Увольнение, это один из самых рискованных HR-процессов с точки зрения трудового права. Ошибка в расчетах‚ пропущенный документ или нарушение сроков выдачи трудовой книжки (СТД-Р) влекут за собой штрафы по ст. 5.27 КоАП РФ‚ моральный вред и судебные иски. Ниже представлен подробный чек-лист‚ охватывающий все этапы: от приказа до архивирования дел.

Нормативная база и ключевые сроки

Основной регламент содержится в ст. 84.1 ТК РФ (расчеты при увольнении) и ст. 62‚ 66‚ 84.1 ТК РФ (выдача документов).

• День увольнения (последний рабочий день): выдача трудовой книжки (или СТД-Р)‚ справок‚ полный расчет (ЗП + компенсации).
• Следующий день после увольнения: крайний срок уведомления Пенсионного фонда (СФР) о прекращении трудового договора (форма СЗВ-ТД).
• 3 рабочих дня: срок передачи дела в архив (для организаций‚ ведущих архив самостоятельно).

Этап 1: Подготовка и оформление приказа (за 3–14 дней до даты)

Инициация и основания

1. Получить заявление сотрудника (при своевольном увольнении — за 2 недели‚ если иное не установлено ТК РФ/договором).
2. Проверить основание: ст. 77‚ 78‚ 80‚ 81‚ 83 ТК РФ. Для сокращения штата/ликвидации — соблюсти процедуру уведомления за 2 месяца (ст. 180 ТК РФ).
3. Согласовать с профсоюзом (если есть) — при увольнении по ст. 81 п. 2‚ 3‚ 5‚ 6‚ 8 ТК РФ.

Оформление приказа (ф. Т-8 / Т-8а или свой бланк)

• Номер‚ дата‚ основание (статья ТК РФ).
• ФИО сотрудника‚ табельный номер‚ должность‚ структурное подразделение;
• Дата увольнения (последний рабочий день).
• Подпись руководителя и ознакомительная подпись сотрудника (под роспись).
• Важно: Если сотрудник отказывается подписывать — составить акт (комиссия из 3 лиц).

Этап 2: Расчеты и выплаты (День увольнения)

Согласно ст. 84.1 ТК РФ‚ все суммы должны быть выплачены в день увольнения. При невыплате — пени за каждый день задержки (ст. 236 ТК РФ).

Состав расчета (чек-лист начислений)

Удержания (что можно удержать без согласия)

• НДФЛ (13% / 30% нерезидент) — со всех доходов.
• Исполнительные листы (алименты‚ кредиты), в пределах 20–70% (ст. 138 ТК РФ).
• Неотработанный авансовый отпуск (если сотрудник уволился до истечения года работы‚ дававшего право на этот отпуск) — только с письменного согласия (ст. 137 ТК РФ‚ Постановление Пленума ВС РФ № 2).
• Задолженность по подотчетным суммам‚ ценности — только с письменного согласия.

Оформление расчетного листа

• Форма Т-61 (расчетный лист при увольнении) или единая форма Т-51 (если ведется в 1С/ЭДО).
• Обязательные реквизиты: оклады‚ отработанные дни‚ начисления‚ удержания‚ «К выдаче»‚ подпись бухгалтера/расчетчика.
• Выдача сотруднику под роспись (или отправка заказным письмом с уведомлением‚ если сотрудник не явился).

Этап 3: Комплект документов к выдаче (День увольнения)

Это критический пункт проверок ГИТ и судов. Список обязательных документов:

Трудовая книжка / СТД-Р (Ст. 66 ТК РФ)

• Бумажная ТК: Запись о увольнении (основание‚ ст. ТК РФ‚ номер/дата приказа)‚ печать‚ подпись ответственного лица‚ дата выдачи. Разворот «Награды» — заполнить при наличии.
• СТД-Р (Сведения о трудовой деятельности): Формируется в личном кабинете работодателя на портале «Госуслуги» / СФР / через ЭДО (СБИС‚ Диадок‚ Контур). Сотруднику выдается уведомление о формировании СТД-Р (форма утверждена Приказом Минтруда № 719н).
• Если сотрудник не явился: отправить заказным письмом с описью вложения и уведомлением (ст; 84;1 ТК РФ). Хранить почтовый чек.

Справки и выписки

1. Справка 2-НДФЛ за текущий и прошлые 2 года (если запрашивает сотрудник или для банка/визы). С 2023 г. можно направить в электронном виде через ЛК налогоплательщика.
2. СЗВ-СТАЖ — сведения о стаже и заработке (передается в СФР электронно до 15 числа след. месяца‚ но выписку можно дать на руки).
3. Справка в свободной форме о заработке (для банка‚ визы‚ алиментов) — по требованию сотрудника.
4. Выписка из приказа об увольнении (подлинная копия‚ заверенная печатью/подписью), обязательно к выдаче по требованию (ст. 62 ТК РФ).
5. Справка о среднем заработке (ф. на 2024 г. или своя по Приказу Минтруда № 922н), для расчета пособий по безработице в Центре занятости.

Документы по социальному страхованию

• Уведомление о регистрации в СФР (если сотрудник просит).
• Сведения о выплаченных страховых взносах (РСВ — выписка).

Этап 4: Сдача имущества и доступов (День увольнения)

Составляется Акт приема-передачи имущества (свободная форма) или ведомость.

