Правильный учет расходов — основа легальной оптимизации налога на прибыль и предмет постоянного внимания налоговых органов. В эпоху цифровизации все больше компаний приобретают авиа- и железнодорожные билеты для командированных сотрудников в бездокументарной форме — в виде электронных билетов. Возникает закономерный вопрос: какими документами подтвердить такие расходы, чтобы налоговая инспекция не сняла их при проверке? Разберемся в этой статье.
Общие требования к подтверждению расходов
Согласно статье 252 Налогового кодекса РФ, расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, осуществленные налогоплательщиком. Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ.
Каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом, который составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью (ст. 9 Закона от № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»).
Таким образом, произведенные налогоплательщиком траты в обязательном порядке должны быть документально подтверждены, иначе их нельзя учитывать при расчете налога на прибыль.
Электронный авиабилет: что является оправдательным документом
Если авиабилет приобретен в бездокументарной форме (электронный билет), то оправдательным документом, подтверждающим расходы на приобретение авиабилета для целей налогообложения, является маршрут/квитанция электронного билета, сформированная автоматизированной информационной системой оформления воздушных перевозок. В ней обязательно должна быть указана стоимость перелета.
Такой документ должен соответствовать требованиям статьи 252 НК РФ и Закона № 402-ФЗ (ранее, Закона № 63-ФЗ «О бухгалтерском учете»).
Роль посадочного талона
Маршрут/квитанция подтверждает факт приобретения билета, но не факт перелета. Поэтому традиционно налоговые органы требовали также посадочный талон, подтверждающий, что сотрудник действительно совершил поездку.
Важное изменение: с марта 2024 года электронные посадочные талоны полностью приравнены к бумажным — это закреплено в письме Минфина № 03-03-07/82984 и Приказе Минтранса № 395. Теперь для подтверждения расходов на авиаперелеты достаточно электронного посадочного талона, в т.ч. с QR-кодом.
Позиция Минфина и ФНС
Министерство финансов РФ неоднократно разъясняло порядок подтверждения расходов на электронные билеты:
- Письмо Минфина от № 03-03-06/1/62980 — разъясняет, как налогоплательщики могут подтвердить расходы на приобретение электронных билетов;
- Письмо Минфина от ноября 2025 года № 03-03-06/3/109641 — вновь акцентирует внимание на правильном документальном оформлении;
- Письмо Минфина от № 03-03- — детально разбирает вопрос легитимности первичной документации в цифровом формате для целей налогообложения прибыли.
Разъяснения ФНС России (2023–2024 гг.) подтверждают, что для возмещения расходов достаточно косвенного подтверждения: письма-поручения, маршрут-квитанции, электронного билета с QR-кодом.
Что делать, если посадочный талон утерян
На практике нередко возникает ситуация, когда сотрудник потерял посадочный талон. Означает ли это, что расходы нельзя учесть? Не обязательно.
По мнению Минфина России, расходы при приобретении работником электронного авиа- или железнодорожного билета могут быть приняты в уменьшение налоговой базы по налогу на прибыль, если данные расходы имеют косвенное подтверждение. К таким документам относятся:
- приказ о направлении сотрудника в командировку;
- командировочное удостоверение;
- документы о проживании (счета гостиниц, чеки);
- авансовый отчет сотрудника;
- служебное задание и отчет о его выполнении;
- справка авиакомпании о факте перелета.
Аналогичный подход Минфин применяет и для «упрощенцев»: налоговую базу по единому налогу при УСН можно уменьшить, даже если посадочный талон утерян (письмо от № 03-03-06/1/384), при наличии косвенных подтверждений командировки.
Практические рекомендации для бухгалтера
Чтобы исключить риск начисления штрафных санкций и доначисления налога на прибыль, рекомендуется:
- Корректно отражать в бухгалтерских регистрах движение авиабилетов и собирать фактические доказательства расходования средств.
- Хранить маршрут/квитанцию каждого электронного билета с указанием стоимости перелета.
- Требовать от сотрудников посадочные талоны (бумажные или электронные) либо справку перевозчика о факте перелета.
- Оформлять полный пакет командировочных документов: приказ, авансовый отчет, документы о проживании.
- Закрепить в учетной политике порядок документального подтверждения расходов на электронные билеты.
- Проверять реквизиты электронных документов на соответствие требованиям ст. 9 Закона № 402-ФЗ.
Электронный билет, полноценное основание для признания расходов по налогу на прибыль. Ключевым подтверждающим документом выступает маршрут/квитанция с указанием стоимости перелета, а факт поездки подтверждается посадочным талоном (в т.ч. электронным) или косвенными доказательствами командировки. Соблюдение этих требований и внимательное отношение к оформлению первичных документов позволят компании спокойно учитывать затраты на проезд сотрудников и избежать претензий со стороны налоговых органов.