Кадровый учет — это система организации, ведения и хранения документов, фиксирующих трудовые отношения между работодателем и работниками. Грамотно выстроенный кадровый учет — это не только выполнение требований законодательства (в частности, ТК РФ и ФЗ-229), но и защита компании от штрафов, судебных исков и репутационных рисков.

Нормативная правовая база

Основой для ведения кадрового учета служат:

• Трудовой кодекс РФ (ТК РФ) — основные правила заключения, изменения и расторжения трудового договора, обязанности сторон.
• Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об обязательном пенсионном страховании» (ст. 14 — обязанности страхователей по предоставлению сведений).
• Постановление Правительства РФ от № 977 — утвержден перечень кадровых документов, подлежащих обязательному ведению.
• Приказ Минтруда России от № 761н — типовые формы первичного учета (Т-1, Т-2, Т-12 и др.) — применяются добровольно, но являются стандартом де-факто.
• ФЗ-152 «О персональных данных» — правила обработки и защиты данных сотрудников.
• Локальные нормативные акты (ЛНА) организации: Положение о кадровом учете, Положение о обработке ПДн, Инструкция по защите ПДн, График отпусков, Правила внутреннего трудового распорядка.

Жизненный цикл сотрудника: Ключевые документы

Ведение кадрового учета строится вокруг этапов трудовой деятельности работника.

Прием на работу (Ст. 65, 68 ТК РФ)

1. Заявление о приеме на работу (с указанием структурного подразделения, должности, даты начала работы).
2. Пакет документов кандидата: паспорт, СНИЛС, трудовая книжка (или СТД-Р), диплом/аттестат (оригинал для проверки), военский учетный документ (для воинской обязанности), справка 2-НДФЛ (если нужен вычет), медкнижка/заключение ВЛК (по списку вредных факторов).
3. Приказ (распоряжение) о приеме на работу (ф. Т-1 / Т-1а). Обязательно: ознакомление под роспись за 3 дня до выхода приказа.
4. Трудовой договор (ТД) — в 2-х экземплярах (работодатель, работник). Обязательные условия: ФИО сторон, место работы, должность, дата начала, оплата труда, режим работы, условия (вредность/опасность), страхование.
5. Личная карточка учетная (ф. Т-2) — заводится на основании приказа и ТД. Заполняется кадровиком, подписывается работником.
6. Личное дело (ф. Т-3) — заводится при необходимости (обычно для руководящего состава, специалистов) или по желанию работодателя.
7. Ознакомление с ЛНА под роспись: ПВТР, Положение об оплате труда, Положение о коменсациях, Инструкция по Охране труда, Политика конфиденциальности (согласие на обработку ПДн).
8. Уведомление в ПФР (СФР) о приеме, в течение дня заключения ТД (форма СЗВ-ТД).

Перевод на другую работу (Ст. 72.1, 72.2 ТК РФ)

• Постоянный перевод, только по письменному соглашению сторон. Оформляется доп. соглашением к ТД и приказом (ф. Т-5). Внесение записи в трудовую книжку/СТД-Р не производится.
• Временный перевод (до 1 года): на вакантную должность (по соглашению), в связи с простоями/авариями (без согласия до 1 мес.), по медпоказаниям (по заключению ВЛК). Оформляется приказом (ф. Т-5), запись в ТК не вносится.

Изменение условий труда / Переименование должности

• Оформляется дополнительным соглашением к ТД и приказом (ф. Т-5).
• Уведомление работников — не позднее чем за 2 месяца (ст. 74 ТК РФ). При отказе — предложение другой работы, при отсутствии — уволнение с выплатами.
• Запись в трудовую книжку/СТД-Р вносится только при изменении должности (наименования).

