Цель статьи – предоставить работодателям полную инструкцию и готовый шаблон уведомления‚ которое необходимо выдать каждому сотруднику в соответствии с
ФЗ № 439‑ФЗ от  г․ и приказом Минтруда РФ № 320н от  г․

Правовая база перехода на электронные трудовые книжки (ЭТК)

• Федеральный закон № 439‑ФЗ «О применении электронной формы трудовой книжки» (ст․ 2‑4‚ ст․ 66․1 ТК РФ)․
• Приказ Минтруда РФ № 320н от  г․ – порядок ведения и хранения электронных трудовых книжек․
• Письмо Минтруда РФ № 14‑2/ООГ‑15729 от  г․ – инструкция по информированию работников․

Самое главное помнить: уведомление должно быть направлено каждому работнику до 31 октября 2020 г․ (если процесс начат позже – в течение 30 дней после даты начала перехода)․ При этом работник имеет право отказаться от ЭТК и оставить бумажную форму․

Кому и когда необходимо выдать уведомление

Уведомление обязаны получить:

• Все сотрудники организации‚ включающие постоянных‚ временных и сезонных работников․
• Работники‚ уже имеющие в руках бумажную трудовую книжку‚ а также те‚ кто её ещё не получил (новые сотрудники)․

Сроки:

1. Если переход планируется до 31 октября 2020 г․ – уведомление выдаётся не позднее этой даты․
2. Для новых периодов (после 2020 г․) – в течение 30 календ․ дней с момента фактического перехода организации на электронный формат․

Обязательные элементы уведомления

Содержание документа регламентировано пунктом 4 ч․ 1 ст․ 2 ФЗ № 439‑ФЗ․ В уведомлении должны быть указаны:

• Наименование работодателя‚ ИНН‚ ОГРН․
• Дата составления уведомления․
• Ссылка на нормативные правовые акты (ФЗ № 439‑ФЗ‚ Приказ Минтруда № 320н)․
• Информация о переходе:
  • Дата начала использования электронных трудовых книжек в организации․
  • Порядок доступа к ЭТК (через портал Госуслуги‚ мобильное приложение‚ корпоративный сервис);
• Права работника:
  • Право согласиться или отказаться от электронного формата․
  • Сроки подачи заявления о выборе формы (не менее 5 рабочих дней)․
  • Последствия отказа (продолжение ведения бумажной трудовой книжки)․
• Контактные данные лица (или отдела)‚ ответственного за обработку заявлений и ответы на вопросы․
• Подпись руководителя (или уполномоченного лица) и печать организации․

Шаги работодателя по организации процесса уведомления

1. Подготовка шаблона уведомления (см․ ниже готовый образец)․
2. Согласовать текст с юристом и обеспечить соответствие последним изменениям законодательства․
3. Определить ответственного за взаимодействие с персоналом – обычно отдел кадров или служба безопасности труда․
4. Разослать уведомление всем сотрудникам:
   • в бумажном виде (при личной передаче);
   • по электронной почте (с подтверждением получения);
   • через корпоративный портал (если есть)․
5. Собрать от работников заявленные формы (согласие/отказ) и оформить их в личных делах․
6. Внести запись в электронную трудовую книжку о переходе (если работник согласился)․
7. Обеспечить сохранность и доступность бумаг для тех‚ кто отказался от ЭТК․

Готовый образец уведомления работника

ООО «Пример» ИНН ###
ОГРН 1197746001234
______________________________________________________________________
 УВЕДОМЛЕНИЕ О ПЕРЕХОДЕ НА ЭЛЕКТРОННУЮ
 ТРУДОВУЮ КНИЖКУ (ЭТК)
В соответствии с Федеральным законом № 439‑ФЗ от  г․ 
(ст․ 2‑4‚ ст․ 66․1 ТК РФ) а также Приказом Минтруда РФ № 320н от 
 г․ компания «ООО «Пример» информирует Вас о переходе
на ведение сведений о трудовой деятельности в электронном виде․

Дата начала использования электронных трудовых книжек в нашей
 организации – «__» __________ 20____ г․
Доступ к ЭТК будет осуществляться через федеральный портал
 Госуслуги (https://www․gosuslugi․ru) либо через мобильное приложение
 «ЭТК‑Кадры»‚ предоставленное нашим ИТ‑отделом․

Ваши права:
 • Вы имеете право согласиться на переход к Электронной Трудовой
 Книжке (ЭТК)․ Для этого необходимо подписать прилагаемое заявление
 в течение 5 рабочих дней с даты получения настоящего уведомления․
 • Вы имеете право отказаться от ЭТК и продолжить вести бумажную
 трудовую книжку․ Для отказа также необходимо оформить заявление
 в течение 5 рабочих дней․

Последствия выбора:
 – При согласии сведения о Вашей трудовой деятельности будут
 размещены в электронном виде‚ а бумажный документ будет
 передан в архив․
 – При отказе бумажная трудовая книжка будет храниться в
 кадровом отделе‚ а все дальнейшие сведения будут вноситься
 в неё в обычном порядке․

По всем вопросам‚ связанным с переходом на ЭТК‚ Вы можете
 обратиться к ответственному лицу:

 • Иванов И․И․‚ руководитель отдела кадров
 тел․: +7 (495)  ‑23‑45‑67‚ e‑mail: ivanov@primer․ru
 • Петров П․П․‚ специалист по ИТ‑поддержке
 тел․: +7 (495)  ‑23‑45‑68‚ e‑mail: petrov@primer․ru

Подпись руководителя ________________________
(ФИО‚ должность)

М․П․

Приложения к уведомлению

• Заявление о согласии на переход к ЭТК (пример шаблона)․
• Заявление об отказе от ЭТК (пример шаблона)․
• Инструкции для доступа к порталу Госуслуги․

Список контактов для обращений (пример)

• Отдел кадров
  • Тел․: +7 (495)  ‑23‑45‑67
  • E‑mail: hr@primer․ru
  • Время работы: 9:00 – 18:00 (пн‑пт)
• ИТ‑поддержка
  • Тел․: +7 (495)  ‑23‑45‑68
  • E‑mail: it-support@primer․ru
  • Время работы: 8:00 – 20:00 (пн‑пт)
• Юридический отдел
  • Тел․: +7 (495)  ‑23‑45‑69
  • E‑mail: legal@primer․ru
  • Время работы: 10:00 – 17:00 (пн‑пт)
• Горячая линия Минтруда РФ (для вопросов о законодательстве)
  • Тел․: 8‑800‑100‑60‑60 (круглосуточно)
  • Сайт: mintrud․gov․ru

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли подписывать заявление‚ если я согласен?

Да․ Подписание заявления подтверждает ваше согласие и служит основанием
для внесения данных в ЭТК․

Что будет‚ если я не подам заявление в течение 5 дней?

Считается‚ что вы отказались от перехода‚ и ваша трудовая книжка будет
ведётся в бумажном виде․

Можно ли в дальнейшем изменить выбор?

Да․ По желанию работник может в любой момент подать новое заявление
о смене формы ведения трудовой книжки․ Переход назад в бумажный вариант
возможен в течение 30 дней с момента подачи заявления․

Переход на электронные трудовые книжки – важный шаг к цифровизации кадрового
учёта․ Правильное оформление уведомления и своевременный сбор заявлений
позволяют избежать юридических рисков и обеспечить прозрачность процесса
для всех сторон․ Помните: уведомление должно быть доставлено каждому
работнику‚ а работник обязан получить возможность выбора․

При необходимости адаптировать образец под конкретные условия
организации рекомендуется проконсультироваться с юристом‚ специализирующимся
на трудовом праве․