Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 301-07-30

Реклама jurik.ru

Отдел кадров — это подразделение организации, которое ведёт всю документацию, связанную с персоналом: от приёма сотрудника на работу до его увольнения. Каждое действие работодателя в отношении работника должно сопровождаться приказом или распоряжением, а порядок работы регулируется локальными нормативными актами. В этой статье подробно разберём, какие документы хранятся и ведутся в отделе кадров, и какими законами регулируется кадровое делопроизводство.

Нормативная база кадрового документооборота

Необходимость создания кадровых документов определена Трудовым кодексом РФ: практически в каждой статье указано, что кадровое мероприятие выполняется на основании приказа работодателя. Кроме того, организация кадрового документооборота регулируется:

Федеральным законом от № 152-ФЗ «О персональных данных»;
Постановлением Правительства от (положение о персональных данных);
Федеральным законом от № 125-ФЗ «Об архивном деле»;
Федеральным законом от № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»;
Перечнем типовых архивных документов и инструкцией по его применению (Приказы Росархива от ).

Также при ведении кадровой документации используются:

ОК 011-93 — Общероссийский классификатор управленческой документации;
ГОСТ Р 7.0.97-2016 — стандарт по организационно-распорядительной документации;
ОК 010-2014 (МСКЗ-08) — Общероссийский классификатор занятий;
Единый тарифно-квалификационный справочник работ и профессий рабочих (ЕТКС);
профессиональные стандарты Минтруда.

Основные группы кадровых документов

Приказы по личному составу

Это основа кадрового делопроизводства. К ним относятся приказы:

о приёме на работу;
о переводе на другую должность;
о предоставлении отпуска (ежегодного, учебного, без сохранения зарплаты и др.);
о поощрении и премировании;
о наложении дисциплинарного взыскания;
о направлении в командировку;
об увольнении.

Документы по учёту персонала

Трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним;
Личные карточки работников (форма Т-2);
Личные дела сотрудников (если ведутся);
Трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности (ЭТК);
Штатное расписание (форма Т-3);
заявления работников (на отпуск, увольнение, вычеты и т.д.).

Документы по учёту рабочего времени и оплате труда

табель учёта рабочего времени;
график отпусков (форма Т-7);
графики сменности;
расчётные ведомости (совместно с бухгалтерией).

Локальные нормативные акты (ЛНА)

Обязательные документы, регулирующие внутренний порядок организации:

Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР);
Положение об оплате труда;
Положение о премировании;
Положение о персональных данных;
Положение о коммерческой тайне (при необходимости);
должностные инструкции;
положения о структурных подразделениях.

Журналы учёта и регистрации

журнал регистрации трудовых договоров;
журнал регистрации приказов по личному составу;
книга учёта движения трудовых книжек;
журнал ознакомления с локальными нормативными актами;
журнал учёта проверок и инструктажей.

Документы по воинскому учёту

Организации обязаны вести воинский учёт сотрудников: карточки формы № 10, сообщения в военкомат о приёме и увольнении военнообязанных.

Унифицированные и самостоятельные формы

У многих кадровых документов есть унифицированный бланк — формы по учёту и оплате труда утверждены Постановлением Госкомстата от № 1. Однако с 2013 года коммерческие организации и НКО могут использовать бланки собственной разработки. Унифицированные формы обязательны только для государственных и муниципальных учреждений.

Важные правила:

удалять отдельные реквизиты из унифицированных форм нельзя;
добавлять строки, реквизиты и дополнительные листы разрешено;
все изменения форм закрепляются в учётной политике и утверждаются приказом руководителя;
самостоятельно разработанный бланк должен содержать все обязательные реквизиты первичного документа (ч. 2 ст. 9 Федерального закона от № 402-ФЗ).

Хранение и архивирование

Кадровые документы имеют разные сроки хранения, установленные Приказом Росархива. Например:

приказы по личному составу — от 5 до 75 лет в зависимости от вида;
личные карточки и трудовые договоры — 75 лет (для документов, созданных до 2003 года — 50 лет);
графики отпусков, табели — 5 лет.

Документы, содержащие персональные данные, должны храниться в условиях, исключающих доступ к ним посторонних лиц, — как правило, в сейфах или запираемых шкафах в отделе кадров.

Отдел кадров ведёт обширный массив документации: приказы, трудовые договоры, личные карточки, локальные нормативные акты, журналы учёта и документы по воинскому учёту. Правильная организация кадрового документооборота — это не только требование закона, но и защита работодателя от штрафов при проверках ГИТ и споров с работниками. Рекомендуется регулярно проводить аудит кадровых документов и следить за изменениями в законодательстве.