Электронная трудовая книжка (ЭТК) давно стала привычным инструментом кадрового учета. Однако у многих кадровиков и работодателей до сих пор возникают вопросы: какие сведения вносить при увольнении сотрудника, какие формулировки использовать и какие отчеты сдавать. Разберемся во всех нюансах подробно.

Общий принцип: что фиксируется в ЭТК при увольнении

Если работник выбрал электронный формат трудовой книжки, бумажный документ ему выдали на руки, а все последующие сведения о трудовой деятельности передаются в Социальный фонд России (СФР) в электронном виде. При увольнении такого сотрудника работодатель обязан:

• издать приказ о прекращении трудового договора;
• подать в СФР отчет по форме ЕФС-1 с кадровым событием «Увольнение»;
• выдать работнику сведения о трудовой деятельности (форма СТД-Р) в день увольнения.

Как заполнить форму ЕФС-1 при увольнении

Отчет по форме ЕФС-1 при увольнении сотрудника с электронной трудовой книжкой включает:

• титульный лист — сведения о страхователе;
• подраздел 1 раздела 1 — персональные данные работника (ФИО, СНИЛС, ИНН и др.);
• подраздел 1.1 раздела 1 — сведения о кадровом событии.

В подразделе 1.1 указываются:

1. вид кадрового мероприятия — «Увольнение»;
2. дата увольнения (последний рабочий день);
3. основание увольнения, код и наименование по классификатору, соответствующие статье ТК РФ;
4. реквизиты приказа (дата и номер), на основании которого расторгнут трудовой договор;
5. наименование должности и структурного подразделения;
6. при необходимости — сведения о расторжении договора ГПХ, если он был.

Сроки сдачи отчета

Форму ЕФС-1 нужно сдать в СФР не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа об увольнении или иного документа, подтверждающего прекращение трудовых отношений. Если приказ издан в пятницу, отчитаться можно в понедельник. За нарушение сроков предусмотрены штрафы.

Формулировки оснований увольнения

Согласно части 5 статьи 84.1 ТК РФ, запись об основании и причине прекращения трудового договора должна производиться в точном соответствии с формулировками Трудового кодекса или иного федерального закона и со ссылкой на соответствующие статью, часть статьи, пункт статьи. Это правило действует и для электронных сведений.

Примеры корректных формулировок

• По собственному желанию: «Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации». Обратите внимание: ссылаться нужно на п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ, а не на статью 80 ТК РФ.
• По соглашению сторон: «Трудовой договор прекращен по соглашению сторон, пункт 1 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».
• По инициативе работодателя (сокращение): «Трудовой договор расторгнут по инициативе работодателя в связи с сокращением численности или штата работников организации, пункт 2 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации».
• В связи с истечением срока договора: «Трудовой договор прекращен в связи с истечением срока действия трудового договора, пункт 2 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».
• Перевод к другому работодателю: «Трудовой договор прекращен в связи с переводом работника по его просьбе (с его согласия) к другому работодателю, пункт 5 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».

Важно: в тексте записей не допускаются сокращения — пишется «пункт», «часть», «статья», «Трудового кодекса Российской Федерации» полностью.

Если у сотрудника бумажная трудовая книжка

Когда работник не переходил на ЭТК, запись об увольнении вносится в бумажную книжку в последний рабочий день:

1. Графа 1 — порядковый номер записи;
2. Графа 2 — дата увольнения;
3. Графа 3, основание увольнения с точной формулировкой и ссылкой на статью ТК РФ;
4. Графа 4, реквизиты приказа (дата и номер).

Запись заверяется подписью ответственного лица, печатью (при наличии) и подписью работника.

Что выдать работнику в день увольнения

• сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р (на бумаге или в электронном виде — по выбору работника);
• выписку из ЕФС-1 (разделы 1 и 2);
• справку о заработке для расчета пособий;
• сведения персонифицированного учета.

Типичные ошибки работодателей

• ссылка на ст. 80 ТК РФ вместо п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ при увольнении по собственному желанию;
• использование сокращений в формулировках;
• несвоевременная сдача ЕФС-1;
• расхождение даты увольнения в приказе и в отчете;
• невыдача формы СТД-Р в последний рабочий день.

При увольнении сотрудника с электронной трудовой книжкой главное, вовремя подать форму ЕФС-1 с корректным основанием увольнения, точно соответствующим формулировкам ТК РФ, и выдать работнику сведения СТД-Р. Внимательность к деталям поможет избежать штрафов и споров с бывшими работниками.