Замена паспорта гражданина РФ, это стандартная процедура, происходящая при достижении 20 и 45 лет, а также при смене фамилии, повреждении документа или иных основаниях. Для работодателя это событие влечет за собой необходимость внесения изменений в трудовой договор и кадровые документы. Основным юридическим инструментом для фиксации новых паспортных данных является дополнительное соглашение к трудовому договору.
В данной статье подробно разберем, как правильно составить такой документ, какой образец использовать в 2026 году, какие ошибки избегать и как оформить процесс с точки зрения трудового и миграционного законодательства.
Правовые основания оформления соглашения
Необходимость заключения дополнительного соглашения вытекает из нескольких нормативных актов:
- Статья 72 ТК РФ — изменение условий трудового договора (в т.ч. реквизитов сторон) возможно только по соглашению сторон в письменной форме.
- Статья 57 ТК РФ — в содержание трудового договора обязательно включаются паспортные данные работника (серия, номер, кем выдан, дата выдачи, код подразделения).
- Статья 65 ТК РФ — при приеме на работу работодатель обязан ознакомиться с документом, удостоверяющим личность. При замене паспорта работодатель должен обновить данные в своих реестрах.
- Постановление Правительства РФ от № 825 (Положение о паспорте), устанавливает сроки замены паспорта (20 и 45 лет).
- ФЗ-152 «О персональных данных» — работодатель как оператор персональных данных обязан обеспечивать их актуальность и точность.
Важно: Сама по себе замена паспорта не является основанием для расторжения трудового договора (ст. 83 ТК РФ) и не требует заключения нового трудового договора. Достаточно дополнительного соглашения.
Когда и в какие сроки оформлять документ?
Закон не устанавливает жесткий срок (например, «в течение 3 дней»), в течение которого работодатель должен заключить соглашение после представления работником нового паспорта. Однако судебная практика и логика ведения кадрового учета диктуют следующую алгоритмику:
- Работник обязан предъявить новый паспорт работодателю в разумный срок после получения (обычно сразу на следующий рабочий день).
- Кадровый сотрудник делает копию новых страниц (фото, регистрация, штампы о браке/разводе при смене фамилии).
- Соглашение готовится и подписывается в день предъявления паспорта или в ближайший рабочий день.
- Данные вносятся в личную карточку работника (Т-2), табель учета рабочего времени, страховые свидетельства (СНИЛС — через СФР), военский учет (при необходимости).
Структура и обязательные реквизиты соглашения
Согласно ГОСТ Р 7.0.97-2016 и ст. 57 ТК РФ, документ должен содержать:
- Наименование: «Дополнительное соглашение к трудовому договору № [Номер] от [Дата]».
- Место и дата составления.
- Стороны: Полное наименование работодателя (ИП/ООО) с указанием основания действия (Устав, доверенность) и ФИО работника.
- Преамбула: Ссылка на основной трудовой договор (номер, дата).
- Суть изменений: Четкое указание, какие именно пункты договора меняются (обычно — преамбула и/или пункт о паспортных данных). Необходимо указать старые и новые реквизиты паспорта.
- Сохранение остальных условий: Стандартная фраза об неизменности прочих условий договора.
- Срок действия и вступление в силу: Обычно, со дня подписания до окончания срока действия трудового договора.
- Количество экземпляров: 2 (по одному у каждой стороны).
- Подписи сторон с расшифровкой и датами.
- Реквизиты сторон (адреса, ИНН, контакты).
Образец заполнения дополнительного соглашения (Актуально на 2026 год)
Ниже приведен типовой образец, основанный на актуальных формах (редакция 2026 года), который можно скопировать в Word и адаптировать под свою организацию.
ДОПОЛНИТЕЛЬНОЕ СОГЛАШЕНИЕ № 1
к трудовому договору № 12-ТД от г.
г. Москва
«10» октября 2026 г.
Общество с ограниченной ответственностью «Альфа», именуемое в дальнейшем «Работодатель», в лице Генерального директора Петрова Андрея Ивановича, действующего на основании Устава, с одной стороны, и Иванова Сергея Петровича, именуемого в дальнейшем «Работник», с другой стороны, совместно именуемые «Стороны», заключили настоящее дополнительное соглашение (далее — Соглашение) о нижеследующем:
Изменение персональных данных Работника
На основании представленного Работником паспорта гражданина РФ серии 45 10 № 123456, выданного Отделением МВД России по г. Москве «10» октября 2026 г., код подразделения 770-010, внести в трудовой договор № 12-ТД от г. (далее — Договор) следующие изменения:
В преамбуле Договора:
Фразу: «Иванов Сергей Петрович, паспорт серии 45 09 № 654321, выдан Отделением УФМС России по г. Москве г., код подразделения 770-010»
Заменить на: «Иванов Сергей Петрович, паспорт серии 45 10 № 123456, выдан Отделением МВД России по г. Москве г., код подразделения 770-010».
