Должностная инструкция секретаря судебного заседания, это ключевой локальный нормативный акт, регламентирующий права, обязанности, ответственность и порядок работы данного сотрудника аппарата мирового судьи. В Саратовской области деятельность секретарей судебных заседаний регулируется как федеральным законодательством, так и региональными нормативными правовыми актами, в т.ч. актуальной Инструкцией по судебному делопроизводству мирового судьи Саратовской области от № 6-од.

Правовая основа и нормативная база

Деятельность секретаря судебного заседания строится на иерархии нормативных актов:

• Конституция РФ, основы правового статуса судей и принципы правосудия.
• Федеральный конституционный закон (ФКЗ) от № 1-ФКЗ «О судебной системе РФ» — статус мировых судей.
• ФКЗ от № 1-ФКЗ «О статусе судей в РФ» — гарантии независимости, требования к кандидатам.
• Федеральный закон от № 188-ФЗ «О мировых судьях РФ» — формирование аппарата мирового судьи (ст. 18).
• Закон Саратовской области от № 25-ЗСО «О порядке назначения и деятельности мировых судей в Саратовской области» (ред. от № 103-ЗСО) — устанавливает состав аппарата: помощник мирового судьи и секретарь судебного заседания.
• Процессуальные кодексы (ГПК РФ, АПК РФ, КАС РФ, УПК РФ) — процессуальные обязанности секретаря (ведение протокола, управление техническими средствами и т.д.).
• Инструкция по судебному делопроизводству мирового судьи Саратовской области от № 6-од, основной ведомственный акт, регламентирующий организацию работы аппарата, делопроизводство и внутренний распорядок.
• Типовая должностная инструкция (утверждаемая председателем областного суда или уполномоченным органом) и локальные акты конкретного судебного участка.

Общие положения

Назначение и подчинение

Секретарь судебного заседания назначается на должность и освобождается от неё мировым судьей соответствующего судебного участка (согласно ст. 18 ФЗ № 188-ФЗ и Закону СО № 25-ЗСО).

В своей деятельности секретарь судебного заседания непосредственно подчиняется мировому судье и исполняет его поручения. Методическое руководство и контроль за соблюдением делопроизводственной дисциплины могут осуществляться помощником мирового судьи.

Квалификационные требования

На должность секретаря судебного заседания может быть назначено лицо, имеющее:

• Высшее юридическое образование (диплом государственного образца).
• Отсутствие судимости (неснятой и непогашенной) за умышленное преступление.
• Соответствие запретам и ограничениям, установленным ФКЗ «О статусе судей в РФ» (ч. 2 ст. 10: не может занимать оплачиваемые должности, заниматься иной оплачиваемой деятельностью, кроме преподавательской, научной и иной творческой, быть членом выборного органа власти).
• Навыки работы с автоматизированными системами судов (АС «Правосудие», ГАС «Правосудие», Система аудио/видеозаписи заседаний).
• Высокую скорость печати и навыки стенографии/скорочтения (желательно).

Необходимые знания

Секретарь должен отлично знать:

• Процессуальное законодательство (ГПК, АПК, КАС, УПК, КоАП РФ).
• Законодательство о статусе судей и организации деятельности мировых судей.
• Инструкцию по судебному делопроизводству № 6-од и приказы руководителя Управления Судебного департамента в СО.
• Правила делопроизводства, архивного дела и защиты гостайны/персональных данных.
• Технику безопасности и правила эксплуатации судебного оборудования.

Основные должностные обязанности

Обязанности секретаря судебного заседания делятся на процессуальные (прямо следуют из кодексов) и организационно-технические (установленные Инструкцией № 6-од и локальными актами).

Обеспечение судебных заседаний (Процессуальный блок)

1. Подготовка зала судебных заседаний: проверка работоспособности системы аудио/видеозаписи (САВЗ), микрофонов, видеоконференцсвязи (ВКС), наличия бланков протоколов, печатных форм, кодексов, справочников.
2. Организация вызова участников дела: направление повесток, телеграмм, уведомлений через АС «Правосудие», контроль за явикой сторон, свидетелей, экспертов, специалистов, переводчиков.
3. Проверка удостоверений личности явившихся лиц и полномочий представителей до входа в зал заседаний.
4. Доклад мировому судье о явике/неявике участников, о наличии ходатайств о отводе, о представленных документах.
5. Ведение протокола судебного заседания (ст. 159 ГПК РФ, ст. 259 УПК РФ и др.):
   • Запись хода заседания с помощью САВЗ (основной способ) и параллельное ведение письменного протокола (краткого/подробного по поручению судьи).
   • Фиксация времени начала и окончания заседания, перерывов.
   • Запись заявлений сторон, показаний свидетелей, заключений экспертов, ходатайств, решений суда.
6. Обеспечение порядка в зале заседаний по поручению судьи (вызов судебных приставов/охраны при необходимости).
7. Оформление процессуальных документов: подготовка проектов решений, определений, приговоров (по диктовке судьи), оформление протоколов для подписания судьей.

Работа с документами и делопроизводство (Организационный блок)

• Прием и регистрация входящей/исходящей корреспонденции по делу (посредством АС «Правосудие», почты, ЕПГУ/Госуслуг, непосредственно в канцелярии).
• Формирование и ведение дел в соответствии с Инструкцией № 6-од: скрепление, пронумеровывание листов, составление обложек, ведение учетных карточек.
• Контроль за сроками: отслеживание сроков рассмотрения дел, исполнения судебных актов, возвращения дел в вышестоящую инстанцию.
• Направление судебных актов: отправка копий решений, определений, приговоров участникам дела, в вышестоящий суд, в органы исполнения приговоров (ФСИН, ФССП) в установленные законом сроки.
• Работа с архивом: передача дел в архив судебного участка после вступления решений в законную силу, составление описей.

