В трудовых отношениях важны точные персональные данные сотрудника: ФИО, дата рождения, место рождения, серия и номер паспорта․ При смене паспорта (например, из‑за получения нового, замены старого из‑за утери/повреждения или смены фамилии), необходимо зафиксировать новое документальное подтверждение в трудовых отношениях․

Дополнительное соглашение (далее – ДС) к трудовому договору – это юридический инструмент, позволяющий вносить изменения в уже заключённый договор без его расторжения․ Ниже подробно изложены основные моменты, которые следует помнить при подготовке ДС о смене паспорта, а также предоставлен образец документа․

Самое главное помнить, что

• Изменения в личных данных работника не влияют на трудовые права и обязанности, но обязательны по требованиям Трудового кодекса РФ (ст․ 81, 82) и Федерального закона «О персональных данных»․
• Оформление ДС должно происходить в письменной форме и подписываться обеими сторонами․
• Работодатель обязан в течение трёх рабочих дней внести изменения в трудовую книжку и в личное дело сотрудника․

Почему требуется дополнительное соглашение?

Смена паспорта меняет один из реквизитов, указанных в трудовом договоре․ Без официального фиксирования изменений могут возникнуть:

1. Трудности при проверке документов налоговыми и пенсионными органами․
2. Риск начисления штрафов за нарушение правил учёта персональных данных․
3. Препятствия в получении выплат, командировок и иных льгот․

Юридическая база

Ключевые нормативные акты, регулирующие процесс:

• Трудовой кодекс РФ (ст․ 67, 68) – обязательность внесения изменений в трудовой договор․
• Федеральный закон № 152‑ФЗ «О персональных данных» – необходимость актуализации персональных данных․
• Инструкции Фонда социального страхования и ПФР о необходимости своевременного обновления паспортных данных․

Содержание ДС о смене паспорта

Согласно практике, ДС должно включать следующие пункты:

1. Наименование документа – «Дополнительное соглашение к трудовому договору № … от …»․
2. Стороны соглашения – полное официальное наименование работодателя и ФИО работника․
3. Основание изменения – указать причину (смена паспорта, изменение ФИО, серия и номер)․
4. Текст изменения – точная формулировка новых паспортных данных․
5. Ссылка на пункты трудового договора, которые изменяются (обычно пункт, где указаны персональные данные)․
6. Срок действия – ДС вступает в силу с момента подписания обеими сторонами․
7. Подписи сторон и печать (если есть) работодателя․

Образец дополнительного соглашения

Дополнительное соглашение
к Трудовому договору № ___ от «__» __________ 20__ г․

г․ ____________ «__» __________ 20__ г․

Работодатель: _____________________________, в лице ______________________,
действующего на основании ____________, именуемый в дальнейшем «Работодатель», с одной стороны,
и

Работник: _____________________________,
паспорт: серия ___ № ____________, выдан ____________, дата выдачи «__» __________ 20__ г․,
именуемый в дальнейшем «Работник», с другой стороны,
совместно именуемые «Стороны», заключили настоящее Дополнительное соглашение о нижеследующим:
Основание изменения․ В связи с получением новым паспортом (или заменой) у Работника изменились паспортные данные․

Новое содержание персональных данных Работника:
 ⸺ ФИО: ___________________________________________;
 ⸺ Паспорт: серия ___ № ____________;
 ⸺ Кем и когда выдан: _____________________________;
 ⎯ Дата регистрации (при необходимости): ______________________․

В Трудовом договоре, пункте ____ (указываемый в договоре), где ранее указывались паспортные данные Работника, вносятся указанные выше изменения․
Настоящее ДС вступает в силу с момента его подписания Сторонами и является неотъемлемой частью Трудового договора․

Все остальные условия Трудового договора остаются без изменений и сохраняют свою юридическую силу․

Подписи сторон:

_________________________/Работодатель/ _________________________/Работник/
(Ф․И․О․, подпись) (Ф․И․О․, подпись)

Печать работодателя (при наличии)

Пошаговый алгоритм оформления

• Шаг 1․ Сотрудник получает новый паспорт и передаёт копию HR‑отделу․
• Шаг 2․ HR проверяет подлинность документа и готовит проект ДС․
• Шаг 3․ Руководитель подписывает ДС (при необходимости – печать)․
• Шаг 4․ Работник подписывает ДС․
• Шаг 5․ ДС вносится в личное дело и в электронный кадровый журнал․
• Шаг 6․ Информация передаётся в бухгалтерию для корректного начисления налогов и страховых взносов․
• Шаг 7․ При необходимости информация отправляется в ПФР и ФСС (через единый портал)․

Типичные ошибки и как их избежать

Контакты для обращений

Если у вас возникли вопросы по оформлению ДС, хотите уточнить правовую основу или столкнулись с затруднениями, обратитесь по нижеперечисленным каналам:

• Отдел кадров (HR) – телефон: +7 (495)  ‑23‑45‑67, e‑mail: hr@company․ru․
  Помощь в подготовке и подписании документа․
• Юридический отдел – телефон: +7 (495)  ‑23‑98‑76, e‑mail: legal@company․ru․
  Консультации по законодательной базе и проверка формулировок․
• Бухгалтерия – телефон: +7 (495)  ‑23‑12‑34, e‑mail: finance@company․ru․
  Обновление данных в расчётных системах․
• Государственная инспекция труда – телефон: +7 (495)  ‑25‑43‑21, сайт: inspectorat․ru․
  Если возникли споры с работодателем․
• Пенсионный фонд России (ПФР) – телефон: +7 (495)  ‑23‑45‑00, сайт: pfr․gov․ru․
  Для уточнения требований к актуализации паспортных данных․
• Федеральная служба по труду и занятости (Роструд) – телефон: +7 (495)  ‑25‑67‑89, e‑mail: info@rost․ru․
  Общие рекомендации по трудовому законодательству․

Оформление дополнительного соглашения о смене паспорта – это простая, но обязательная процедура, позволяющая работодателю и работнику поддерживать актуальность персональных данных․ Следуя приведённому образцу и рекомендациям, вы быстро и без ошибок внесёте необходимые изменения, избежав риска штрафов и конфликтов․

Очень важно обеспечить своевременную подпись обеих сторон и передачу документа в бухгалтерию, чтобы все расчёты проходили корректно․ При любых затруднениях используйте указанные выше контакты – квалифицированная помощь ускорит процесс и избавит от лишних хлопот․