Отпуска (Ст. 114–128 ТК РФ)

• График отпусков — утверждается ежегодно не позднее 2 недель до начала года. Ознакомление под роспись.
• Приказ об отпуске (ф. Т-6 / Т-6а) — не позднее чем за 3 календарных дня до начала. Выдача копии работнику.
• Расчет и выплата отпускных — не позднее 3 дней до начала отпуска (ст. 136 ТК РФ).
• Перенос/прерывание/продление — только по заявлению и приказами.
• Замена части отпуска деньгами — только по письменному заявлению работника (кроме несовершеннолетних, вредных условий и т.д.).

Больничные листы и оплата временной нетрудоспособности

• С — только электронные листы нетрудоспособности (ЭЛН) в системе ФСС (СФР). Бумажные не выдаются (исключения: сбой системы, лечение за рубежом).
• Работодатель получает сведения об ЭЛН через личный кабинет СФР или интеграцию с 1С/КАМИН.
• Оплата: первые 3 дня, за счет работодателя, остальные — за счет СФР (для стандартных случаев).

Увольнение (Глава 13 ТК РФ)

Самый рискованный этап. Алгоритм:

1. Основание (п. 3 ст. 77 — по соглашению, п. 1 ст. 80 — по собственному желанию, ст. 81, по инициативе работодателя и др.).
2. Сбор доказательной базы (для ст. 81: акты, объяснительные, протоколы, справки).
3. Уведомление профсоюза (если есть) — за 7 дней (п. 1 ст. 81 ТК РФ).
4. Приказ об увольнении (ф. Т-8 / Т-8а) — в день увольнения (последний рабочий день).
5. Расчет и выдача всех сумм в день увольнения (ст. 140 ТК РФ): зарплата, компенсация за неисп. отпуск, выплаты по ТД/колл.договору.
6. Выдача трудовой книжки / СТД-Р (запись в день увольнения) и справки СЗВ-ТД (в день приказа).
7. Уведомление ВУС (военкомата) в течение 5 дней (для воинской обязанности).
8. Сдача имущества, закрытие доступов, возврат АЭЦ/ключей (акт сдачи-приемки).

Обязательные журналы учета

Помимо карточек и приказов, кадровик обязан вести журналы (бумажные или электронные с ЭП):

Хранение и сроки: Правило «50 / 75 / 5»

Сроки хранения устанавливаются Приказом Минкультуры РФ от № 2364 (Перечень типовых управленческих архивных документов).

• 75 лет (в архив организации): Личные карточки (Т-2), Личные дела (Т-3), Журналы учета ТК (Т-10, Т-11), Приказы о приеме/увольнении/переводе/награждении (Т-1, Т-5, Т-8), Трудовые договоры (после увольнения).
• 50 лет: Журналы приказов (Т-12), Графики отпусков, Приказы об отпусках/командировках/награждениях, Ведомости выдачи зарплаты.
• 5 лет: Заявления на прием/увольнение/отпуск, Объяснительные записки, Акта опозданий/прогулов, Справки 2-НДФЛ (копии), Журналы регистрации заявлений.

Важно: Документы, подтверждающие стаж и заработок (Т-2, Т-3, Т-10, Т-11, Приказы, ТД), хранятся 75 лет и подлежат передаче в архив организации при ликвидации юрлица.

Электронный кадровый учет (ЭКУ) и СТД-Р

С 2020 года переход на СТД-Р (Сведения о трудовой деятельности в электронном виде) стал обязательным для всех работодателей.

• Бумажная трудовая книжка заводится только по заявлению работника (при первом приеме или по желанию).
• Работодатель направляет сведения в ПФР (СФР) через форму СЗВ-ТД (прием, перевод, увольнение) и СЗВ-СТАЖ (ежегодно до 1 марта за прошлый год).
• Электронный документооборот (ЭДО) внутри компании: приказы, ТД, личные карточки могут вестись в ЭДО (1С, Контур, СБИС, Диадок и др.) с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП) работодателя и работника.
• При ЭДО бумажные оригиналы приказов и ТД можно не печатать, НО журналы учета приказов (Т-12) и личных карточек (Т-4) рекомендуется дублировать на бумаге для архива (или вести в ЭДО с гарантированным сохранением 75 лет).