Техническое и информационное обеспечение

• Администрирование рабочего места судьи и своего АРМ в АС «Правосудие».
• Работа с Единым порталом государственных и муниципальных услуг (ЕПГУ), порталом «Правосудие» (sudrf.ru), системой «Мой Арбитр» (для АПК/КАС).
• Обеспечение проведения заседаний с использованием ВКС (подключение участников, проверка связи, запись).
• Своевременное внесение сведений в банк данных судебных актов (БДСА).

Взаимодействие с гражданами и участниками процесса

• Прием граждан в часы приема мирового судьи (по расписанию), консультирование по вопросам порядка обращения в суд, состояния дел (в пределах компетенции, без дачи правовых советов по существу спора).
• Выдача копий судебных актов, справок о движении дела, заверенных копий документов из материалов дела.
• Разъяснение порядка обжалования судебных актов, порядка взыскания госпошлины, судебных издержек.

Права секретаря судебного заседания

Для исполнения обязанностей секретарь судебного заседания имеет право:

• Требовать от участников процесса и иных лиц предоставления документов и сведений, необходимых для разрешения вопросов, отнесенных к его компетенции.
• Запрашивать у государственных органов, организаций справки, характеристики и иные документы по поручению судьи.
• Ознакомиться с материалами дел, необходимыми для исполнения служебных обязанностей.
• Пользоваться служебной связью, техническими средствами, доступом к автоматизированным системам.
• Повышать свою квалификацию (не реже 1 раза в 3 лет) за счет бюджетных средств в установленном порядке.
• На социальные гарантии и льготы, предусмотренные для сотрудников судебного аппарата (ФКЗ № 1-ФКЗ, Закон СО).

Ответственность

Секретарь судебного заседания несет ответственность в соответствии с действующим законодательством РФ:

• Дисциплинарная (за неисполнение или ненадлежащее исполнение должностных обязанностей: замечание, выговор, увольнение — ст. 192 ТК РФ, ст. 18 ФЗ № 188-ФЗ).
• Материальная (за причиненный имущественный ущерб в пределах и порядке, установленном ТК РФ и ФЗ № 188-ФЗ).
• Административная и уголовная (за совершение правонарушений и преступлений в служебном порядке: фальсификация протоколов, разглашение тайны заседания в закрытом судебном заседании, незаконное получение/распространение сведений о частной жизни участников дела и т.д.).

Особенности работы в Саратовской области (согласно Инструкции № 6-од)

Актуальная Инструкция по судебному делопроизводству мирового судьи Саратовской области от № 6-од вводит специфические требования, обязательные для всех судебных участков области (Ленинский, Октябрьский, Фрунзенский, Красноармейский районы г. Саратова и районные участки области):

• Единые стандарты делопроизводства: единые формы обложек дел, реестров, журналов учета, шаблоны протоколов и судебных актов, утвержденные Управлением Судебного департамента.
• Электронное делопроизводство: обязательное ведение электронных дел в АС «Правосудие», сканирование всех поступающих и исходящих документов, работа с электронной подписью (ЭП/КЭП) секретаря и судьи.
• Контроль за сроками: еженедельный отчет помощника судьи (или секретаря по поручению) о движении дел, просроченных делах, делах с истекающими сроками.
• Работа с обращениями граждан: строгий регламент приема личных обращений, регистрации в журнале/АС, контроля за сроками рассмотрения (30 дней).
• Охрана гостайны и персональных данных: соблюдение режима секретности при работе с материалами дел, использование сертифицированных средств защиты информации (СЗИ), порядок уничтожения неучтенных проектов протоколов.
• Взаимозаменяемость: Инструкция подчеркивает необходимость, чтобы помощник судьи и секретарь заседания могли взаимозаменять друг друга при отсутствии одного из них (отпуск, болезнь), что требует от секретаря знаний функций помощника (контроль за исполнением актов, ведение статистики).

Взаимодействие с помощником мирового судьи

Хотя Инструкция № 6-од и Закон СО выделяют должности помощника мирового судьи и секретаря судебного заседания, на практике (особенно на участках с малой нагрузкой) их функции часто перекрываются. Секретарь судебного заседания должен быть готов:

• Выполнять функции помощника по подготовке материалов к заседанию (изучение дела, подготовка проектов вопросов для разрешения, проектов определений о принятии к производству).
• Вести статистические отчеты (формы федерального и регионального уровня).
• Осуществлять контроль за исполнением вступивших в силу судебных актов (взаимодействие с ФССП).

Должностная инструкция секретаря судебного заседания мирового судьи Саратовской области — это документ, детализирующий требования федерального и регионального законодательства с учетом специфики работы конкретного судебного участка. Ключевым акцентом современной инструкции (в т.ч. на базе Приказа № 6-од от ) является полная электронность делопроизводства, качественное ведение протоколов с использованием САВЗ и соблюдение строгих временных стандартов рассмотрения дел.

Компетентный секретарь судебного заседания является гарантом процедурной законности заседания, своевременности движения дел и сохранности судебных архивов, что напрямую влияет на качество правосудия, осуществляемого мировым судьей.

---

Примечание: Данная статья носит обобщающий информационный характер на основе открытых нормативных актов (ФЗ № 188-ФЗ, Закон СО № 25-ЗСО, Инструкция № 6-од от ). Текст конкретной должностной инструкции утверждается мировым судьей конкретного судебного участка и может содержать дополнительные пункты, не противоречащие вышестоящим актам. Для официального использования необходимо обратиться к документу, утвержденному в конкретном судебном участке.