Данная статья посвящена подробному анализу нормативного акта, регулирующего организацию работы с документами в аппаратах мировых судей Вологодской области. Основным документом является Приказ Главного управления мировых судей Вологодской области от 20 февраля 2020 г. № 23 «Об утверждении Инструкции по организации судебного делопроизводства в аппарате мирового судьи Вологодской области» (далее — Инструкция, Приказ № 23).

Правовая основа и статус документа

Инструкция принята во исполнение комплекса нормативных правовых актов разного уровня, что обеспечивает ее полную соответственность действующему законодательству:

• Конституция РФ и Федеральный конституционный закон от № 1-ФКЗ «О судебной системе Российской Федерации».
• Федеральные законы, регулирующие статус судей и организацию деятельности судов.
• Указы и распоряжения Президента РФ, постановления и распоряжения Правительства РФ.
• Нормативно-методические документы Совета судей РФ и Президиума Совета судей РФ (в частности, Методические рекомендации по организации судебного делопроизводства, одобренные № 531 и № 390).
• Акты Федерального архивного агентства.
• Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) и национальные стандарты (ГОСТ Р 7.0.97-2016, ГОСТ Р 7.0.8-2013 и др.).

Важно: Приказ № 23 вступил в силу со дня подписания и отменил предыдущий нормативный акт — Приказ начальника департамента от № 32. Текст Инструкции актуализирован с учетом изменений на 30 мая 2022 года.

Сфера действия и основные принципы

Область применения

Инструкция является обязательной для применения на всех судебных участках Вологодской области. Она регламентирует:

• Организацию делопроизводства в аппарате мирового судьи.
• Порядок работы с организационно-распорядительной документацией (приказы, распоряжения, служебные записки и др.).
• Порядок работы с процессуальными документами (в соответствии с ГПК РФ, АПК РФ, КАС РФ, УПК РФ, КоАП РФ).
• Учет, хранение и архивирование дел.

Руководство делопроизводством

Согласно п. 1.4 Инструкции, мировой судья лично осуществляет руководство делопроизводством на судебном участке. Непосредственная работа по оформлению, учету и движению документов возлагается на специалистов аппарата (помощника судьи, секретаря судебного заседания, консультанта и др.).

Оформление документов

• Организационно-распорядительные документы оформляются в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов».
• Процессуальные документы (решения, определения, протоколы и др.) оформляются строго в соответствии с требованиями процессуального законодательства РФ (ГПК, АПК, КАС, УПК, КоАП).
• В случае противоречия между Инструкцией и новыми законами РФ приоритет имеет нормативный правовой акт, принятый позднее (п. 1.2).

Учетная система и номенклатура дел

Учетные формы (Журналы учета)

Инструкция устанавливает единый перечень обязательных учетных форм (журналов), которые должны быть заведены на каждом судебном участке. Приложение к Инструкции (в открытом источнике не воспроизведено, но ссылается на него) содержит утвержденные формы. Типичный перечень включает:

1. Журнал регистрации входящих документов.
2. Журнал регистрации исходящих документов.
3. Журнал регистрации гражданских дел (таблица учета гражданских дел).
4. Журнал регистрации административных дел (таблица учета административных правонарушений).
5. Журнал регистрации уголовных дел (в пределах компетенции мирового судьи).
6. Журнал учета исполнительных листов.
7. Журнал учета заявлений о выдаче судебных приказов.
8. Журнал контроля за исполнением судебных актов и иных документов.
9. Книга учета движения дел в архиве судебного участка.
10. Номенклатура дел судебного участка.

Дополнительные учетные формы

Помимо утвержденных форм, на судебном участке могут быть заведены иные учетные формы, предусмотренные типовыми инструкциями по делопроизводству в судах общей юрисдикции (утвержденными Советом судей РФ), за исключением реквизитов, не относящихся к специфике деятельности мирового судьи (п. 1.3).

Ключевые этапы судебного делопроизводства

Работа с входящими документами

• Поступление: почта, электронные средства связи (ЭСС, ГАС «Правосудие», СМЭВ), лично от заявителей, от вышестоящих судов/органов.
• Регистрация: обязательная в день поступления в журнале входящих документов (или автоматизированной системе) с присвоением регистрационного номера и даты.
• Первичная обработка: осмотр мировым судьей (определение подведомственности, срочности, необходимости принятия мер).
• Распределение: передача исполнителям (помощнику судьи, секретарю) для подготовки материалов к рассмотрению.

