Актуально на 08 марта 2026 г.
Очень часто работники меняют фамилию после замужества, получают новый паспорт по возрасту или меняют документ в связи с утратой. Казалось бы, это личные вопросы, но они непосредственно влияют на содержание трудового договора, отпускных, СЗВ-ТД, банковских реквизитов для зарплаты и др. Давайте разберёмся, нужно ли в таких случаях подписывать дополнительное соглашение, как его правильно оформить, и где взять проверенный бланк.
Нужно ЛИ допсоглашение при изменении фамилии/паспортных данных?
- Мнения расходятся.
С одной стороны, Трудовой кодекс РФ (п. 2 ст. 29, ст. 57) не обязывает менять договор, если изменились личные данные работника; С другой стороны, Роструд, Минтруд и письма КонсультантПлюс рекомендуют:- При смене фамилии, имени, паспортных данных — желательно заключить дополнительное соглашение, чтобы избежать расхождений при проверках.
- При смене реквизитов работодателя (наименование, ИНН, адрес) — обязательно.
- Если требует банк, кадровая система или внешняя команда аудита — делать соглашение проще, чем каждый раз писать пояснения.
Краткая алгоритм: как оформить соглашение за 15 минут
- Сотрудник подаёт заявление на обновление персональных данных.
- HR запрашивает документы-подтверждение: новый паспорт/копию паспорта, СНИЛС, свидетельство ЗАГС о смене фамилии.
- Готовится дополнительное соглашение (2 экз.).
- Одновременно издаётся приказ по форме Т-5 о внесении изменений.
- Данные вносят в СЗВ-ТД, приказ о закреплении за сотрудником прав доступа к системам, если требуется.
- Экземпляры раздаются: первый, в личное дело, второй, сотруднику.
Как заполнить соглашение (структура и пример)
Обязательные пункты
-
Дата и место заключения:
г. Нижневартовск
«08» марта 2026 г. -
Стороны:
- Работодатель — ООО «Управляющая компания 2», ИНН ###, адрес: 628306, ХМАО-Югра, г. Нижневартовск, ул. ###, 15.
- Работник — Иваненко Анастасия Петровна (прежние данные), Иванова Анастасия Петровна (новые данные).
-
Изменяемые реквизиты:
- серия и номер паспорта: «45 00 123456» → «46 12 789012»
- подразделение: УФМС России по Тюменской области → ГУ МВД России по ХМАО-Югре
- дата выдачи: →
-
Дата вступления в силу:
«05» марта 2026 г.
PHP-шаблон (копируйте в Word/Google Доки)
ДОПОЛНИТЕЛЬНОЕ СОГЛАШЕНИЕ № 3 к трудовому договору от «15» января 2024 г. № 25/ТД г. Нижневартовск «__» ________20__ г. Общество с ограниченной ответственностью «Управляющая компания 2», в лице директора Петрова И.И., действующего на основании Устава, именуемое в дальнейшем «Работодатель», с одной стороны, и Иванова Анастасия Петровна, именуемая в дальнейшем «Работник», с другой стороны, вместе именуемые «Стороны», заключили настоящее дополнительное соглашение о нижеследующем: Внести в п. 1.3. трудового договора следующие изменения: Паспорт гражданина РФ серия 46 12 № 789012, выдан 05 марта 2026 г., отделением ГУ МВД России по ХМАО-Югра... Изменить фамилию Работника с «Иваненко» на «Иванова». Остальные условия трудового договора сохраняются без изменений. Настоящее соглашение подписано в 2 (двух) подлинных экземплярах, имеющих равную юридическую силу, по одному для каждой из Сторон. Работодатель: Работник: ________________ ________________ (Петров И.И.) (Иванова А. П.)
Самые распространённые ошибки
- Меняем только табель, но забываем T-5. Приказ обязателен: без него данные не попадут в СЗВ-ТД «ОПС».
- Копируем номер старого паспорта в соглашение. HR сверяет данные с оригиналом нового паспорта дважды.
- Требуем справку из ЗАГСа об изменении фамилии. При наличии нового паспорта справка не нужна (паспорт уже содержит фамилию).
- Не раздаём экземпляры сотрудникам. Работник обязан получить свой экземпляр под роспись в личной карточке Т-2.
Приказ по форме Т-5: короткий шаблон
ПРИКАЗ о внесении изменений в личные данные г; Нижневартовск «08» марта 2026 г. ПРИКАЗЫВАЮ: На основании заявления Ивановой А.П. от № 3 внести изменения: – фамилию «Иваненко А.П.» заменить на «Иванова А.П.»; – сведения о паспорте поставить в соответствии с паспортом серия 46 12 № 789012. Отделу кадрововой службы в 5-дневный срок обновить: – трудовой договор (подписать доп. соглашение № 3); – личную карточку (форма Т-2); – СЗВ-ТД в программе «1С:Зарплата и кадры 8». Контроль исполнения возложить на заместителя директора по HR Сорокину Е.В; Директор __________________ Петров И.И.
Ответы на частые вопросы
- Q: А если меняется моё имя у сына — нужно оформлять допсоглашение на обоих родителей?
A: Допсоглашение подписывает сам работник (родитель/сын), бригада уведомляется приказом отдела кадров. - Q: Допустимо ли отсылаться к факсу новых данных?
A: Нет. Оригинал нового паспорта должен быть предъявлен лично, а копия, вклеена в личное дело. - Q: Нужно ли в Трудовую книжку вносить изменения фамилии?
A: Отдельную запись «Изменены личные данные» в трудовую не делают. Запись делается в карточке Т-2; трудовая книжка не требует правок.
Скачать и проверить: полезные ссылки и контакты
Формы и образцы
- Скачать бланк дополнительного соглашения (DOC)
- КонсультантПлюс: Сборник форм 2025-2026
- Портал «Госуслуги» — Подача заявления на новый паспорт
Контакты для смежных вопросов
- Управляющая компания 2
Адрес: г. Нижневартовск, ул. ###, 15, офис 412
Тел.: +7 (346) ‑85-12-34
Email: hr@uko2.ru - Роструд (горячая линия)
8 (800) ‑07-88-34 (Россия, бесплатно)
онлайнинспекция.рф — можно задать вопрос юристу онлайн - Главная книга (судебная практика)
Email: podpiska@gk.ru
Тематически собранники «Кадровое дело» № 2 (2026): стр. 12-15, «Алгоритм смены ФИО» - ГУ МВД России по ХМАО-Югре
Адрес: 628600, Тюменская обл., Тюмень, ул. ### Октября, 66
Тел.: +7 (3452) ‑8-22-22
Онлайн запись на замену паспорта — mvd.gov.ru
Слова напоследок: формально закон не требует соглашения, но процедура займёт 3-5 минут, а риски при проверках упадут до нуля. Поэтому лучше перестраховаться и составить одну короткую бумагу, чем потом объяснять в трудовой инспекции.