Единовременное пособие при рождении ребенка, одна из основных государственных выплат, положенных сотруднику по трудовому договору. С 2023 года порядок ее назначения существенно упростился: выплату перечисляет напрямую Социальный фонд России (СФР), а работодатель выступает лишь посредником, передающим необходимые сведения. Разберемся, какие документы и данные нужны работодателю, чтобы сотрудник своевременно получил пособие.

Общий порядок назначения пособия

С 1 января 2023 года действует проактивный (беззаявительный) механизм назначения единовременного пособия при рождении ребенка. Это означает, что никакие документы от сотрудника для назначения и выплаты пособия, как правило, не требуются. СФР получает сведения о рождении ребенка из ЗАГСа по каналам межведомственного взаимодействия, а работодателю остается лишь передать в фонд недостающую информацию.

Основные этапы взаимодействия работодателя с СФР:

1. СФР получает из ЗАГСа сведения о рождении ребенка.
2. Фонд направляет работодателю запрос о представлении сведений, необходимых для назначения пособия.
3. Работодатель в течение установленного срока (как правило, 3 рабочих дня) передает запрошенную информацию.
4. СФР в течение 10 рабочих дней назначает и выплачивает пособие напрямую сотруднику.

Какие сведения работодатель передает в СФР

Для назначения выплаты у фонда должны быть актуальные сведения о застрахованном лице. Работодателю необходимо убедиться, что в СФР переданы:

• персональные данные сотрудника (ФИО, СНИЛС, паспортные данные);
• способ получения пособия — реквизиты банковского счета (карта «Мир») или почтовый перевод;
• сведения о районном коэффициенте, если он применяется в регионе (фонд может запросить эту информацию отдельно, так как на коэффициент увеличивается размер пособия);
• ответ на запрос СФР о назначении пособия, подтверждение, что сотрудник работает у данного страхователя.

Когда документы от сотрудника все же понадобятся

В стандартной ситуации заявление и справки не нужны. Однако есть исключения, когда работодателю потребуется запросить у работника дополнительные документы:

• Ребенок рожден за пределами России. В этом случае для назначения пособия необходимо представить документы, предусмотренные пунктом 34 Порядка и условий назначения и выплаты государственных пособий гражданам, имеющим детей (утвержден приказом Минтруда России от № 668н), — документ, подтверждающий рождение ребенка, выданный компетентным органом иностранного государства.
• Брак между родителями расторгнут. Пособие назначается и выплачивается по месту работы (службы) родителя, с которым ребенок совместно проживает. Могут потребоваться документы, подтверждающие совместное проживание.
• Отсутствие сведений в информационных системах. Если СФР не получил данные из ЗАГСа, может понадобиться справка о рождении ребенка по форме № 24 и справка с места работы второго родителя о том, что пособие ему не назначалось.

Заявление сотрудника: нужно ли оно

По общему правилу заявление на единовременное пособие при рождении ребенка с 2023 года не подается. Однако на практике многие работодатели продолжают запрашивать у сотрудника заявление в свободной форме или по примерному образцу — для внутреннего документооборота и подтверждения способа получения выплаты. Это не является нарушением, но и обязанностью работника не считается.

Ответственность работодателя

Работодатель обязан своевременно и достоверно передавать сведения в СФР. За нарушение сроков представления информации или передачу недостоверных данных предусмотрены штрафы. Поэтому важно:

• своевременно отвечать на запросы фонда;
• поддерживать актуальность сведений о застрахованных лицах;
• проверять корректность данных о районных коэффициентах и реквизитах.

В 2026 году работодателю для выплаты единовременного пособия при рождении ребенка в большинстве случаев не нужны никакие документы от сотрудника — достаточно передать в СФР актуальные сведения о застрахованном лице и ответить на запрос фонда. Документы (справка о рождении, справка второго родителя, подтверждение совместного проживания) требуются лишь в нестандартных ситуациях: при рождении ребенка за границей, расторжении брака или отсутствии данных в государственных информационных системах.