Общие сведения
Инструкция по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области разработана в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации, нормативными правовыми актами Ульяновской области, а также с учётом требований государственных стандартов в области документационного обеспечения управления. Документ утверждён постановлением Правительства Ульяновской области и опубликован на официальном портале правовой информации.
Нормативная база разработки
При подготовке Инструкции были учтены следующие документы:
- Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»;
- Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации»;
- ГОСТ Р 7.0.97-2016, устанавливающий требования к оформлению организационно-распорядительных документов;
- Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти;
- Типовая инструкция по делопроизводству и номенклатура дел;
- Устав Ульяновской области и регламент Правительства Ульяновской области.
Цели и задачи Инструкции
Основной целью документа является установление единого порядка работы с документами в Правительстве Ульяновской области. Инструкция решает следующие задачи:
- Унификация форм и реквизитов документов;
- Определение порядка приёма, регистрации и рассмотрения входящей корреспонденции;
- Регламентация подготовки, согласования и подписания исходящих документов;
- Установление сроков исполнения поручений и контроля за их выполнением;
- Организация формирования, хранения и передачи дел в архив;
- Обеспечение защиты информации ограниченного доступа.
Основные разделы Инструкции
Документирование управленческой деятельности
Раздел определяет виды документов, применяемых в работе Правительства: постановления, распоряжения, протоколы, служебные письма, докладные записки, акты и справки. Для каждого вида установлены требования к оформлению реквизитов — грифов, заголовков, подписей, отметок о согласовании.
Организация документооборота
Описывается маршрут движения документов: от поступления и первичной обработки до регистрации, рассмотрения руководством, передачи исполнителям и списания в дело. Особое внимание уделяется электронному документообороту и применению системы электронного делопроизводства.
Контроль исполнения документов
Устанавливается порядок постановки документов и поручений на контроль, типовые и индивидуальные сроки исполнения, процедура снятия с контроля и информирования руководства о ходе выполнения.
Обращения граждан
Раздел регламентирует работу с обращениями граждан и организаций в соответствии с Федеральным законом № 59-ФЗ: сроки рассмотрения (30 дней), порядок регистрации, подготовки ответов и направления обращений по компетенции.
Архивное хранение
Определяются правила формирования дел по номенклатуре, сроки хранения документов, порядок экспертизы ценности и передачи дел на государственное хранение в архив Ульяновской области.
Значение документа
Принятие Инструкции обеспечивает единообразие документационных процессов, повышает оперативность и качество управленческих решений, а также создаёт правовую основу для эффективного взаимодействия Правительства Ульяновской области с органами власти, организациями и гражданами региона.