Внимание! С 1 января 2021 года в России постепенно вводятся электронные трудовые книжки (ЭТК). Но бумажные книжки по-прежнему действуют: работник сам решаёт, в какой форме её хранить. Эта инструкция поможет правильно оформить как бумажный, так и дубликатный вариант документа, не нарушив российские нормы.

Нормативная база

Вся процедура описана в Инструкции, утверждённой Постановлением Минтруда РФ от № 69, и дополнена:

• ст. 66 ТК РФ – статус трудовой книжки;
• приказ Минтруда от № 816н – переход на электронный формат;
• изменения 2025 года – ЕФС-1 включает сведения об ЭТК.

Как выглядит корректно оформленная бумажная книжка

Титульный лист

1. Ф. И. О. – полностью, без сокращений.
2. Дата рождения – в формате ДД.ММ.ГГГГ.
3. Образование – наименование учебного заведения, специальность.
4. Профессия / специальность – соответствует квалификационному справочнику.
5. Дата выдачи и номер – указывается РАБОТОДАТЕЛЕМ при первом трудоустройстве. Подпись работника и печать организации обязательны.

Разделы внутренних записей

Таблица строго четырёхколоночная:

• пор. № записи,
• дата,
• сведения о приёме, переводах, увольнении,
• наименование, дата и номер приказа.

Ключевые правила:

1. Записи делаются чёрной пастой или чернилами, печатными заглавными буквами.
2. Не допускаются сокращения типа «РК», «ООО» без расшифровки.
3. После каждой записи ставится подпись ответственного лица + круглая печать организации.

Как оформить дубликат трудовой книжки

Когда нужен дубликат?

• Оригинал утерян.
• Оригинал пришёл в негодность (залит кофе, порван, утрачены страницы).
• Оригинал содержит ошибочные записи (перечёркнуто-исправлено вручную, фальсификация).

Алгоритм действий

1. Заявление работника письменно.
2. Запрос в ПФР (с 2024 г. – из ЕГИСС «Профиль») за сведениями о стаже (СЗВ-ТД).
3. Заполнение дубликата
   • На титульном листе в правом верхнем углу – гербовая вставка «ДУБЛИКАТ» красного цвета.
   • Ниже – фраза машинописью: «Дубликат выдан взамен утраченного (повреждённого)». Номер и дата выдачи.
   • Далее – та же информация, что и в оригинале, из СЗВ-ТД.
4. Заверение: подпись руководителя + печать + подпись работника.

Важно! После оформления дубликата имеющийся (повреждённый) экземпляр аннулируется и хранится 75 лет в отдельном деле. Запись об аннулировании делается в личной карточке работника.

Переход с бумаги на электронную форму: что меняется

Новые термины

• ЭТК – электронная трудовая книжка.
• СЗВ-ТД – ежемесячный отчёт работодателя в ПФР, содержащий всё о приёме, переводе, увольнении.
• ЕФС-1 – единый форма-отчёт, куда с 2025 года включена информация СЗВ-ТД.

Действия работодателя при первом приёме с

1. Предложить работнику выбрать форму учёта (бумага или электроника).
2. Если выбрана ЭТК:
   • не выдавать трудовую книжку на руки;
   • с 1-го числа месяца, следующего за месяцем приёма, сдавать СЗВ-ТД в ПФР;
   • печатных вставок нет, кадровики вносят сведения в специализированную систему (1С-Кадры, Консультант+ и др.) и подписывают ЭЦП.

Частые ошибки и как их избежать

Что нужно помнить работнику

• С 1 сентября 2023 года печать работодателя не требуется – бумажную книжку заверяет лишь подпись уполномоченного лица, но большинство компаний всё ещё ставят штамп «для кадров».
• Иметь при себе СНИЛС и паспорт при переходе к новому работодателю – именно по этим данным ПФР выгружает СЗВ-ТД в электронку.
• Если работник выбрал бумажный формат, но в какой-то момент решил перейти на ЭТК, нужно письменное заявление работника и приказ HR-отдела о фиксации СЗВ-ТД «с нулевой трудовой биографией».

Контакты и сервисы для обращений

Очень важно: при возникновении споров, потерь или вопросов перехода на электронный формат обращайтесь по официальным каналам.

1. Госуслуги / ПФР онлайн
   https://www.gosuslugi.ru → раздел «ПФР» → «Электронная трудовая книжка»
   Телефон поддержки: 8-800-600-0-800 (по РФ, бесплатно)
2. Министерство труда и социальной защиты РФ
   Официальный сайт: https://mintrud.gov.ru
   Горячая линия: ###
3. Федеральный ресурс «Трудовая книжка» версии 2025
   https://trudknizhka.ru – справочник типовых форм, FAQs, цветные примеры
4. Отдел СЗВ-ТД ПФР в моём регионе
   Войдите в личный кабинет на gosuslugi.ru → «Консультирование» → выберите своё отделение и запишитесь на приём онлайн
5. Шаблоны заявлений на выдачу/оформление дубликата
   Скачать на странице «Документы» портала https://kontur.ru/sections/kadr – раздел «Заявления/Трудовая книжка»

Бумажная или электронная – главное правило остаётся неизменным: точность, юридическая грамотность и максимальная прозрачность каждой записи. Своевременные СЗВ-ТД и корректный дубликат защитят и работника, и работодателя при проверке трудовой инспекции.