Директор (начальник) отделения почтовой связи — это руководящая должность, от которой напрямую зависит качество работы всего почтового отделения: скорость обслуживания клиентов, сохранность отправлений, выполнение плановых показателей и дисциплина персонала. В этой статье подробно разберём, какие обязанности возлагаются на руководителя отделения Почты России, какие требования к нему предъявляются и за что он несёт ответственность.
Общие положения о должности
Начальник отделения почтовой связи относится к категории руководителей. Он назначается на должность и освобождается от неё приказом вышестоящего руководства (дирекции филиала АО «Почта России»). В своей деятельности он руководствуется:
- Трудовым кодексом Российской Федерации;
- Федеральным законом «О почтовой связи»;
- уставом и внутренними регламентами АО «Почта России»;
- правилами оказания услуг почтовой связи;
- должностной инструкцией, которая подписывается при трудоустройстве в двух экземплярах.
Должностная инструкция — обязательный документ: она фиксирует перечень функций руководителя и защищает его в ситуациях, когда на него пытаются возложить работу, не предусмотренную должностью.
Основные должностные обязанности
Организация работы отделения
Ключевая задача директора почтового отделения — обеспечить качественное и бесперебойное предоставление услуг почтовой связи населению и организациям. Для этого он:
- планирует работу отделения и распределяет задачи между сотрудниками;
- организует рабочие места операторов, почтальонов и других работников;
- контролирует соблюдение графика работы отделения и режима обслуживания клиентов;
- обеспечивает выполнение ежемесячного и годового плана работы отделения (по выручке, объёму услуг, продажам дополнительных товаров и сервисов).
Управление персоналом
Руководитель отделения отвечает за коллектив, поэтому в его обязанности входит:
- контроль за выполнением сотрудниками их должностных обязанностей;
- учёт рабочего времени всех работников отделения, ведение табеля;
- составление графиков смен и отпусков;
- обучение и адаптация новых сотрудников, проведение инструктажей;
- контроль соблюдения трудовой дисциплины, правил внутреннего распорядка и стандартов обслуживания клиентов;
- участие в подборе персонала и внесение предложений о поощрении или привлечении сотрудников к ответственности.
Обеспечение сохранности ценностей
Одна из самых ответственных сфер деятельности начальника отделения — сохранность доверенного имущества; Он обязан:
- обеспечивать сохранность почтовых отправлений, денежных средств, переводов и товарно-материальных ценностей;
- контролировать соблюдение кассовой дисциплины и правил инкассации;
- организовывать учёт и хранение знаков почтовой оплаты (марок), бланков строгой отчётности;
- проводить инвентаризации и ревизии в установленном порядке;
- соблюдать требования по охране труда, пожарной безопасности и защите помещения отделения.
Материально-техническое обеспечение
Для нормальной работы отделения директор обеспечивает его всем необходимым:
- марками, конвертами, упаковочными материалами;
- периодическими изданиями для подписчиков;
- канцелярскими товарами и расходными материалами;
- рекламными и информационными материалами;
- исправным состоянием оборудования, оргтехники и мебели, своевременной заявкой на ремонт.
Отчётность и документооборот
Начальник отделения ведёт и контролирует:
- кассовую и финансовую отчётность;
- учёт почтовых отправлений и оказанных услуг;
- отчётность по подписке на периодические издания;
- своевременное предоставление отчётов в вышестоящее подразделение;
- работу с претензиями и жалобами клиентов, их регистрацию и рассмотрение.
Работа с клиентами и развитие услуг
Современное почтовое отделение — это не только письма и посылки, но и финансовые услуги, приём платежей, продажа товаров. Директор отделения:
- контролирует качество обслуживания и культуру общения сотрудников с клиентами;
- разбирает конфликтные ситуации и претензии граждан;
- обеспечивает продвижение дополнительных услуг (страхование, кредитные продукты партнёров, товары розницы);
- взаимодействует с местными органами власти, организациями и жителями по вопросам почтового обслуживания.
Права начальника отделения
Для выполнения своих обязанностей руководитель отделения наделён правами:
- давать указания подчинённым сотрудникам и требовать их исполнения;
- вносить предложения о поощрении или дисциплинарном взыскании работников;
- участвовать в совещаниях и обучении, проводимых филиалом;
- запрашивать у вышестоящего руководства информацию и ресурсы, необходимые для работы;
- вносить предложения по улучшению работы отделения.
Ответственность директора почтового отделения
Начальник отделения несёт ответственность за:
- невыполнение или ненадлежащее выполнение своих должностных обязанностей — в соответствии с трудовым законодательством;
- утрату или повреждение почтовых отправлений, денежных средств и материальных ценностей — вплоть до полной материальной ответственности;
- нарушение правил оказания услуг почтовой связи и кассовой дисциплины;
- разглашение тайны связи и персональных данных клиентов;
- правонарушения, совершённые в процессе деятельности, — в пределах, установленных административным и уголовным законодательством РФ.
Требования к кандидату
Как правило, к кандидату на должность директора отделения Почты России предъявляются следующие требования:
- среднее профессиональное или высшее образование;
- опыт работы в сфере почтовой связи, торговле или обслуживании клиентов (желательно на руководящих позициях);
- знание правил оказания почтовых услуг, кассовой дисциплины, основ трудового законодательства;
- уверенное владение компьютером и почтовым программным обеспечением;
- организаторские способности, ответственность, стрессоустойчивость и коммуникабельность.
Директор отделения Почты России — это управленец широкого профиля: он одновременно организатор, кадровик, кассир-контролёр и ответственный за сохранность ценностей. От его профессионализма зависит не только выполнение плановых показателей, но и репутация почтовой службы среди населения. Чёткое понимание своих должностных обязанностей, закреплённых в инструкции, помогает руководителю эффективно выстраивать работу отделения и защищать свои трудовые права.