуг Московской области.
2. Найдите услугу по выдаче архивных справок, выписок и копий.
3. Заполните электронную форму запроса, максимально подробно указав суть обращения: период, наименование организации, ФИО и иные известные данные.
4. Отправьте заявление и отслеживайте статус его рассмотрения в личном кабинете.
5. После получения услуги при желании оцените качество её предоставления.

В разделе «Полезная информация» на странице архивного отдела указаны контакты сотрудников, которые помогают заявителям с работой в системе и заполнением заявления.

Личное посещение

Заявление можно подать и при личном визите в архивный отдел. По имеющимся данным, приём граждан ведётся в определённые дни — понедельник и четверг, с 9:30 до 13:00. Перед визитом рекомендуется уточнить актуальный график работы по телефону или на официальном сайте администрации городского округа Мытищи (www.mytyshi.ru), так как расписание может меняться.

Что указать в запросе

Чтобы поиск информации прошёл быстрее и успешнее, в заявлении следует указать:

• фамилию, имя, отчество (в т.ч. прежние фамилии, если они менялись);
• точный или примерный период, к которому относится запрашиваемая информация;
• наименование организации, предприятия или учреждения;
• цель получения документа (например, для назначения пенсии, оформления наследства);
• контактные данные для ответа.

Отзывы жителей о работе архива

Жители округа положительно отзываются о работе сотрудников архивного отдела. В отзывах отмечается, что специалисты грамотно консультируют по вопросам получения копий документов, в т.ч. по приватизации, подробно объясняют порядок действий и проявляют внимательное, человеческое отношение к посетителям. Многие заявители благодарят работников за выдержку и реальную помощь в решении своих вопросов.

Полезные советы заявителям

• По возможности подавайте запрос в электронном виде, это экономит время и позволяет отслеживать статус обращения.
• Формулируйте запрос максимально конкретно: чем больше исходных данных, тем выше шанс найти нужный документ.
• Если документы не найдены, архив выдаст информационное письмо с рекомендациями, куда можно обратиться дальше (например, в Центральный архив Московской области или отраслевые архивы).
• Для подтверждения стажа по ликвидированным предприятиям начинайте поиск именно с муниципального архива, туда передавались документы многих районных организаций.

Архивный отдел администрации городского округа Мытищи выполняет важную социальную функцию: он хранит документальную память округа и помогает гражданам подтверждать свои права — пенсионные, имущественные, трудовые. Развитие электронных сервисов, подробные инструкции на официальном сайте и отзывчивость сотрудников делают получение архивных услуг всё более удобным для жителей Мытищ.