В сфере государственной регистрации актов гражданского состояния (ЗАГС) единый стандарт документооборота обеспечивается утвержденными на федеральном уровне формами справок и извещений․ Основным нормативным правовым актом, регулирующим этот вопрос, является Приказ Минюста России от 1 октября 2018 г․ № 200 «Об утверждении форм справок и иных документов, подтверждающих наличие или отсутствие фактов государственной регистрации актов гражданского состояния, и Правил заполнения форм справок и иных документов, подтверждающих наличие или отсутствие фактов государственной регистрации актов гражданского состояния» (зарегистрирован в Минюсте России № 52299)․

Данный приказ вступил в силу с 31 октября 2018 года и действует на текущий момент (актуально на 2026 год), являясь базовым документом для работы органов ЗАГС, МФЦ и иных уполномоченных организаций․

Правовая база и структура Приказа № 200

Приказ состоит из двух ключевых приложений:

• Приложение № 1: Формы справок и иных документов, подтверждающих наличие или отсутствие фактов государственной регистрации актов гражданского состояния․
• Приложение № 2: Правила заполнения форм справок и иных документов, подтверждающих наличие или отсутствие фактов государственной регистрации актов гражданского состояния․

Кроме того, в Приказе предусмотрены формы заявлений (формы № 25 – № 30), которые используются гражданами для обращения в органы ЗАГС за получением соответствующих документов․

Основные виды справок и извещений (Обзор форм)

Всего в Приложении № 1 к Приказу утверждено множество форм, каждая из которых имеет свой уникальный номер и назначение․ Ниже приведены наиболее востребованные из них:

Справка формы № 2 — Сведения об отце, вписанном со слов матери

Данная справка выдается в случаях, когда запись о рождении ребенка производилась без участия отца, а сведения о нем вписаны в свидетельство о рождении со слов матери (ст; 16 ФЗ № 143-ФЗ «Об актах гражданского состояния»)․

• Назначение: Подтверждение факта того, что отцовство не установлено в судебном порядке и не признавалось совместным заявлением родителей, а сведения об отце внесены исключительно на основании заявления матери․
• Содержание: ФИО ребенка, дата и место рождения, ФИО матери, сведения об отце (ФИО, дата рождения, гражданство, национальность — если они были указаны со слов матери), номер записи акта, дата составления записи․

Извещение формы № 13, Об отсутствии записи акта гражданского состояния

Это один из самых важных документов, выдаваемых при отрицательном результате поиска записи в архивах или базах данных ЗАГС․

• Основание выдачи: Отсутствие в архивах органов ЗАГС (или в Единой государственной системе регистрации актов гражданского состояния, ЕГР ЗАГС) записи о соответствующем событии (рождении, браке, разводе, смерти, усыновлении, установлении отцовства и т․д․)․
• Правовое значение: Является официальным подтверждением того, что факт регистрации акта гражданского состояния не зафиксирован в государственном реестре․ Часто требуется при восстановлении утраченных документов, в судебных процессах по установлению фактов, имеющих юридическое значение, при оформлении наследования․
• Структура: Содержит реквизиты органа ЗАГС, дату обращения, ФИО заявителя, сведения о запрашиваемом акте (кто, когда, где должен был быть зарегистрирован), заключение об отсутствии записи, подпись начальника отдела (участкового регистратора) и печать органа ЗАГС․

Справки о наличии записи акта гражданского состояния (различные формы)

Для каждого вида акта гражданского состояния предусмотрены отдельные формы справок, выдаваемых на основании записи в ЕГР ЗАГС (например, справка о рождении, о заключении брака, о расторжении брака, о смерти, об усыновлении, об установлении отцовства, о перемене имени)․ Они содержат полные сведения, воспроизводимые из записи акта․

Правила заполнения форм (Ключевые положения Приложения № 2)

Единые правила заполнения обязательны для всех органов ЗАГС․ Нарушение этих правил может стать основанием для признания документа недействительным или отказа в его принятии другой организацией․

Общие требования:

1. Язык документов: Справки и извещения заполняются на русском языке․ В субъектах РФ, имеющих свои государственные языки, — также на соответствующем государственном языке․
2. Способ заполнения: Допускается заполнение печатным способом (с использованием технических средств) или рукописным (чернилами черного, синего или фиолетового цвета)․ Исправления и зачистки в документах не допускаются․
3. Реквизиты органа ЗАГС: В левом верхнем углу указывается наименование органа ЗАГС (например, «Отдел ЗАГС администрации города Москвы»), его код (если предусмотрено), адрес․
4. Номер и дата: Каждой справке/извещению присваивается порядковый регистрационный номер в журнале учета выдачи справок и ставится дата выдачи (день, месяц прописью, год цифрами)․
5. Подпись и печать: Документ подписывается уполномоченным лицом (начальником органа ЗАГС, заместителем, начальником отдела, участковым регистратором) с расшифровкой подписи (ФИО полностью)․ Обязательно проставление печати органа ЗАГС (круглой формы с изображением герба РФ или герба субъекта РФ)․

Особенности заполнения Извещения формы № 13:

• В «шапке» указывается: «ИЗВЕЩЕНИЕ об отсутствии записи акта гражданского состояния»․
• В текстовой части обязательно перечисляются параметры поиска: по каким именно данным (ФИО, дата события, место события, номер записи — если известен) производился поиск и в каком временном диапазоне․
• Формулировка результата: «По указанным данным запись акта гражданского состояния о [наименование акта: рождении / заключении брака / смерти и т․д․] в архивах [наименование органа ЗАГС] / в ЕГР ЗАГС не обнаружено»․
• Указывается основание выдачи (заявление гражданина № ․․․, запрос суда, нотариуса и т․д․)․

