Ситуация, когда работник не вернул свой экземпляр трудового договора или, наоборот, не забрал его при увольнении, встречается в кадровой практике довольно часто. Разберёмся, какие риски это несёт для работодателя и как правильно действовать в подобных обстоятельствах.

Правовые основы

Согласно статье 67 Трудового кодекса РФ, трудовой договор составляется в двух экземплярах: один хранится у работодателя, второй передаётся работнику. Факт получения работником своего экземпляра подтверждается его подписью на экземпляре работодателя.

Именно эта подпись является ключевым доказательством того, что работодатель исполнил свою обязанность. Если подписи нет, у компании могут возникнуть проблемы при проверках трудовой инспекции.

Типичные ситуации

• Работник подписал договор, но не забрал свой экземпляр при увольнении;
• Работник отказывается расписаться в получении экземпляра;
• Работник уволился удалённо или находится в другом городе (например, вахтовый метод);
• Работник взял договор «на ознакомление» и не вернул экземпляр работодателя.

Что делать, если работник не забрал свой экземпляр

Если сотрудник уволился и не получил на руки свой экземпляр трудового договора, работодателю рекомендуется:

1. Направить письменное уведомление по последнему известному адресу работника с предложением забрать документ лично или согласовать отправку почтой.
2. Отправить экземпляр заказным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении — при наличии согласия работника на почтовую пересылку.
3. Составить акт о том, что работник не явился за получением документа, с подписями свидетелей (не менее двух сотрудников).
4. Хранить экземпляр в личном деле работника в течение установленного срока хранения кадровых документов.

Если работник не вернул экземпляр работодателя

Иногда сотрудник забирает оба экземпляра для подписания и возвращает только один или не возвращает вовсе. В этом случае:

• направьте работнику письменное требование о возврате документа;
• зафиксируйте факт передачи экземпляров (журнал выдачи, расписка);
• при отказе, составьте акт о невозврате с участием свидетелей.

Важно помнить: трудовой договор считается заключённым, даже если экземпляр работодателя не возвращён, при условии, что работник фактически приступил к работе с ведома или по поручению работодателя (статья 61 ТК РФ).

Ответственность работодателя

Отсутствие подписи работника о получении экземпляра договора может быть расценено трудовой инспекцией как нарушение статьи 67 ТК РФ. Это грозит административной ответственностью по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ:

• для должностных лиц — предупреждение или штраф от 1 000 до 5 000 рублей;
• для организаций, штраф от 30 000 до 50 000 рублей.

Профилактические меры

Чтобы избежать подобных проблем, кадровой службе рекомендуется:

1. выдавать экземпляр договора работнику в день подписания под роспись;
2. вести журнал учёта выдачи трудовых договоров;
3. при дистанционном оформлении использовать электронный документооборот с усиленной квалифицированной подписью;
4. при увольнении включать получение всех документов в обходной лист.

Невозврат или неполучение экземпляра трудового договора — ситуация решаемая. Главное для работодателя, документально зафиксировать все свои действия: уведомления, акты, почтовые отправления. Это позволит доказать добросовестность компании при любых проверках и спорах с бывшим работником.