График отпусков — один из обязательных локальных документов‚ который должен быть в каждой организации‚ где работают сотрудники по трудовым договорам. В этой статье разберём‚ как правильно составить график отпусков на 2020 год‚ какие сроки нужно соблюсти‚ какую форму использовать и какие нюансы учесть.

Что такое график отпусков и зачем он нужен

График отпусков, это документ‚ в котором фиксируется очерёдность предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков работникам организации. Его составление предусмотрено статьёй 123 Трудового кодекса РФ.

График отпусков необходим для того‚ чтобы:

• заранее спланировать работу организации с учётом отсутствия сотрудников;
• избежать ситуации‚ когда одновременно уходят в отпуск все ключевые специалисты;
• соблюсти права работников на ежегодный отдых;
• иметь документальное подтверждение порядка предоставления отпусков при проверках трудовой инспекции.

Важно: график отпусков обязателен как для работодателя‚ так и для работника. Ни одна из сторон не вправе произвольно его нарушать.

Сроки утверждения графика отпусков на 2020 год

Согласно статье 123 ТК РФ‚ график отпусков на следующий календарный год должен быть утверждён не позднее чем за две недели до наступления нового года.

Таким образом‚ график отпусков на 2020 год должен быть утверждён не позднее 17 декабря 2019 года.

За отсутствие графика отпусков или нарушение сроков его утверждения предусмотрена административная ответственность по статье 5.27 КоАП РФ:

• для должностных лиц, штраф от 1 000 до 5 000 рублей;
• для организаций — штраф от 30 000 до 50 000 рублей.

Какую форму использовать

Для оформления графика отпусков традиционно применяется унифицированная форма Т-7‚ утверждённая постановлением Госкомстата России. Однако с 2013 года использование унифицированных форм не является обязательным — организация вправе:

• использовать форму Т-7;
• разработать собственную форму графика‚ закрепив её в учётной политике.

На практике большинство работодателей используют именно форму Т-7‚ так как она удобна и содержит все необходимые графы.

Структура и содержание графика отпусков

График отпусков по форме Т-7 содержит следующие графы:

1. Структурное подразделение — отдел‚ в котором работает сотрудник;
2. Должность (специальность‚ профессия) по штатному расписанию;
3. Фамилия‚ имя‚ отчество работника;
4. Табельный номер;
5. Количество календарных дней отпуска — основного и дополнительного;
6. Дата запланированного отпуска;
7. Фактическая дата отпуска (заполняется по факту);
8. Основание переноса отпуска (если даты изменились);
9. Дата предполагаемого отпуска при переносе;
10. Примечание.

Пошаговая инструкция по составлению графика

Шаг 1. Соберите пожелания работников

Хотя закон не обязывает работодателя учитывать пожелания всех сотрудников‚ на практике рекомендуется заранее собрать заявления или провести опрос о желаемых датах отпуска. Это поможет избежать конфликтов в коллективе.

Шаг 2. Учтите категории работников с преимущественным правом

Некоторые категории сотрудников имеют право уйти в отпуск в удобное для них время. К ним относятся:

• несовершеннолетние работники (до 18 лет);
• женщины перед отпуском по беременности и родам или сразу после него;
• работники‚ усыновившие ребёнка в возрасте до трёх месяцев;
• мужья‚ чьи жёны находятся в отпуске по беременности и родам;
• совместители — отпуск предоставляется одновременно с отпуском по основному месту работы;
• ветераны боевых действий‚ почётные доноры и другие льготные категории;
• работники‚ имеющие трёх и более детей в возрасте до 12 лет (могут брать отпуск в удобное время).

Шаг 3. Учтите неиспользованные отпуска прошлых лет

Если у сотрудников остались неиспользованные дни отпуска за предыдущие периоды‚ их следует включить в график на 2020 год. Отпуск не должен «сгорать» — запрещено непредоставление отпуска в течение двух лет подряд.

Шаг 4. Распределите отпуска с учётом производственных интересов

При составлении графика важно обеспечить непрерывность рабочего процесса:

• не отправляйте в отпуск одновременно взаимозаменяемых сотрудников;
• учитывайте сезонность работы организации;
• отпуск можно разделить на части‚ но хотя бы одна часть должна быть не менее 14 календарных дней.

Шаг 5. Согласуйте график с профсоюзом (при наличии)

Если в организации действует выборный профсоюзный орган‚ график отпусков утверждается с учётом его мнения в порядке‚ установленном статьёй 372 ТК РФ.

Шаг 6; Утвердите график

График отпусков подписывает руководитель кадровой службы и руководители структурных подразделений‚ а утверждает руководитель организации. Дата утверждения — не позднее 17 декабря 2019 года.

Шаг 7. Ознакомьте работников

Хотя Трудовой кодекс прямо не требует знакомить сотрудников с графиком под подпись‚ рекомендуется это сделать‚ чтобы избежать споров. Можно добавить в график отдельную графу для подписи работника или оформить ознакомление отдельным листом.

Особенности для новых сотрудников

Работники‚ принятые на работу после утверждения графика‚ в него не включаются. Право на отпуск у них возникает через шесть месяцев непрерывной работы. Отпуск таким сотрудникам предоставляется по соглашению сторон на основании заявления.

Внесение изменений в график отпусков

В течение года график может корректироваться. Основания для переноса отпуска:

• заявление работника‚ согласованное с работодателем;
• временная нетрудоспособность работника;
• производственная необходимость (только с согласия работника);
• несвоевременная выплата отпускных или несвоевременное предупреждение о начале отпуска.

Все изменения фиксируются в графах 8–10 формы Т-7 с указанием основания переноса.

Обязанности работодателя при предоставлении отпуска

Не позднее чем за две недели до начала отпуска работодатель обязан письменно уведомить работника о дате его начала. Отпускные должны быть выплачены не позднее чем за три дня до начала отпуска.

Составление графика отпусков на 2020 год — обязательная процедура для каждого работодателя. Чтобы всё сделать правильно‚ необходимо:

1. утвердить график не позднее 17 декабря 2019 года;
2. использовать форму Т-7 или собственную утверждённую форму;
3. учесть права льготных категорий работников;
4. включить неиспользованные отпуска прошлых лет;
5. ознакомить сотрудников с графиком;
6. своевременно вносить изменения при переносе отпусков.

Грамотно составленный график отпусков поможет избежать штрафов со стороны трудовой инспекции‚ конфликтов в коллективе и сбоев в работе организации.