Трудовые отношения требуют гибкости. Иногда возникают ситуации, когда сотрудник, находясь в отпуске, вынужден выполнять рабочие задачи, либо, наоборот, ему необходимо освободить день без потери заработной платы. В кадровом делопроизводстве слово «отгул», это профессиональный жаргонизм, который закрепился в обиходе, хотя в Трудовом кодексе РФ такого термина нет. Разберёмся, как правильно оформить дополнительный день отдыха за работу во время отпуска и какие нюансы при этом важно учесть.
Что такое отгул с точки зрения закона
Под отгулом обычно понимают дополнительный день отдыха, предоставляемый работнику в качестве компенсации за ранее отработанное время: за работу в выходные и праздничные дни, за сверхурочную работу, за дни сдачи крови (донорство) и в ряде других случаев. Законодательно это оформляется как «дополнительное время отдыха» или «другой день отдыха» (ст. 153 ТК РФ).
Работа во время отпуска: что говорит Трудовой кодекс
Важно понимать: ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется работнику для отдыха, и привлечение его к работе в этот период по общему правилу не допускается. Однако на практике возможны ситуации:
- работник по согласованию с работодателем выполняет отдельные задачи дистанционно;
- сотрудника отзывают из отпуска с его согласия (ст. 125 ТК РФ);
- возникает производственная необходимость, требующая участия конкретного специалиста.
При отзыве из отпуска неиспользованная часть отпуска должна быть предоставлена работнику по его выбору в удобное время в течение текущего рабочего года либо присоединена к отпуску за следующий рабочий год. Именно эти дни чаще всего и называют «отгулами за работу в отпуске».
Пошаговая инструкция по оформлению
Шаг 1. Согласование с работодателем
Любой отзыв из отпуска возможен только с письменного согласия работника. Работодатель направляет уведомление (предложение) о необходимости выйти на работу, а сотрудник письменно выражает согласие или отказ. Отказ не является нарушением трудовой дисциплины.
Шаг 2. Издание приказа
Кадровая служба оформляет приказ об отзыве из отпуска, в котором указываются:
- дата выхода сотрудника на работу;
- количество неиспользованных дней отпуска;
- порядок их использования (перенос на другое время или присоединение к следующему отпуску);
- порядок перерасчёта отпускных.
Шаг 3. Заявление работника на предоставление дней отдыха
Когда сотрудник решает использовать неиспользованные дни, он пишет заявление на имя руководителя. В заявлении указывается:
- ФИО и должность работника;
- просьба предоставить дни отдыха в счёт неиспользованного отпуска;
- конкретные даты;
- ссылка на основание (отзыв из отпуска, приказ);
- дата и подпись.
Шаг 4. Приказ о предоставлении отгулов
На основании заявления издаётся приказ, вносятся изменения в график отпусков и табель учёта рабочего времени. Дни отдыха отмечаются соответствующим кодом.
Оплата и перерасчёт
При отзыве из отпуска производится перерасчёт отпускных: суммы за неиспользованные дни засчитываются в счёт заработной платы. Когда работник позже берёт эти дни отдыха, отпускные начисляются заново по среднему заработку на момент их предоставления.
Если же речь идёт о работе в выходной или праздничный день, компенсация предоставляется по выбору работника: либо оплата в двойном размере, либо одинарная оплата плюс дополнительный день отдыха (ст. 153 ТК РФ).
Кого нельзя отозвать из отпуска
Закон устанавливает категории работников, которых запрещено отзывать из отпуска даже с их согласия:
- работники в возрасте до 18 лет;
- беременные женщины;
- сотрудники, занятые на работах с вредными и (или) опасными условиями труда.
Практические рекомендации
- Всегда фиксируйте договорённости письменно — устные соглашения сложно доказать при споре.
- Сохраняйте копии приказов и заявлений.
- Согласуйте даты отгулов заранее, чтобы избежать конфликтов с руководством.
- Помните: неиспользованные дни отпуска не «сгорают» и могут быть использованы в течение рабочего года или присоединены к следующему отпуску.
Оформление отгула за работу во время отпуска — процедура несложная, если соблюдать требования Трудового кодекса: получить согласие работника, издать приказ об отзыве, оформить заявление на дни отдыха и корректно произвести перерасчёт выплат. Грамотное документальное оформление защищает интересы и работника, и работодателя, позволяя избежать трудовых споров в будущем.