Электронная трудовая книжка (ЭТК) — это цифровой аналог привычного бумажного документа, в котором фиксируются сведения о трудовой деятельности работника: приёме на работу, переводах, увольнении․ Переход на электронный формат упрощает кадровый учёт и позволяет работнику в любой момент проверить свой стаж․ В этой статье подробно разберём, как оформить и подать заявление о переходе на ЭТК с помощью сервисов Контура․
Что такое электронная трудовая книжка
Электронная трудовая книжка — это сведения о трудовой деятельности, которые работодатель передаёт в Социальный фонд России (СФР) в электронном виде․ Работник может выбрать один из двух вариантов:
- Бумажная трудовая книжка — работодатель продолжает вести записи в бумажном документе и параллельно передаёт сведения в СФР;
- Электронная трудовая книжка — бумажный документ работнику выдаётся на руки, а все последующие записи ведутся только в электронном виде․
Выбор оформляется заявлением, которое подаётся работодателю․ Сделать это можно лично, через кадровую службу или дистанционно — с помощью электронных сервисов, например решений Контура․
Какие сервисы Контура помогают с ЭТК
Для работы с электронными трудовыми книжками в экосистеме Контура используются несколько продуктов:
- Контур․Персонал — сервис кадрового электронного документооборота (КЭДО), через который работники подписывают заявления, в т․ч․ о переходе на ЭТК;
- Контур․Экстерн, система для сдачи отчётности, через которую работодатель передаёт сведения о трудовой деятельности (формы ЕФС-1 и ранее СЗВ-ТД) в СФР;
- Контур․Зарплата и кадровые решения, помогают вести учёт и формировать необходимые документы․
Пошаговая инструкция: как подать заявление через Контур․Персонал
Шаг 1․ Получите доступ к сервису
Работодатель подключает сотрудников к Контур․Персоналу․ Работник получает приглашение на электронную почту или по SMS и проходит регистрацию․ Для подписания документов потребуется неквалифицированная или квалифицированная электронная подпись, сервис подскажет, как её выпустить;
Шаг 2․ Найдите шаблон заявления
В личном кабинете откройте раздел с документами․ Кадровая служба обычно заранее подготавливает шаблон заявления о переходе на электронную трудовую книжку (или о сохранении бумажной)․ Если документ направлен вам на подпись, он появится в разделе «На подписание»․
Шаг 3․ Заполните заявление
Проверьте персональные данные: ФИО, СНИЛС, дату․ Убедитесь, что в заявлении указан правильный вариант выбора — переход на ЭТК․ При необходимости внесите недостающие сведения․
Шаг 4․ Подпишите документ
Нажмите кнопку «Подписать» и подтвердите действие электронной подписью (кодом из SMS или сертификатом)․ Подписанное заявление автоматически уходит работодателю․
Шаг 5․ Контроль со стороны работодателя
Кадровый специалист получает заявление, регистрирует его и при выборе электронного формата выдаёт работнику бумажную трудовую книжку на руки под подпись․ Далее все сведения передаются в СФР через Контур․Экстерн в составе отчёта ЕФС-1․
Как работодателю передать сведения через Контур․Экстерн
- Откройте раздел «ФСС/СФР» в Контур․Экстерне;
- Сформируйте отчёт ЕФС-1 с подразделом о трудовой деятельности;
- Укажите кадровое событие (приём, перевод, увольнение) и дату;
- Подпишите отчёт квалифицированной электронной подписью и отправьте;
- Дождитесь подтверждения приёма от СФР․
Сроки подачи: при приёме и увольнении — не позднее следующего рабочего дня, при прочих событиях — до 25-го числа следующего месяца․
Где работнику посмотреть свою ЭТК
- на портале Госуслуги, заказать выписку из электронной трудовой книжки;
- в личном кабинете на сайте СФР;
- в отделении СФР или МФЦ лично;
- у работодателя, запросить сведения о трудовой деятельности (форма СТД-Р)․
Частые вопросы
Можно ли вернуться к бумажной книжке после перехода на ЭТК?
Нет, обратный переход законодательством не предусмотрен․ Выбор электронного формата окончательный․
Что происходит с ЭТК при увольнении?
Работодатель в день увольнения передаёт сведения в СФР и выдаёт работнику выписку СТД-Р․ Новый работодатель получает сведения электронно․
Нужна ли электронная подпись работнику?
Да, для подписания заявления в Контур․Персонале используется электронная подпись — чаще всего достаточно простой подписи с подтверждением по SMS․
Подать заявление на электронную трудовую книжку через Контур просто: достаточно зарегистрироваться в Контур․Персонале, заполнить шаблон заявления и подписать его электронной подписью․ Работодатель, в свою очередь, передаёт сведения в СФР через Контур․Экстерн․ Такой подход экономит время, исключает бумажную волокиту и делает кадровый документооборот прозрачным для обеих сторон․