Ситуация, когда командировка отменяется или переносится, а приобретенный авиабилет приходится возвращать, знакома многим организациям. При возврате билета авиакомпания, как правило, удерживает штраф (неустойку) и сервисный сбор. У бухгалтера возникает вопрос: как правильно отразить эти суммы в учете? Разберемся подробно.

Правовая основа

Порядок возврата провозной платы регулируется Воздушным кодексом РФ. Согласно статье 108 ВК РФ, при отказе пассажира от полета ему возвращается уплаченная за перевозку сумма, за исключением случаев, предусмотренных правилами перевозки. Если билет невозвратный или возврат оформляется поздно, перевозчик вправе удержать неустойку (штраф).

С точки зрения договорных отношений удержанный штраф — это санкция за нарушение условий договора перевозки, что определяет порядок его отражения в учете.

Бухгалтерский учет штрафа за возврат авиабилета

Суммы, удержанные перевозчиком при возврате билетов, включая сумму неустойки (штрафа), относятся к прочим расходам организации как санкции за нарушение условий договоров. Это следует из пункта 11 ПБУ 10/99 «Расходы организации».

Момент признания расхода

Согласно пунктам 16 и 18 ПБУ 10/99, прочие расходы признаются на дату:

• возврата билетов перевозчику — если билеты приобретались непосредственно организацией;
• утверждения авансового отчета, в котором отражены стоимость билета и полученная при возврате сумма, — если билеты приобретались сотрудником за счет подотчетных денежных средств.

Типовые проводки

Если билет покупала организация:

1. Дт 76 (60) Кт 51 — оплачена стоимость авиабилета;
2. Дт 50.3 (71) Кт 76 (60) — билет оприходован / выдан сотруднику;
3. Дт 91;2 Кт 76 (60) — отражен штраф, удержанный авиакомпанией при возврате;
4. Дт 51 Кт 76 (60) — получена возвращенная сумма (за вычетом штрафа и сбора).

Если билет покупал сотрудник за подотчетные средства:

1. Дт 71 Кт 50 (51) — выданы деньги под отчет;
2. Дт 91.2 Кт 71 — на основании утвержденного авансового отчета отражены штраф и сервисный сбор;
3. Дт 50 (51) Кт 71 — возвращен остаток подотчетных средств.

Налоговый учет

В налоговом учете по налогу на прибыль штрафы и неустойки за нарушение договорных обязательств относятся к внереализационным расходам (подпункт 13 пункта 1 статьи 265 НК РФ). Однако есть важный нюанс: расходы должны быть экономически обоснованы и документально подтверждены (статья 252 НК РФ).

Чтобы у налоговой инспекции не возникло претензий, рекомендуется:

• оформить приказ руководителя об отмене или переносе командировки с указанием причин (производственная необходимость, болезнь сотрудника и т. п.);
• сохранить документы от авиакомпании или агентства, подтверждающие сумму удержанного штрафа (справка о возврате, меморандум, акт);
• приложить авансовый отчет сотрудника, если билет приобретался через подотчетное лицо.

Отражение в программе 1С

В «1С:Бухгалтерии 8» штраф и сервисный сбор за возврат билета обычно отражаются следующим образом:

• если возврат оформлялся через агентство — документом «Поступление на расчетный счет» с видом операции «Прочее поступление» на сумму возврата, а разница (штраф) списывается проводкой Дт 91.02 Кт 76 с выбором статьи прочих доходов и расходов «Штрафы, пени и неустойки к уплате»;
• если билет покупал сотрудник — через документ «Авансовый отчет», где на закладке «Оплата» указывается фактически возвращенная сумма, а штраф отражается отдельной строкой на счете 91.02.

Важно проверить настройки статьи расходов: для целей налогового учета она должна иметь вид «Внереализационные расходы», чтобы сумма корректно попала в декларацию по налогу на прибыль.

НДС при возврате билета

Если организация приняла к вычету НДС по приобретенному билету (при наличии выделенной суммы налога в билете), то при возврате билета вычет по части удержанного штрафа подлежит корректировке. Возвращенная сумма поступает уже без соответствующей части НДС, поэтому ранее принятый вычет нужно восстановить в части, относящейся к невозвращенным суммам.

Можно ли взыскать штраф с сотрудника?

Если возврат билета произошел по вине работника (например, он опоздал на рейс или отказался от поездки по личным причинам), организация вправе взыскать с него сумму ущерба в порядке, установленном трудовым законодательством (глава 39 ТК РФ). Если же отмена поездки связана с производственной необходимостью, расходы несет работодатель.

Штраф за возврат авиабилета отражается в бухгалтерском учете в составе прочих расходов (счет 91.2) на дату возврата билета или утверждения авансового отчета, а в налоговом учете — во внереализационных расходах. Ключевое условие для признания расхода — документальное подтверждение и экономическая обоснованность отмены поездки. Правильное оформление документов позволит избежать претензий со стороны налоговых органов.