Чек-лист имущественных ценностей:

• Ноутбук‚ телефон‚ монитор‚ периферия (по инвентарным номерам).
• Корпоративные карты (топливо‚ проезд‚ питание) — блокировка/возврат банку.
• Спецодежда‚ СИЗ‚ инструмент (по натуральным нормам выдачи).
• Ключи‚ пропуска‚ брелоки‚ пароли от сейфов/серверных.
• Документы: печать врача‚ штампы‚ оригиналы договоров‚ техническая документация.
• Корпоративный автомобиль (акт осмотра‚ пробег‚ повреждения).

Чек-лист ИТ-доступов (безопасность информации):

1. Блокировка учетной записи AD / Azure AD / Google Workspace / 1С.
2. Отзыв прав доступа к CRM‚ ERP‚ БД‚ почте‚ VPN‚ облачным хранилищам.
3. Смена паролей на общих учетных записях (админки‚ соцсети компании).
4. Резервное копирование почты/файлов сотрудника (политика retention).
5. Возврат/стирание корпоративных данных с личных устройств (BYOD policy).

Этап 5: Отчетность в контролирующие органы (Сроки: 1–3 дня)

Социальный фонд России (СФР / бывш. ПФР + ФСС)

• СЗВ-ТД (Сведения о трудовой деятельности) — в день увольнения или следующий рабочий день. Код прекращения: «30» (по инициативе работодателя)‚ «31» (по инициативе работника) и др.
• ЕСВ (ранее ДВ-1 / СЗВ-М), в составе отчета за месяц увольнения (до 15 числа след. месяца).
• При уходе в армию/альт. гражданскую службу — уведомление в военкомат (ст. 64 ФЗ № 53-ФЗ).

Налоговая инспекция (ФНС)

• 6-НДФЛ — в составе отчета за квартал увольнения.
• При уходе иностранного гражданина — уведомление в МВД/ФНС в течение 3 рабочих дней (ст. 18 115-ФЗ).

Военный учет (для воинскообязанных)

• Уведомление в военкомат о снятии с воинского учета в организации (форма № 18 / 6-учет) — в течение 2 недель.
• Передача личного дела воинского учета (если велось в организации).

Этап 6: Архивирование и хранение документов

Сроки хранения устанавливаются Приказом Росархива № 236 (Список типовых документов…).

• 75 лет: Личные карточки учетов рабочего времени (Т-2)‚ листы учета рабочего времени (Т-12‚ Т-13)‚ ведомости выдачи зарплаты (Т-53)‚ расчетные листы (Т-61)‚ приказы о приеме/увольнении/переводе/награждении.
• 50 лет: Трудовые книжки (если не выданы)‚ регистраторы движ. ТК‚ личные дела (при наличии).
• 5 лет: Заявления‚ справки‚ акты инвентаризаций‚ приказы о поощрениях/взысканиях.

Важно: Дело личного дела сотрудника формируется в архив в течение 3 рабочих дней после увольнения. На обложке указываются: ФИО‚ таб. номер‚ период работы‚ дата увольнения‚ основание‚ срок хранения.

Образец заполняемого Чек-листа (Таблица для HR/Кадров)

Рекомендуется распечатать и вести по каждому уволенному сотруднику‚ фиксируя дату и исполнителя.

Типичные ошибки и риски (Чек-лист самопроверки)

• Просрочка расчета: Даже 1 день задержки = пени (ст. 236 ТК РФ) + штраф 30–50 тыс. руб. юрлицу (ст. 5.27 КоАП РФ).
• Не выдача выписки из приказа: Часто упускают. Сотрудник имеет право получить в день увольнения (ст. 62 ТК РФ). Штраф до 50 тыс. руб.
• Ошибка в записи ТК/СТД-Р: Неверная формулировка основания (например‚ «по соглашению сторон» вместо «по инициативе работодателя») — основание для иска о переквалификации.
• Удержание долгов без согласия: Удержание за неотработанный отпуск или ущерб без письменного согласия — грубое нарушение ст. 137 ТК РФ.
• Игнорирование уведомления СФР (СЗВ-ТД): Штраф 500 руб. за каждого человека (ст. 14.5 КоАП РФ)‚ проблемы у сотрудника с пенсией/пособиями.
• Отсутствие акта сдачи имущества: Риск хищения имущества‚ невозможность взыскать ущерб через суд.
• Работа с личными данными после увольнения: Необходимо уничтожить/обезличить ПДн‚ не нужные для отчетности (152-ФЗ).

Особенности для удаленных сотрудников и ЭДО

• Электронный документооборот (ЭДО): Приказ‚ выписка‚ расчетный лист‚ уведомление о СТД-Р можно передать через ЭДО (СБИС‚ Диадок‚ Контур) с ЭЦП сотрудника. Это равносильно бумажному документу (ст. 309.1 ТК РФ‚ 152-ФЗ).
• Трудовая книжка: Если сотрудник на СТД-Р — бумажная ТК не выдается‚ формируется запись в СФР. Если бумажная ТК — отправляется ценным письмом с описью вложения (риск потери на почте ложится на работодателя до вручения).
• Расчетный лист: Направляется в личный кабинет сотрудника в 1С/ЭДО или на личную почту (зашифрованный архив).
• Сдача имущества: Курьерская доставка (СДЭК‚ Почта России) с актами приема-передачи в 2 экземплярах.

Грамотное увольнение — это не просто подписание приказа‚ а комплексная процедура‚ затрагивающая кадровый учет‚ бухгалтерию‚ IT-безопасность и взаимодействие с госорганами (СФР‚ ФНС‚ Военкомат); Использование единого чек-листа (как образец выше) позволяет минимизировать риски штрафов‚ судебных споров и репутационных потерь. Регулярно актуализируйте чек-лист с учетом изменений в ТК РФ (переход на СТД-Р‚ новые формы отчетности СФР‚ правила ЭДО).