С 1 января 2023 года Пенсионный фонд России и Фонд социального страхования объединены в единый Социальный фонд России (СФР). Поэтому сегодня все отчеты, которые раньше сдавались в ПФР, подаются именно в СФР. Одним из ключевых кадровых отчетов при приеме нового сотрудника является форма ЕФС-1.

Какая форма сдается при приеме на работу

При приеме нового работника работодатель обязан подать в СФР сведения о трудовой деятельности по форме ЕФС-1, а именно — заполнить подраздел 1.1 «Сведения о трудовой (иной) деятельности». Эта форма пришла на смену ранее действовавшей форме СЗВ-ТД.

Обратите внимание: с форма ЕФС-1 была обновлена, поэтому при подготовке отчета необходимо использовать актуальный бланк и учитывать изменения в порядке его заполнения.

Сроки подачи отчета

Для ЕФС-1 при приеме на работу установлены сжатые сроки:

• отчет нужно сдать не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа о приеме на работу;
• если приказ издан в пятницу, отчитаться можно в понедельник;
• при увольнении действует аналогичный срок — не позднее следующего рабочего дня после издания приказа.

ЕФС-1 в части кадровых сведений — единственный отчет в СФР без «общих» сроков: он подается по факту наступления кадрового события.

Какие сведения указываются в подразделе 1.1

При приеме сотрудника в подразделе 1.1 формы ЕФС-1 заполняются следующие данные:

1. Персональные данные работника: ФИО, СНИЛС, дата рождения.
2. Кадровое мероприятие: «Прием».
3. Дата приема на работу.
4. Наименование должности (профессии, специальности) в соответствии со штатным расписанием.
5. Структурное подразделение (при наличии).
6. Код выполняемой функции (по классификатору СФР).
7. Характер работы, основная работа или совместительство.
8. Сведения о трудовом договоре: номер и дата.

Кто должен сдавать отчет

Обязанность подавать ЕФС-1 при приеме распространяется на всех работодателей:

• организации любой формы собственности;
• индивидуальных предпринимателей, нанимающих работников;
• лиц, заключающих гражданско-правовые договоры (в этом случае заполняется подраздел 1.2).

Способы подачи

Отчет можно представить:

• в электронном виде через оператора ЭДО или личный кабинет страхователя на сайте СФР — обязательно для работодателей с численностью более 10 человек;
• на бумаге лично или по почте — если численность сотрудников 10 человек и менее.

Если возникли вопросы по отправке отчетности, страхователь может направить обращение на электронный адрес СФР в свободной форме, указав регистрационный номер, вид отчетности (форму и раздел ЕФС-1) и дату отправки сведений.

Ответственность за нарушение сроков

За несвоевременную подачу сведений или представление недостоверных данных предусмотрен штраф — 200 рублей за каждого работника. Кроме того, должностные лица могут быть привлечены к административной ответственности по ст. 15.33.2 КоАП РФ.

Частые ошибки при заполнении

• использование устаревшей формы бланка;
• неверное указание СНИЛС или даты кадрового события;
• несоответствие наименования должности штатному расписанию;
• пропуск срока подачи (отчет сдается сразу после приказа, а не в конце месяца);
• отсутствие кода выполняемой функции.

При приеме нового сотрудника работодатель сдает в СФР форму ЕФС-1 (подраздел 1.1) не позднее следующего рабочего дня после издания приказа о приеме. Важно использовать актуальную редакцию бланка, действующую с , внимательно проверять персональные данные работника и соблюдать сроки, чтобы избежать штрафных санкций.