Отпуск без сохранения заработной платы (за свой счет) — распространенная ситуация, когда руководителю компании нужно временно отойти от дел по личным обстоятельствам. Однако оформление такого отпуска для генерального директора имеет свои особенности: он одновременно является и работником, и единоличным исполнительным органом организации. Разберемся, кому адресовать заявление, как его составить и какие документы оформить дополнительно.

Нужно ли генеральному директору писать заявление

По общему правилу отпуск без сохранения заработной платы предоставляется работнику на основании его письменного заявления (ст. 128 ТК РФ). Генеральный директор — такой же работник, с которым заключен трудовой договор, поэтому формально заявление необходимо. Однако на практике многое зависит от внутренних документов организации:

• устава организации — в нем может быть закреплено, что вопрос об отпуске директора решает общее собрание участников или совет директоров;
• трудового договора с директором — там могут быть прописаны сроки и порядок предоставления отпусков;
• локальных нормативных актов — положений об отпусках, внутреннего трудового распорядка.

Если устав относит решение вопроса к компетенции собственников, заявление обязательно. Если такого пункта нет, директор может ограничиться изданием приказа о своем отпуске.

Кому адресовать заявление

Это ключевой вопрос, и ответ зависит от структуры компании:

1. Если вопрос отпуска в компетенции общего собрания участников (акционеров) — заявление пишется на имя председателя общего собрания, совета директоров или единственного участника общества.
2. Если директор сам является единственным участником — заявление оформляется «самому себе». В шапке указывается: «Единственному участнику ООО «Ромашка» Иванову И.И. от генерального директора ООО «Ромашка» Иванова И.И.».
3. Если устав не регулирует этот вопрос — директор пишет заявление в свободной форме на свое имя (как работодатель) и сам издает приказ.

Как составить заявление: структура и образец

Заявление составляется в свободной форме, но должно содержать обязательные реквизиты:

• наименование организации;
• адресат (ФИО и должность лица, уполномоченного принимать решение);
• ФИО и должность заявителя;
• просьба о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы;
• даты начала и окончания отпуска, количество календарных дней;
• причина отпуска (по желанию — семейные обстоятельства и т.п.);
• дата и подпись.

Пример текста заявления

«Председателю общего собрания участников ООО «Вектор» Петрову А.С.
от генерального директора ООО «Вектор» Сидорова И.П.

Заявление
Прошу предоставить мне отпуск без сохранения заработной платы с по продолжительностью 15 календарных дней по семейным обстоятельствам.
На период отпуска прошу возложить исполнение обязанностей генерального директора на заместителя генерального директора Кузнецову О.В.

— Сидоров И.П.»

Что оформить дополнительно

Одного заявления недостаточно. Для корректного оформления отпуска потребуется:

1. Решение уполномоченного органа — если отпуск согласует собрание участников, оформляется протокол или решение единственного участника.
2. Приказ об отпуске, по унифицированной форме Т-6 или по форме, утвержденной в организации. Подписывает его сам директор (или лицо, назначенное собственниками).
3. Приказ о возложении обязанностей, на время отпуска полномочия передаются заместителю или иному сотруднику. В приказе указывают ФИО и должность исполняющего обязанности, срок и объем полномочий (например, «в пределах полномочий генерального директора» или с ограничениями — без права открывать счета, представлять компанию в суде и т.д.).
4. Доверенность — если исполняющему обязанности нужно подписывать документы, представлять интересы компании в банках, налоговых органах и контрагентах.

Важные нюансы

• Отпуск за свой счет не входит в стаж, дающий право на ежегодный оплачиваемый отпуск, если его продолжительность превышает 14 календарных дней в течение рабочего года.
• Заранее проверьте, не требуется ли уведомить банк о временной смене лица, имеющего право подписи.
• Если директор, единственный участник, все документы (решение, приказ) он оформляет сам, что полностью законно.
• На период отпуска без сохранения зарплаты трудовой договор с директором не приостанавливается — он сохраняет статус единоличного исполнительного органа.

Генеральному директору следует начать с изучения устава и трудового договора: именно они определяют, кому адресовать заявление на отпуск за свой счет. В большинстве случаев заявление пишется на имя участников общества или оформляется «самому себе», если директор — единственный собственник. После согласования издается приказ об отпуске и приказ о передаче полномочий — тогда уход руководителя в отпуск будет оформлен юридически грамотно и не создаст проблем в работе компании.