Суточные, это денежная компенсация, которую работодатель выплачивает сотруднику, направленному в служебную командировку, для покрытия дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства. Размер дневного пособия не является фиксированной величиной и зависит от целого ряда факторов. Рассмотрим их подробно.
Территория командировки
Главный фактор, влияющий на размер суточных, — это место направления работника:
- Командировки по России; Необлагаемый НДФЛ и страховыми взносами лимит составляет 700 рублей за каждый день командировки.
- Загранкомандировки; Необлагаемый лимит — 2 500 рублей за каждый день нахождения за границей. При этом размер суточных может отличаться в зависимости от конкретной страны, в которую направлен сотрудник.
День пересечения границы при выезде из России оплачивается по «заграничной» норме, а день пересечения границы при возвращении — по российской норме.
Организационно-правовая форма и источник финансирования работодателя
Размер суточных зависит от того, кто является работодателем:
- Бюджетные учреждения (финансируемые за счёт средств федерального бюджета) выплачивают суточные в размерах, установленных нормативными актами Правительства РФ.
- Коммерческие организации вправе самостоятельно устанавливать размер суточных в локальных нормативных актах (положении о командировках, коллективном договоре). Закон не ограничивает максимальную сумму, однако сверх лимитов (700 и 2 500 рублей) придётся начислить НДФЛ и страховые взносы.
Несмотря на отсутствие прямой нормы, коммерческим работодателям не рекомендуется устанавливать суточные меньше, чем в бюджетном секторе.
Длительность поездки
Сумма суточных напрямую зависит от количества дней командировки. Расчёт производится с учётом:
- дня отъезда к месту назначения;
- дня возвращения;
- всех дней нахождения в пути, включая выходные и праздничные дни.
Внутренние локальные акты организации
Конкретный размер суточных закрепляется в положении о служебных командировках или коллективном договоре. Организация может установить дифференцированные нормы в зависимости от:
- должности работника;
- региона или страны командирования;
- целей поездки.
Налоговые нормативы
Для целей налогообложения действуют следующие правила:
- суточные в пределах 700 руб. (по РФ) и 2 500 руб. (за границей) не облагаются НДФЛ и страховыми взносами;
- на сумму сверх нормы налог и взносы начисляются;
- для налога на прибыль и взносов на травматизм суточные не нормируются — они принимаются в расходы в полном объёме, предусмотренном локальным актом.
Курс валюты (при загранкомандировках)
Если суточные выдаются в иностранной валюте, итоговая сумма в рублёвом эквиваленте зависит от официального курса ЦБ РФ. Если работник не предоставил справку об обмене валюты, пересчёт производится по курсу на дату утверждения авансового отчёта.
Итак, размер дневного пособия зависит от территории командировки (Россия или зарубежная страна), типа работодателя (бюджетная или коммерческая организация), длительности поездки, включая дни в пути, внутренних нормативных актов компании, а также от налоговых лимитов и валютного курса при зарубежных поездках. Чтобы избежать споров с налоговыми органами, работодателю следует чётко закрепить порядок и размеры выплаты суточных в локальных документах.