Делооборот и делопроизводство являются фундаментом эффективной работы любого органа государственной власти. В Правительстве Ростовской области данные процессы регламентируются специальным нормативным правовым актом — Инструкцией по делопроизводству в Правительстве Ростовской области. Данная статья представляет подробный обзор данного документа, его правовой основы, структуры и основных принципов организации работы с документами.
Правовая основа и статус документа
Инструкция по делопроизводству в Правительстве Ростовской области утверждена распоряжением Правительства Ростовской области от № 842. Этот документ является локальным нормативным актом, обязательным к исполнению для всех структурных подразделений аппарата Правительства, а также для должностных лиц, осуществляющих работу с документами.
Деятельность Правительства Ростовской области как высшего исполнительного органа государственной власти региона (зарегистрировано 22 августа 1991 года, ИНН ###, ОГРН 1026103170334, адрес: г. Ростов-на-Дону, ул. ###, д. 112) строится на принципах законности, прозрачности и эффективности, что напрямую отражается на правилах делопроизводства.
Сфера действия и цели Инструкции
Согласно п. 1.1 Инструкции, документ определяет общую систему несекретного делопроизводства в Правительстве области. Основные цели внедрения и применения Инструкции включают:
- Обеспечение единых требований к формированию, оформлению, регистрации, учету, хранению, перемещению и уничтожению документов.
- Создание условий для оперативного поиска и предоставления документов и сведений.
- Соблюдение сроков рассмотрения входящей и исходящей корреспонденции, обращений граждан.
- Обеспечение сохранности документов и передачи их в архив Правительства Ростовской области в установленном порядке.
- Переход на электронный документооборот (ЭДО) и интеграцию с информационными системами региона и федерального уровня.
Ключевые этапы делопроизводственного процесса
Инструкция детально регламентирует полный жизненный цикл документа:
Прием и регистрация входящих документов
Все входящие документы (бумажные и электронные), поступающие в адрес Правительства, Губернатора, Председателя Правительства и его заместителей, подлежат обязательной регистрации в единой системе учета (ЭСУ) / информационной системе делопроизводства (ИСД). Устанавливаются сроки регистрации (как правило, в день поступления) и правила присвоения регистрационных номеров.
Распределение и исполнение
После регистрации документы распределяются по компетенции структурных подразделений. Инструкция регламентирует:
- Порядок постановки резолюций руководителями.
- Установление сроков исполнения.
- Контроль за ходом исполнения поручений (в т.ч. через автоматизированные системы).
- Порядок согласования проектов ответных документов.
Оформление исходящих документов
Устанавливаются единые требования к реквизитам исходящих документов (постановлениям, распоряжениям, письмам, справкам) в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97–2016 и региональными стандартами. Обязательным реквизитом является ссылка на входящий документ (при ответе) и виза согласования.
Работа с обращениями граждан
Отдельное внимание в Инструкции (и в сопутствующем Порядке организации работы по рассмотрению обращений граждан) уделяется работе с обращениями физических и юридических лиц. Определяются:
- Способы подачи обращений (личный прием, почта, портал госуслуг, официальный сайт Правительства, электронная почта).
- Сроки рассмотрения и направления ответов (в соответствии с ФЗ № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан РФ»).
- Порядок ведения учета обращений в информационной системе.
Номенклатура дел и сроки хранения
Формирование дел ведется в строгом соответствии с Утвержденной номенклатурой дел Правительства Ростовской области. Инструкция определяет правила:
- Составления названий дел.
- Определения сроков хранения (временные, постоянные).
- Сборки дел по итогам года.
- Подготовки дел к передаче в архив Правительства Ростовской области.
Работа со служебной информацией ограниченного распространения
Параллельно с Инструкцией по делопроизводству действует документ, утвержденный ранее — Инструкция о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения. Она регламентирует режим доступа, учет, хранение и уничтожение документов, содержащих сведения, не являющиеся гостайной, но ограниченные по закону (персональные данные, коммерческая тайна, служебная тайна и т.д.).
Электронный документооборот (ЭДО) и информационные системы
Современное делопроизводство в Правительстве Ростовской области базируется на использовании специализированных информационных систем. Инструкция фиксирует:
- Обязательность ведения делопроизводства в электронном виде.
- Порядок эквивалентности бумажных и электронных оригиналов (при наличии усиленной квалифицированной электронной подписи — УКЭП).
- Интеграцию с федеральными системами (СМЭВ, ГАС «Выборы», ЕИС и др.) и региональными порталами (Официальный интернет-портал правовой информации Ростовской области — donland.ru, Официальный портал Правительства Ростовской области).
- Требования к информационной безопасности при обработке данных в ИСД.
Контроль за исполнением и архивное дело
Инструкция устанавливает многоуровневую систему контроля:
- Личный контроль Председателя Правительства и его заместителей за исполнением ключевых поручений.
- Оперативный контроль Департамента (управления) по организационно-контрольной работе (или иного уполномоченного подразделения) за соблюдением сроков.
- Внутриведомственный контроль за состоянием делопроизводства в структурных подразделениях (проверки правильности ведения дел, соблюдения номенклатуры).
По истечении сроков хранения дела подлежат экспертизе ценности с последующим уничтожением (для временных) или передачей в архив Правительства Ростовской области (для постоянных и длительного хранения). Порядок передачи в архив также детально прописан в Инструкции.
Ответственность за нарушение правил делопроизводства
Нарушение требований Инструкции по делопроизводству влечет за собой ответственность в соответствии с трудовым законодательством РФ (ст. 192 ТК РФ — замечание, выговор, увольнение) и законодательством об архивном деле и делопроизводстве. Особую строгость применяется к нарушениям режима работы со служебной информацией ограниченного распространения и утрате документов.
Где найти актуальный текст документа
Официальный текст Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ростовской области (распоряжение от № 842) и сопутствующих нормативных актов можно найти на следующих официальных ресурсах:
- Официальный интернет-портал правовой информации Ростовской области: http://www.donland.ru/ (раздел «Нормативные правовые акты» / «Постановления и распоряжения Правительства»).
- Официальный портал Правительства Ростовской области (раздел «Документы» / «Нормативная база» / «Локальные акты»).
- Официальный портал городской Думы и Администрации города Ростова-на-Дону (в разделе ссылок на региональные органы власти).
Рекомендуется использовать именно официальные источники для получения последней редакции документа со всеми изменениями и дополнениями.
Инструкция по делопроизводству в Правительстве Ростовской области является ключевым инструментом управления документооборотом на высшем уровне исполнительной власти региона. Она обеспечивает правовую определенность, прозрачность административных процедур, скорость принятия управленческих решений и сохранность документального фонда. Соблюдение ее положений обязательно для всех сотрудников аппарата Правительства и является показателем качества государственной службы в Ростовской области.
Примечание: Данная статья подготовлена на основе открытых сведений с официальных интернет-порталов органов власти Ростовской области (donland.ru, портал Правительства Ростовской области) на дату . Для правового применения необходимо обращаться к официальному тексту документа.