Электронный документооборот (ЭДО) в системе Saby (СБИС) позволяет быстро и юридически значимо обмениваться документами с контрагентами. В этой статье подробно разберём, как создать, подписать электронной подписью и отправить договор контрагенту через СБИС.
Что потребуется перед началом работы
Прежде чем отправлять договор, убедитесь, что у вас есть:
- зарегистрированный кабинет в Saby с подключённой услугой электронного документооборота;
- действующая квалифицированная электронная подпись (КЭП), на токене (носителе) или облачная;
- установленные на компьютере драйверы и программы для работы с подписью (если используется носитель);
- готовый файл договора в допустимом формате (PDF, DOCX и др.).
Пошаговая инструкция по отправке договора
Шаг 1. Создание документа
Перейдите в раздел «Документы» → «Исходящие» (или «Документы/Договоры», если хотите заключить двусторонний договор). Нажмите кнопку создания документа и выберите тип «Договор». Если вы работаете в разделе договоров, выберите тип «С покупателями» (если вы продавец) или «С поставщиками» (если вы покупатель).
Шаг 2. Проверка данных отправителя
Проверьте организацию-отправителя, номер и дату заключения договора. Если данные нужно изменить, нажмите на название организации или на поле с номером и датой. Если учёт договоров ведётся в другой системе, укажите соответствующий номер вручную.
Шаг 3. Указание получателя
Укажите контрагента-получателя. Для договора можно добавить нескольких получателей — введите их через запятую (в отличие от других документов, где получатель может быть только один).
Обратите внимание на индикатор риска под именем получателя — он помогает оценить надёжность контрагента (юридического лица, ИП или физического лица). Красный цвет индикатора сигнализирует о проблемах: блокировке счетов, признаках банкротства или резком сокращении штата.
Если договор отправляется физическому лицу, проверьте, что в его карточке указаны ИНН или СНИЛС.
Шаг 4. Заполнение условий договора
Заполните основные параметры:
- сумму договора;
- валюту расчётов;
- условия и сроки оплаты;
- период действия договора.
Через кнопку «Ещё» можно дополнительно указать номер расчётного счёта для оплаты (он будет подставляться в связанные документы расчёта), а также контактное лицо и его реквизиты.
Шаг 5. Прикрепление файла договора
Нажмите «Добавить» и выберите, откуда загрузить файл договора, с компьютера или из другого источника.
Важные ограничения:
- нельзя отправлять заражённые вирусами или исполняемые файлы (.exe, .dll, .msi), а также файлы в формате .link;
- если контрагент работает в Saby — до 200 вложений общим объёмом не более 100 Мб;
- при отправке в роуминге лимиты определяет оператор ЭДО контрагента.
Шаг 6. Выбор способа отправки
Нажмите кнопку отправки и выберите способ:
- По ЭДО — подключите носитель с электронной подписью к компьютеру и нажмите «Saby». Если контрагент пользуется услугами другого оператора ЭДО, отправьте документ в абонентский ящик нужного оператора, Saby предложит отправить приглашение к роумингу.
- На электронную почту — выберите «Email».
- По СМС или в мессенджер — выберите «SMS», «WhatsApp» или «Telegram».
Шаг 7. Проверка и подписание
Перед отправкой перейдите на вкладку «Кому и что» и проверьте получателей и вложения. Затем нажмите кнопку подписания и отправки, документ будет подписан вашей электронной подписью и отправлен контрагенту.
Что происходит после отправки
После того как контрагент получит договор, он сможет подписать его со своей стороны. После утверждения документа обеими сторонами у каждой из них появится юридически значимый документ, и стороны смогут перейти к исполнению взаимных обязательств. Статус документа можно отслеживать в разделе «Исходящие» — там видно, доставлен ли договор, просмотрен и подписан ли он контрагентом.
Полезные советы
- Всегда проверяйте индикатор риска контрагента перед заключением договора.
- Следите за сроком действия электронной подписи — заблаговременно продлевайте сертификат.
- Храните подписанные договоры в архиве СБИС — они сохраняют юридическую силу и доступны в любой момент.
- Если контрагент ещё не работает в ЭДО, отправьте ему приглашение прямо из системы.
Отправка договора через СБИС с электронной подписью занимает всего несколько минут: создайте документ, укажите получателя, прикрепите файл, подпишите и отправьте. Электронный документооборот экономит время, сокращает расходы на бумажный документооборот и обеспечивает юридическую значимость всех подписанных документов.