Амортизация основных средств (ОС) — это постепенное перенесение стоимости имущества на расходы организации в течение срока его полезного использования. Корректное документальное оформление операций по начислению амортизации — обязательное условие достоверности бухгалтерского учета и отсутствия претензий со стороны контролирующих органов. В данной статье подробно рассмотрим, какие документы оформляются на каждом этапе, какие проводки составляются и какие требования предъявляет законодательство.

Нормативная база

Порядок начисления амортизации в бухгалтерском учете коммерческих организаций регулируется:

• ФСБУ 6/2020 «Основные средства», основной стандарт, определяющий правила признания ОС, расчета амортизации и ее отражения в учете;
• ФСБУ 26/2020 «Капитальные вложения», в части формирования первоначальной стоимости объектов;
• Законом «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ, в части требований к первичным учетным документам;
• Налоговым кодексом РФ (глава 25), для целей налогового учета;
• для бюджетных учреждений — Инструкцией № 157н и соответствующими планами счетов.

Этап 1. Документы при постановке объекта на учет

Начисление амортизации невозможно без правильного оформления поступления и ввода объекта в эксплуатацию. На этом этапе оформляются:

• Акт о приеме-передаче объекта основных средств (форма ОС-1, ОС-1а, ОС-1б либо самостоятельно разработанная форма, утвержденная в учетной политике);
• Приказ руководителя о вводе объекта в эксплуатацию;
• Инвентарная карточка учета объекта ОС (форма ОС-6) или инвентарная книга (ОС-6б), в ней фиксируются сведения об объекте, его первоначальная стоимость, срок полезного использования, способ начисления амортизации;
• документы, подтверждающие первоначальную стоимость: договоры, накладные, акты выполненных работ, чеки.

Важно помнить: по ФСБУ 6/2020 амортизация начисляется с даты признания объекта в бухгалтерском учете, то есть с момента, когда объект становиться доступен для эксплуатации по назначению. Однако организация вправе закрепить в учетной политике альтернативный вариант — начисление амортизации с первого числа месяца, следующего за месяцем признания ОС (п. 33 ФСБУ 6/2020, Информация Минфина от № ИС-учет-29). Выбранный вариант обязательно отражается в учетной политике.

Этап 2. Учетная политика как базовый документ

Учетная политика — ключевой документ, определяющий порядок амортизации. В ней необходимо закрепить:

1. Способ начисления амортизации: линейный, способ уменьшаемого остатка или пропорционально количеству продукции (объему работ);
2. Момент начала и прекращения начисления амортизации;
3. Лимит стоимости для отнесения активов к ОС (организация устанавливает его самостоятельно с учетом существенности);
4. Порядок определения и пересмотра срока полезного использования, ликвидационной стоимости;
5. Применяемые формы первичных документов и регистров;

Учетная политика утверждается приказом руководителя и применяется последовательно из года в год.

Этап 3. Ежемесячное начисление амортизации: расчетные документы

Ежемесячно бухгалтерия рассчитывает суммы амортизации. Для этого используются:

• Ведомость начисления амортизации основных средств, сводный расчетный документ, в котором по каждому объекту указываются инвентарный номер, наименование, первоначальная стоимость, норма амортизации, сумма амортизации за месяц и накопленная амортизация;
• Бухгалтерская справка-расчет, оформляет конкретную хозяйственную операцию по начислению амортизации и служит основанием для проводок;
• при работе в программах (например, 1С) — регламентная операция «Амортизация и износ основных средств», формирующая проводки и справку-расчет автоматически.

Типовые проводки в коммерческих организациях

Начисленная амортизация отражается по кредиту счета 02 «Амортизация основных средств» в корреспонденции со счетами учета затрат:

• Дт 20 (23, 25, 26, 44) Кт 02 — начислена амортизация по объектам, используемым в производстве, управлении или торговле;
• Дт 08 Кт 02 — амортизация по ОС, задействованным в создании новых внеоборотных активов;
• Дт 91-2 Кт 02, амортизация по объектам, переданным в аренду (если сдача в аренду не является основным видом деятельности).

Остаточная стоимость объектов в балансе определяется как разница между дебетовым сальдо счета 01 «Основные средства» и кредитовым сальдо счета 02.

Проводки в бюджетном учете

Учреждения госсектора отражают амортизацию на счете 0 104 00 000. Объекты стоимостью от 10 000 до 100 000 рублей амортизируются в размере 100% при выдаче в эксплуатацию, свыше 100 000 рублей — по расчетным нормам. Типовая проводка: Дт 0 401 20 271 (0 109 Х0 271) Кт 0 104 Х4 411.

Этап 4. Документы при изменении элементов амортизации

ФСБУ 6/2020 требует проверять элементы амортизации (срок полезного использования, ликвидационную стоимость, способ начисления) на соответствие условиям использования объекта, как минимум на конец каждого отчетного года. При изменении элементов оформляются:

• приказ (распоряжение) руководителя об изменении срока полезного использования или способа амортизации;
• бухгалтерская справка с обоснованием корректировки и новым расчетом;
• записи в инвентарной карточке объекта.

Изменения отражаются перспективно, без пересчета ранее начисленных сумм.

Этап 5. Документы при выбытии основных средств

При продаже, списании, безвозмездной передаче объекта оформляются:

• Акт о списании объекта ОС (форма ОС-4, ОС-4а, ОС-4б) — при ликвидации;
• Акт приема-передачи (ОС-1) — при продаже или передаче;
• отметка о выбытии в инвентарной карточке.

При выбытии накопленная амортизация списывается проводкой Дт 02 Кт 01 (субсчет «Выбытие основных средств»), а остаточная стоимость относится на прочие расходы. В бюджетном учете безвозмездная передача осуществляется по остаточной стоимости с одновременным списанием сумм начисленной амортизации и убытков от обесценения (при наличии).

Требования к первичным документам

Согласно ст. 9 Закона № 402-ФЗ, каждый документ по начислению амортизации должен содержать обязательные реквизиты:

1. наименование документа и дату его составления;
2. наименование организации;
3. содержание хозяйственной операции;
4. измерители операции в натуральном и денежном выражении;
5. должности и подписи ответственных лиц.

Организация вправе использовать как унифицированные формы, так и самостоятельно разработанные, закрепив их в учетной политике. Допускается ведение документов в электронном виде с подписанием электронной подписью.

Типичные ошибки и рекомендации

• Отсутствие закрепленного способа амортизации в учетной политике, приводит к спорам при проверках;
• Неверный момент начала начисления, амортизация должна начисляться с даты признания объекта (или с 1-го числа следующего месяца, если это закреплено);
• Неоформленные корректировки при изменении срока полезного использования;
• Несвоевременное списание амортизации при выбытии объекта;
• несоответствие данных инвентарных карточек, ведомостей начисления и оборотно-сальдовой ведомости.

Грамотное документальное оформление амортизации основных средств, это система взаимосвязанных документов: от акта ввода в эксплуатацию и инвентарной карточки до ежемесячных ведомостей начисления и актов списания. Соблюдение требований ФСБУ 6/2020, Закона № 402-ФЗ и положений учетной политики обеспечивает достоверность отчетности, корректность расчета налогов и защищает организацию от претензий контролирующих органов. Регулярная сверка регистров учета и своевременное оформление всех операций — залог порядка в учете основных средств.