Личное дело учащегося — это официальный документ, который ведётся в каждой образовательной организации с момента зачисления ребёнка в школу и до его окончания или выбытия. В нём содержится полная информация об ученике: сведения о семье, успеваемости, социальном статусе, состоянии здоровья и другие важные данные. В ряде ситуаций родителям (законным представителям) или самому ученику требуется получить личное дело на руки — чаще всего при переводе в другую школу. Для этого необходимо написать соответствующее заявление.
Когда может понадобиться заявление о выдаче личного дела
- Перевод ученика в другую образовательную организацию;
- Переезд семьи в другой город или регион;
- Переход на семейное или дистанционное обучение;
- Окончание школы и необходимость получения документов;
- Иные ситуации, предусмотренные локальными актами школы.
Подать заявление можно в любое время учебного года. Основанием для выдачи документов является письменное обращение родителя (законного представителя) учащегося.
Что входит в состав личного дела
Согласно действующим нормативным актам (в частности, Приказу Минпросвещения России № 458) и типовым положениям о ведении личных дел, в состав документа обычно входят:
- Заявление родителей о зачислении в школу;
- Копия свидетельства о рождении или паспорта ученика;
- Документы об успеваемости (табели, ведомости);
- Медицинская карта;
- Сведения о семье и социальном статусе;
- Характеристики, акты обследования (при наличии);
- Иные документы, накопленные за период обучения.
Как правильно составить заявление
Заявление пишеться в свободной форме на имя директора школы, однако должно содержать обязательные реквизиты:
- Шапка документа (правый верхний угол): должность и ФИО директора, наименование школы, ФИО заявителя, адрес и контактный телефон;
- Название документа — «Заявление»;
- Основная часть, просьба выдать личное дело с указанием ФИО ученика, даты рождения, класса и причины выдачи;
- Дата и подпись заявителя.
Образец заявления
Директору МБОУ «Средняя общеобразовательная школа № 1»
Ивановой Марии Петровне
от Петрова Алексея Сергеевича,
проживающего по адресу: г. Москва, ул. ###, д. 5, кв. 12,
тел.: +7 (900) 000-00-00
ЗАЯВЛЕНИЕ
Прошу выдать мне личное дело моего сына, Петрова Дмитрия Алексеевича, года рождения, обучающегося в 7 «А» классе, в связи с переводом в другую образовательную организацию (переездом семьи в другой город).
Порядок подачи и получения
- Шаг 1. Обратитесь в секретариат или администрацию школы и уточните, принята ли в организации специальная форма заявления (во многих школах есть готовые бланки).
- Шаг 2. Заполните заявление, указав все необходимые данные: ФИО ученика, дату рождения, класс, причину выдачи.
- Шаг 3. Зарегистрируйте заявление у секретаря и получите отметку о принятии.
- Шаг 4. Получите личное дело под расписку в установленный школой срок.
Важные моменты
- Личные дела учащихся 1–4 классов ведутся учителями начальных классов, в 5–11 классах — классными руководителями;
- По окончании школы личное дело выпускника хранится в архиве образовательной организации в течение установленного срока (как правило, не менее 3 лет, а по ряду документов — значительно дольше);
- При утере документов можно подать заявление о выдаче дубликата;
- Родители вправе знакомиться с содержанием личного дела своего ребёнка в любое время.
Грамотно составленное заявление позволит быстро и без лишних сложностей получить личное дело ученика и продолжить обучение в новом образовательном учреждении.