Работа с исходящими документами

• Подготовка: исполнителем (проекты решений, определений, писем, запросов).
• Согласование/Утверждение: подпись мировым судьей (процессуальные акты) или уполномоченным лицом (административная переписка).
• Регистрация: в журнале исходящих документов перед отправкой.
• Отправка: почтой (заказным/ценным письмом), через системы ЭДО, вручение под роспись.

Формирование и ведение судебных дел

Судебное дело формируется в порядке, установленном процессуальными кодексами. Инструкция регламентирует техническую сторону:

• Обложка дела (форма по ГОСТ/процессуальному кодексу) с указанием номера дела, категории, сторон, даты поступления.
• Хронологическое расположение документов внутри дела (верхние/нижние пачки).
• Нумерация листов дела.
• Ведение обложки дела (учет движений документов, судебных заседаний, принятых актов).

Контроль за исполнением и движением дел

Обязательным элементом является контроль за сроками:

• Сроки рассмотрения и разрешения дел (п. 154 ГПК, ст. 29.5 КоАП и др.).
• Сроки вступления в законную силу судебных актов.
• Сроки направления копий судебных актов сторонам.
• Сроки исполнения судебных актов (контроль за возвращением исполнительных листов).

Для этого ведется Журнал контроля за движением дел и исполнением судебных актов (или используется функционал АС «Правосудие. Мировые судьи»).

Архивное дело и хранение документов

Инструкция устанавливает правила формирования архива судебного участка в соответствии с законодательством об архивном деле и актами Росархива:

Сроки хранения

• Постоянное хранение: дела гражданских, административных (по существу), уголовных дел, номенклатуры дел, журналы регистрации (после завершения), личные дела судей/сотрудников.
• Временное хранение (10, 50, 75 лет и др.): исполнительные листы, судебные приказы, дела об отказ в принятии к производству/возвращении заявлений, служебная переписка, учетная документация.

Точные сроки определяются Номенклатурой дел судебного участка, утверждаемой мировым судьей на основании типовых номенклатур.

Формирование архива

• Дела сдаются в архив ежегодно (обычно в I квартале года, следующего за годом окончания дела).
• Составляется Акт отбора документов к уничтожению (для документов с истекшими сроками хранения, не подлежащих постоянному хранению).
• Уничтожение производится комиссией с составлением акта.

Особенности электронного делопроизводства

Современная Инструкция неминуемо учитывает переход на электронный документооборот:

• Работа в АС «Правосудие. Мировые судьи» (ЕАС Правосудья) — основной инструмент учета дел.
• Использование Единой автоматизированной системы государственных органов (ЕАС ГОСУДАРСТВЕННЫХ ОРГАНОВ) для межведомственного обмена.
• Обеспечение юридической значимости электронных документов посредством усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП) судьи и сотрудников аппарата.
• Параллельное ведение бумажного и электронного учета в переходный период (или полный перевод на электронный вид в соответствии с приказами ВС РФ/Департамента).

Ответственность и контроль

• Мировой судья несет персональную ответственность за состояние делопроизводства на участке (п. 1.4).
• Помощник судьи / Старший специалист несут ответственность за непосредственное выполнение требований Инструкции (своевременная регистрация, правильное оформление, соблюдение сроков, сохранность дел).
• Контроль за соблюдением Инструкции осуществляется Главным управлением мировых судей Вологодской области (Департаментом по обеспечению деятельности мировых судей) в ходе проверок, ревизий и анализа статистики.

Инструкция по организации судебного делопроизводства в аппарате мирового судьи Вологодской области (Приказ № 23 от ) является ключевым локальным нормативным актом, обеспечивающим унификацию, законность и эффективность документооборота на судебных участках региона. Она гармонизирует требования федерального законодательства, стандартов ГОСТ, методических рекомендаций Совета судей РФ и архивного законодательства с учетом специфики деятельности мировых судей.

Соблюдение положений Инструкции является гарантией:

• Своевременного и полного рассмотрения дел.
• Сохранности судебных актов и материалов дел.
• Прозрачности и доступности судебной информации для участников процесса.
• Бесшовной интеграции в единую информационную среду российской судебной системы (ЕАС «Правосудие»).

---

Источник: Приказ Главного управления мировых судей Вологодской области от № 23 «Об утверждении Инструкции по организации судебного делопроизводства в аппарате мирового судьи Вологодской области» (с изменениями на ). Текст документа доступен в правовых системах (например, docs.cntd.ru, документ 570738501).