Формы заявлений (№ 25 – № 30)

Для получения справок и извещений гражданами (или их представителями) используются унифицированные формы заявлений, также утвержденные Приказом № 200:

• Форма № 25: Заявление о выдаче справки о государственной регистрации акта гражданского состояния (общего вида)․
• Форма № 26: Заявление о выдаче справки о государственной регистрации рождения․
• Форма № 27: Заявление о выдаче справки о государственной регистрации заключения брака․
• Форма № 28: Заявление о выдаче справки о государственной регистрации расторжения брака․
• Форма № 29: Заявление о выдаче справки о государственной регистрации смерти․
• Форма № 30: Заявление о выдаче извещения об отсутствии записи акта гражданского состояния (для получения формы № 13)․

В заявлении указываются: наименование органа ЗАГС, ФИО заявителя, паспортные данные, место жительства/пребывания, контактный телефон, цель получения документа, способ получения (лично, по почте, через МФЦ, через портал «Госуслуги»), дата и подпись․

Порядок получения справок и извещений

Способы обращения:

1. Лично в орган ЗАГС по месту регистрации акта или по месту жительства заявителя (без разницы благодаря ЕГР ЗАГС)․
2. Через МФЦ («Мои Документы») — удобный вариант без привязки к территориальности органа ЗАГС․
3. Через портал «Госуслуги» (ЕПГУ / РПГУ) — электронное обращение с возможностью получения результата в электронном виде (с ЭЦП) или на бумажном носителе в органе ЗАГС/МФЦ․
4. По почте — с нотариально заверенным заявлением и копией паспорта․

Государственная пошлина:

Согласно Налоговому кодексу РФ (ст․ 333․26), за выдачу справки о государственной регистрации акта гражданского состояния (в т․ч․ повторной) взимается государственная пошлина:

• В бумажном виде, 350 рублей․
• В электронном виде (через Госуслуги) — 210 рублей (со скидкой 30% за электронное обращение и 30% за электронную оплату)․

Важно: Извещение формы № 13 об отсутствии записи также выдается за плату (пошлина аналогична выдаче справки), если иное не установлено законом для отдельных категорий граждан (льготы)․

Сроки выдачи:

• При обращении в орган ЗАГС по месту хранения архива — в день обращения (если архив находится в этом органе) или в течение 3 рабочих дней (при необходимости запроса архива из другого органа)․
• Через МФЦ / Госуслуги — срок может увеличиться на 1-3 рабочих дня из-за логистики передачи данных․

Электронные справки и извещения

С развитием ЕГР ЗАГС и портала «Госуслуги» все чаще используются электронные формы документов, подписанные усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) уполномоченного сотрудника органа ЗАГС․

• Имеют равную юридическую силу с бумажными оригиналами (ст․ 6 Федерального закона от № 63-ФЗ «Об электронной подписи»)․
• Выдаются в личный кабинет заявителя на портале «Госуслуги»․
• Проверка подлинности электронного документа осуществляется через сервисы проверки ЭЦП или по QR-коду, размещенному на документе (если предусмотрено форматом)․

Типичные ошибки и основания для отказа в выдаче

Несмотря на стандартизацию, на практике встречаются ошибки, приводящие к необходимости повторного обращения:

• Несоответствие данных заявления данным записи акта (опечатки в ФИО, датах, местах)․ Требуется предъявить документы, подтверждающие верные данные, или обратиться в суд за исправлением записи․
• Отсутствие полномочий у представителя — нотариальная доверенность должна содержать специальные полномочия на получение документов в ЗАГС․
• Заявление о выдаче извещения формы № 13 без оснований — если запись в ЕГР ЗАГС есть, извещение не выдается, выдается справка формы установленного образца․
• Повреждение бланка — при личном получении необходимо проверять целостность печати, отсутствие помарок, правильность расшифровки подписи․

Международный аспект: Апостиль и легализация

Если справка или извещение предназначены для представления за рубежом, они подлежат легализации:

• Для стран-участниц Конвенции Гааги 1961 г․ — проставляется апостиль (на оригинале бумажного документа или на нотариальном заверении копии/перевода)․ Апостиль на электронных документах с ЭЦП проставляется в электронном виде (е-апостиль) через портал «Госуслуги» или уполномоченные органы (Минюст, МИД, Образование — в зависимости от вида документа, для ЗАГС, Минюст РФ или его территориальные органы)․
• Для остальных стран — консульская легализация․

Актуальность и контроль изменений

Формы, утвержденные Приказом Минюста России № 200, не претерпели существенных изменений с 2018 года․ Однако рекомендуется перед обращением проверять актуальность редакции на официальном интернет-портале правовой информации (pravo․gov․ru) или в справочно-правовых системах (КонсультантПлюс, Гарант), так как возможны изменения в реквизитах органов ЗАГС (наименования, коды) или порядке взаимодействия с ЕГР ЗАГС․

Использование единых образцов справок (включая форму № 2) и извещений (формы № 13), а также строгое соблюдение Правил их заполнения, гарантирует правовую значимость этих документов на всей территории Российской Федерации․ Гражданам важно знать, какую именно форму запросить (справку о наличии записи или извещение об отсутствии), правильно заполнить заявление (формы № 25–30) и выбрать удобный способ обращения (Госуслуги, МФЦ, лично), чтобы сэкономить время и избежать бюрократических преград․

Источник нормативной базы: Приказ Минюста России от № 200 (ред․ на 2026 г․)․ Федеральный закон от № 143-ФЗ «Об актах гражданского состояния»․ Налоговый кодекс РФ (ст․ 333․26)․ Информация актуальна на ․