Смена фамилии — довольно распространённая ситуация: чаще всего она происходит при вступлении в брак, расторжении брака или по личному желанию гражданина. При этом возникает вопрос: нужно ли вносить изменения в ранее заключённые договоры, в первую очередь, в трудовой договор? В этой статье подробно разберём, когда составляется дополнительное соглашение, как его правильно оформить, и приведём образец документа.
Нужно ли оформлять дополнительное соглашение при смене фамилии
Прямой обязанности вносить изменения в трудовой договор при смене фамилии работника законодательство не устанавливает. Смена фамилии не прекращает и не изменяет трудовые отношения — договор продолжает действовать. Однако на практике актуализация данных крайне желательна, и вот почему:
- Отчётность. Если кадровая служба направит отчёты в Социальный фонд России (СФР) или налоговую инспекцию со старой фамилией, документы могут быть не приняты.
- Зарплатные платежи. Банк может вернуть перевод заработной платы, если данные получателя не совпадают с данными счёта.
- Кадровый учёт. Расхождение фамилий в трудовом договоре, трудовой книжке (или сведениях о трудовой деятельности) и личной карточке создаёт путаницу и риск ошибок.
- Юридическая чистота документов. При проверках, спорах или оформлении справок несоответствие данных может вызвать вопросы.
Поэтому работодатели, как правило, оформляют дополнительное соглашение к трудовому договору либо вносят изменения непосредственно в текст договора.
Какие документы нужны от работника
Прежде чем вносить изменения, сотрудник должен предоставить в отдел кадров:
- Новый паспорт — поскольку смена фамилии влечёт замену паспорта, в договор вносятся новые паспортные данные.
- Документ-основание смены фамилии:
- свидетельство о заключении брака;
- свидетельство о расторжении брака;
- свидетельство о перемене имени.
- Заявление о внесении изменений в личные данные и кадровые документы (по желанию работодателя — закон этого не требует, но документ упрощает учёт).
Как составить дополнительное соглашение
Дополнительное соглашение оформляется в письменной форме в двух экземплярах — по одному для каждой стороны. В документе необходимо указать:
- наименование документа и реквизиты основного договора (номер и дату);
- дату и место составления соглашения;
- наименование работодателя и данные работника;
- суть изменений: прежнюю и новую фамилию, новые паспортные данные;
- документ-основание (реквизиты свидетельства);
- дату, с которой изменения вступают в силу;
- подписи сторон.
Образец дополнительного соглашения
ДОПОЛНИТЕЛЬНОЕ СОГЛАШЕНИЕ № 1
к трудовому договору от № 47-ТД
г. Москва