Военный учет в организации (ФЗ-313, Пост. 1457)

Обязанности работодателя (ст. 10 ФЗ № 53-ФЗ «Военная обязанность и военная служба»):

• Ведение учета воинскообязанных (журнал учета, личные карточки воинского учета ф. № 10).
• Ежеквартальная отчетность в военкомат (форма № 6, 7, 18, 19 — в зависимости от региона/формата).
• Уведомление военкомата о приеме/увольнении воинскообязанных в течение 5 дней (форма № 18).
• Обеспечение явки сотрудников на повестки (оплата среднего заработка за время явки).
• С 2024 г. — взаимодействие через ЕРВУ (Единый реестр воинского учета) / Госуслуги.орг.

Типичные ошибки и штрафы (КоАП РФ)

Чек-лист для аудита кадрового учета (Еженедельно/Ежемесячно)

1. Приказы: Все ли приказы пронумерованы сквозно за год? Есть ли ознакомление под роспись? Соответствует ли текст ТД и законодательству?
2. Трудовые договоры: Есть ли у всех работающих подписанные ТД? Не истекли ли сроки срочных ТД? Соответствуют ли должности штатному расписанию?
3. Личные карточки (Т-2): Заполнены ли все обязательные графы (образование, семья, награждения, стаж)? Подписаны ли работниками?
4. СЗВ-ТД / СЗВ-СТАЖ: Все ли движения персонала за месяц отражены в СФР? Есть ли ошибки (коды причин увольнения, даты)?
5. Отпуска: Есть ли график на текущий год? Нет ли просроченных отпусков (> 2 лет подряд)? Выплачены ли отпускные за 3 дня?
6. Медицинские осмотры: Пройдены ли предварительные/периодические осмотры по списку вредных факторов? Есть ли заключения ВЛК? Допущены ли к работе без осмотра?
7. Охрана труда: Пройдены ли обучения/проверки знаний (Протокол комиссии)? Выданы ли СИЗ по картам выдачи?
8. Военный учет: Отправлены ли квартальные отчеты? Уведомлены ли военкоматы о движении воинскообязанных?
9. Архив: Сформированы ли дела к сдаче в архив за прошедшие годы? Составлены ли описи? Проверены ли сроки хранения?

Полезные советы практика

• Единый реестр приказов: Ведите один журнал приказов (Т-12) на организацию, разделяя разделы «По кадрам» и «По основной деятельности/зарплате» внутри. Это исключает пропуски номеров.
• Шаблоны (конструкторы) приказов: Используйте типовые формы в 1С/ЭДО. Это ускоряет работу и снижает риск опечаток в реквизитах.
• Цифровой архив: Сканируйте все подписанные оригиналы (ТД, приказы, заявления, Т-2) сразу после подписания. Храните сканы в структурированных папках по годам/сотрудникам. Это спасает при проверках и утере бумаг.
• Согласование: Внедрите маршрут согласования кадровых документов: Кадровик → Юрист/Бухгалтер → Руководитель. Исключает коллизии с налоговым/бухучетом.
• Обучение: Регулярно (раз в год) проходите курсы по изменениям в ТК РФ, миграционному учету (если есть иностранец), военскому учету. Законодательство меняется быстро.

Кадровый учет — это не бюрократия ради бюрократии, а правовой фундамент бизнеса. Инвестиции в правильную организацию процессов (автоматизация 1С/ЭДО, грамотные ЛНА, регулярные внутренние аудиты) окупаются за счет отсутствия штрафов, быстрого закрытия проверок ГИТ/СФР/Прокуратуры и снижения судебных рисков. Начните с приведения в порядок приказов, трудовых договоров и личных карточек — это «сердце» кадрового делопроизводства.

Данная статья носит информационный характер и не является правовой консультацией. При решении конкретных спорных вопросов рекомендуется обращаться к трудовому юристу с учетом судебной практики вашего региона.