С 2021 года большинство работодателей перешли на электронные трудовые книжки (ЭТК). Однако законодательство позволяет сохранять бумажный вариант трудовой книжки, если это согласовано с работником. Правильное оформление заявления – залог того, что ваш запрос будет принят без дополнительных уточнений.

Самое главное помнить, что

заявление должно быть написано в свободной форме, но при этом содержать обязательные реквизиты, подпись и дату. Отсутствие хотя бы одного из этих пунктов может привести к отклонению заявления на Госуслугах («Заявление отклонено») или к отказу работодателя.

Почему может потребоваться оставить бумажную трудовую книжку

• Трудовой стаж до 2021 года. Старая бумажная запись часто удобнее для подтверждения стажа.
• Отсутствие доступа к ЭТК. Не все отделы кадров могут оперативно оформить электронный документ.
• Личные предпочтения работника. Некоторые считают бумажный вариант более надёжным и удобным для хранения.

Пошаговая инструкция по написанию заявления

1. Укажите реквизиты получателя. В шапке заявления указываются полное наименование организации, её ИНН, адрес и ФИО руководителя (или должность, например, «директор»).
2. Определите форму обращения. Заявление пишется от имени работника. В начале укажите: «Я, ФИО полностью, сотрудник название подразделения».
3. Сформулируйте основную просьбу. Чётко укажите, что вы хотите оставить трудовую книжку в бумажном виде и попросите не переводить её в электронный формат.
4. Приведите обоснование. Кратко изложите причину (например, «для сохранения оригинальных записей о стаже», «по личным соображениям»).
5. Укажите контактные данные. Телефон, e‑mail, а также место для подписи и даты.
6. Подпишите заявление. Подпись должна быть оригинальной (ручной), иначе документ может быть признан недействительным.

Пример заявления

Заявление
ООО «Рога и Копыта»
ИНН ###
Адрес: 123456, г. Москва, ул. ###, д. 1
Директору ООО «Рога и Копыта» Иванову И.И.

Я, Петрова Анна Сергеевна,
работник отдела маркетинга,
прошу оставить мою трудовую книжку в бумажном виде
и не переводить её в электронный формат.

Причина: необходимость сохранить оригинальные записи о трудовом стаже до 2021 года.

Контактный телефон: +7 (495)  ‑23‑45‑67
Электронная почта: an.petrova@example.com

Подпись: ______________________

Оформление в электронном виде (Госуслуги)

Если вы подаёте заявление через портал Госуслуг, убедитесь, что статус заявки после отправки показывает «Заявление принято к рассмотрению». Если он меняется на «Заявление отклонено», проверьте заполненные поля – часто причина отклонения – отсутствие подписи или неверный формат даты.

Типичные ошибки и как их избежать

• Отсутствие подписи. На бумажном заявлении подпись обязательна.
• Неправильно указанный адрес организации. Проверьте официальные реквизиты в уставе компании.
• Неуказание даты. Без даты невозможно установить срок действия заявления.
• Слишком короткое обоснование. Дайте минимум одно‑два предложения, почему вам важен бумажный носитель.

Контакты для обращений

Если у вас возникли вопросы по процессу оформления, вы можете связаться со следующими службами:

• Отдел кадров вашего предприятия – основной контакт для подачи заявления.
  • Тел.: +7 (495)  ‑11‑22‑33
  • E‑mail: hr@example.com
  • Время работы: 9:00–18:00 без перерыва
• Служба поддержки портала Госуслуги – помощь в случае отклонения статуса онлайн‑заявки.
  • Тел.: 8‑800‑555‑35‑35
  • E‑mail: support@gosuslugi.ru
  • Чат в приложении «Госуслуги»
• Инспекция Труда – консультация по законодательным вопросам.
  • Тел.: +7 (800)  ‑00‑30‑30
  • E‑mail: labor.inspection@rosmintrud.ru
  • Сайт: www.rostrud.ru

FAQ – часто задаваемые вопросы

Можно ли оставить бумажную книжку, если у меня уже есть электронный вариант?

Да. Законодательство (ст. 84 Трудового кодекса РФ) допускает наличие обеих форм одновременно, однако работодатель обязан вести запись в той форме, которую выбрал работник.

Как быстро будет рассмотрено мое заявление?

Обычно 5–10 рабочих дней с момента получения. В случае подачи через Госуслуги срок может сократиться до 3‑5 дней.

Что делать, если заявление отклонено?

Сначала уточните причину отклонения (в уведомлении указывается причина). Чаще всего требуется добавить подпись, уточнить реквизиты или предоставить копию паспорта.

Оставить трудовую книжку в бумажном виде – простая процедура, если правильно оформить заявление. Очень важно соблюдать все пункты, перечисленные в этой статье, и убедиться, что ваш документ соответствует требованиям работодателя и законодательства. При возникновении вопросов используйте указанные выше контакты – они помогут быстро решить любую проблему.