Бухгалтерская справка — один из самых универсальных документов в учётной работе; Она используется для оформления и обоснования хозяйственных операций, для которых не предусмотрена типовая форма первичного документа, а также для исправления ошибок и подтверждения расчётов. В этой статье подробно разберём, что такое бухгалтерская справка, когда она нужна, как её правильно оформить, и приведём образец заполнения.
Что такое бухгалтерская справка
Бухгалтерская справка — это первичный учётный документ, который бухгалтер составляет самостоятельно. Она служит основанием для отражения операций в бухгалтерском и налоговом учёте. Для государственных (муниципальных) учреждений утверждена унифицированная форма ОКУД 0504833 (Приказ Минфина России от № 52н). Коммерческие организации вправе разработать собственную форму, закрепив её в учётной политике.
В каких случаях составляется справка
- исправление ошибок в учёте (сторнировочные записи, «красное сторно»);
- расчёт сумм: отпускных, больничных, амортизации, процентов, резервов;
- начисление налогов и взносов, расчёт налоговой базы;
- списание дебиторской и кредиторской задолженности;
- перевод объектов между категориями учёта (например, из ОС в МПЗ);
- корректировка материально-производственных затрат;
- обоснование операций по запросу налоговых органов и аудиторов;
- раздельный учёт НДС, распределение расходов между видами деятельности.
Обязательные реквизиты
Согласно статье 9 Федерального закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте», справка должна содержать:
- наименование документа («Бухгалтерская справка» или «Бухгалтерская справка-расчёт»);
- дату составления;
- наименование организации;
- содержание хозяйственной операции;
- измерители операции в натуральном и денежном выражении;
- должности и подписи ответственных лиц с расшифровкой.
Образец заполнения бухгалтерской справки
ООО «Пример»
ИНН ###, КПП 770001001
БУХГАЛТЕРСКАЯ СПРАВКА № 15
от г.
Содержание операции: исправление ошибки в учёте за август 2026 года. В расходы на оплату труда ошибочно включена сумма 25 000,00 руб. дважды (проводка Дт 26 Кт 70 от повторена). Произведена корректировка методом «красное сторно»:
- Дт 26 Кт 70 — СТОРНО 25 000,00 руб. — сторнировано излишнее начисление расходов на оплату труда;
- Дт 70 Кт 68.01 — СТОРНО 3 250,00 руб., сторнирован излишне удержанный НДФЛ.
Основание: акт сверки расчётов с персоналом от № 4.
Главный бухгалтер ____________ /Иванова Н.И./
Правила оформления и хранения
- Справка подписывается бухгалтером, при необходимости — утверждается руководителем.
- Документ нумеруется и регистрируется в журнале учёта.
- Хранится вместе с документами, к которым относится, не менее 5 лет.
- Электронная форма допускается при наличии электронной подписи.
Грамотно составленная бухгалтерская справка защищает организацию при проверках и обеспечивает достоверность учёта. Рекомендуется утвердить форму справки в учётной политике и всегда указывать основание операции и ссылки на подтверждающие документы.