В пункте 1.2 Договора (если предусмотрен отдельный пункт с паспортными данными) внести аналогичные изменения.
Сохранение условий Договора
Условия Договора, не затронутые настоящим Соглашением, остаются в силе без изменений.
Порядок вступления в силу и срок действия
Настоящее Соглашение вступает в силу со дня его подписания обеими Сторонами и действует в течение срока действия Договора.
Настоящее Соглашение является неотъемлемой частью Договора.
Количество экземпляров
Настоящее Соглашение составлено в 2 (двух) экземплярах, имеющих равную юридическую силу: один — для Работодателя, второй — для Работника.
Реквизиты и подписи Сторон
| РАБОТОДАТЕЛЬ: ООО «Альфа» Юр. адрес: 101000, г. Москва, ул. ###, д. 1, офис 5 ИНН ### / КПП 770101001 Тел.: +7 (495) 000-00-00 E-mail: hr@alfa.ru | РАБОТНИК: Иванов Сергей Петрович Паспорт: 45 10 № 123456 Выдан: Отделением МВД России по г. Москве , код 770-010 Адрес регистрации: г. Москва, ул. ###, д. 10, кв. 5 |
| _______________ /А.И. Петров/ М.П. | _______________ /С.П. Иванов/ |
Экземпляр Соглашения на руки получил:
_______________ /С.П. Иванов/ «10» октября 2026 г.
Особенности заполнения в разных ситуациях
Замена паспорта по возрасту (20 или 45 лет)
Самый частый случай. Меняются серия, номер, дата выдачи, код подразделения (может измениться). ФИО остается прежним. Текст соглашения максимально стандартен (как в образце выше).
Смена фамилии (вступление в брак, развод, усыновление и т.д.)
Здесь изменения шире:
- Меняются ФИО во всей преамбуле договора.
- Меняются паспортные данные.
- Необходимо приложить копию свидетельства о браке/разводе/смене имени.
- Параллельно оформляется приказ о изменении фамилии в личной карточке (формы Т-2) и табелях.
- Работник должен обратиться в СФР (бывший ПФР) для замены СНИЛС и в МВД для замены ВУ/водительских прав, но работодатель фиксирует только паспортные данные и ФИО.
Иностранные граждане и лица без гражданства
Для них основным документом является не паспорт РФ, а видов на жительство (ВНЖ), разрешение на работу (РНР) или патент. При замене этих документов оформляется аналогичное дополнительное соглашение с указанием реквизитов нового документа, даты окончания срока действия и номера уведомления о подтверждении места жительства. Сроки действия договора часто привязаны к сроку действия патента/РНР.
Какие документы нужно обновить параллельно (Чек-лист HR)
Подписание соглашения — это только вершина айсберга. Кадровый сотрудник должен обновить данные в следующих регистрах и документах:
- Личная карточка работника (форма Т-2), строка «Паспортные данные» на обложке и раздел «Изменение фамилии, имени, отчества» (если менялось ФИО).
- Книга учета трудовых книжек (если ведется в бумажном виде) — колонка «Паспортные данные».
- Трудовая книга / СТД-Р — запись о смене фамилии делается на основании паспорта и свидетельства (ст. 19 Правил ведения трудовых книг). В электронном виде (СТД-Р) данные подтягиваются из СФР, но работодатель должен передать сведения формы ЕДВ-1 (СЗВ-ТД) с новыми данными.
- Страховой номер СНИЛС — работодатель направляет в СФР сведения о корректировке персональных данных (форма ЕДВ-1 / СЗВ-СТАЖ) или работник сам меняет данные через Госуслуги/МФЦ; Работодатель фиксирует новый номер/данные в своих реестрах.
- Военный учет (форма 18-ВО, 6-ВО) — призывникам и военнообязанным работодатель обязан уведомить военкомат об изменении паспортных данных в течение 2 недель (ст. 21 ФЗ № 53-ФЗ).
- Реестр персональных данных (Локальный акт) — обновление записи в реестре обработки ПДн.
- Бухгалтерия / Зарплатный проект — обновление ФИО и паспорта в банке для зарплатной карты, в 1С/ЗУП.
