Граждане нередко обращаются в государственные органы, органы местного самоуправления и различные организации с заявлениями, жалобами и предложениями. Однако иногда обстоятельства меняются: проблема решается сама собой, заявитель находит иной способ урегулирования вопроса или просто передумывает. В таких случаях законодательство предусматривает возможность отзыва обращения. Рассмотрим подробно, как это сделать правильно.
Что такое отзыв обращения
Отзыв обращения — это право гражданина прекратить рассмотрение своего заявления, жалобы или предложения до того, как по нему будет принято решение по существу. Данное право закреплено в законодательстве об обращениях граждан и не обусловлено какими-либо дополнительными условиями или наступлением определённых событий.
Ключевой принцип: гражданин может отозвать своё обращение в любой момент до рассмотрения его по существу, и орган, рассматривающий обращение, обязан прекратить работу с ним.
До какого момента можно отозвать обращение
Законодатель устанавливает чёткую границу, отзыв возможен до рассмотрения обращения по существу. Обращение считается рассмотренным по существу, если:
- по поставленным в обращении вопросам принято решение;
- заявителю дан ответ по существу поставленных вопросов;
- приняты меры по реализации требований или предложений заявителя.
Если решение по обращению уже принято и ответ направлен заявителю, отозвать обращение нельзя — процедура рассмотрения завершена.
Форма отзыва обращения
Отзыв оформляется путём подачи соответствующего заявления. В зависимости от того, как было подано первоначальное обращение, отзыв может быть оформлен:
- в письменной форме — на бумажном носителе с личной подписью заявителя;
- в электронной форме — если обращение подавалось через электронные сервисы, порталы государственных услуг или по электронной почте.
Как составить заявление об отзыве обращения
Заявление об отзыве должно содержать следующие сведения:
- Наименование органа или организации, в которую подавалось обращение, либо ФИО и должность должностного лица.
- Данные заявителя: фамилия, имя, отчество, почтовый адрес (или адрес электронной почты).
- Реквизиты первоначального обращения: дата подачи, регистрационный номер (если известен), краткое изложение сути вопроса.
- Ясно выраженная воля на отзыв — формулировка «прошу прекратить рассмотрение моего обращения» или «отзываю своё обращение».
- Дата и личная подпись заявителя.
Пример формулировки
«Прошу прекратить рассмотрение моего обращения от , входящий номер 1234, по вопросу благоустройства придомовой территории, и возвратить мне приложенные к нему оригиналы документов. Обращение отзываю в полном объёме».
Что происходит после отзыва обращения
После получения заявления об отзыве соответствующий орган или должностное лицо обязаны:
- прекратить рассмотрение обращения по существу — никакие проверки и решения по нему больше не проводятся и не принимаются;
- возвратить гражданину оригиналы документов, приложенных к обращению (копии документов, как правило, остаются в материалах дела);
- зафиксировать факт отзыва в учётной документации — внести соответствующую отметку в регистрационную форму (журнал, электронную карточку обращения);
- при необходимости уведомить заявителя о прекращении рассмотрения обращения.
Как отзыв отражается в учёте и отчётности
Для организаций и органов власти важно правильно задокументировать отзыв:
- Заявление об отзыве регистрируется в установленном порядке как входящий документ.
- В регистрационно-контрольной форме первоначального обращения делается отметка об отзыве с указанием даты и реквизитов заявления.
- Заявление об отзыве подшивается к материалам первоначального обращения.
- В статистической отчётности отозванные обращения учитываются отдельно от рассмотренных по существу.
Важные нюансы
- Отзыв — право, а не обязанность. Никто не вправе принуждать гражданина к отзыву обращения.
- Отзыв не лишает права обратиться повторно. Гражданин может в дальнейшем вновь подать обращение по тому же вопросу.
- Отзыв должен быть добровольным и однозначным. Формулировка не должна допускать двойного толкования.
- Если обращение подавалось коллективное, вопрос об отзыве решается с учётом воли всех подписантов либо уполномоченного представителя.
- Отозвать можно только своё обращение либо обращение, поданное через законного представителя.
Отзыв обращения — простая и доступная процедура, позволяющая гражданину прекратить рассмотрение своего заявления до принятия решения по существу. Для этого достаточно подать письменное или электронное заявление с чётко выраженной волей на отзыв. Орган, получивший такое заявление, прекращает рассмотрение и возвращает оригиналы приложенных документов. Знание этих правил помогает как заявителям, так и специалистам, работающим с обращениями граждан, действовать в строгом соответствии с законом.