- Договор ГПХ (если есть) — если работник совмещает ГПХ, там тоже нужно доп. соглашение.
Типичные ошибки и риски
| Ошибка | Последствия / Как правильно |
|---|---|
| Не заключают соглашение, просто меняют данные в 1С/Т-2 | Нарушение ст. 57, 72 ТК РФ. При проверке ГИТ или суде договор будет считаться несоответствующим реальности. Штрафы по ст. 5.27 КоАП РФ (до 100 тыс. руб. для юрлиц). |
| Указывают в соглашении только новый номер, не пишут старый | Невозможно проследить преемственность. Всегда пишите: «Вместо паспорта серии ХХ № УУУУУУ (выдан…) вставить паспорт серии YY № VVVVVV (выдан…)». |
| Забывают про код подразделения (код ОКТМО/МВД) | Код подразделения обязателен для идентификации документа. Без него данные неполные. |
| Не берут подпись работника на своем экземпляре | Соглашение не считается надлежащим образом заключенным (ст; 72 ТК РФ). Оба экземпляра должны быть подписаны обеими сторонами. |
| Не уведомляют СФР (ПФР) и военкомат | Штрафы за несвоевременное представление сведений в СФР (ст. 19.7 КоАП РФ) и за нарушение правил воинского учета (ст. 21.5 КоАП РФ). |
Электронный документооборот (ЭДО) и дистанционная подпись
С 2023–2024 годов все активнее внедряется электронный документооборот по трудовой книжке (СТД-Р) и кадровым документам (через СЭД, Диадок, СБИС, Контур и т.д.).
- Дополнительное соглашение можно подписать усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) обеих сторон (ст. 65.1 ТК РФ, ФЗ-63 «Об электронной подписи»).
- Если у работника есть УКЭП (например, на токене или в облаке), соглашение оформляется в СЭД, подписывается работодателем, отправляется работнику, тот подписывает, документ получает юридическую силу.
- В таком случае бумажный экземпляр не требуется, но работодатель обязан предоставить работнику возможность получить бумажную копию по требованию.
Ответы на частые вопросы (FAQ)
Нужно ли платить НДФЛ и взносы при оформлении соглашения?
Нет. Само оформление дополнительного соглашения — это не выплата дохода. Налогов и взносов не удерживается и не начисляется. Меняются только реквизиты для идентификации лица.
Что делать, если работник не принес новый паспорт вовремя?
Работодатель не имеет права уволить или наказать работника за это (это не грубое нарушение трудовой дисциплины). Необходимо письменно (под роспись или заказным письмом) уведомить работника об обязанности предоставить документ. Если паспорт просрочен давно, можно приостановить выплату зарплаты на руки (перевести на счет), но не удерживать ее. Риск штрафов за неактуальные данные в отчетности лежит на работодателе, поэтому лучше зафиксировать факт уведомления.
Можно ли сделать одно соглашение на несколько изменений (паспорт + адрес + телефон)?
Да, можно. В одном соглашении можно зафиксировать изменение паспортных данных, адреса регистрации, контактного телефона, банковских реквизитов для зарплаты. Главное — четко перечислить все меняемые пункты договора.
Соглашение нужно нумеровать сквозно по организации или по каждому работнику?
Обычно нумерация сквозная по организации (Доп. соглашение № 1, № 2… к ТД № 12-ТД) или по конкретному трудовому договору (Доп. соглашение № 1 к ТД № 12-ТД, Доп. соглашение № 2 к ТД № 12-ТД). Второй вариант удобнее для архива конкретного сотрудника.
Оформление дополнительного соглашения при замене паспорта — это рутинная, но юридически обязательная процедура. Главные принципы:
- Своевременность: оформляйте сразу после предъявления паспорта.
- Полнота данных: указывайте старые и новые реквизиты полностью (серия, номер, дата, кем выдан, код подразделения).
- Двусторонность: 2 экземпляра, 2 подписи, даты на обоих.
- Комплексность: обновляйте Т-2, СТД-Р, СФР, военкомат, банк, 1С параллельно.
Использование актуального образца 2026 года (как приведен выше) и соблюдение алгоритма действий позволит избежать штрафов при проверках ГИТ, СФР и претензий со стороны работников.
Данная статья носит информационный характер и не является правовой консультацией. При сложных ситуациях (иностранные работники, споры о ФИО, утеря трудовой книжки) рекомендуется обратиться к трудовому юристу или профсоюзу.