Вопрос о способах подачи уведомления об исчисленных суммах налогов (страховых взносов) остается актуальным для многих налогоплательщиков. Несмотря на тотальную цифровизацию налогового администрирования, законодательство сохраняет возможность сдачи отчетности в бумажном виде через почтовые операторы для определенных категорий лиц. В этой статье подробно разберем, кто и при каких условиях может отправить уведомление по почте, как это сделать правильно и какие изменения вступают в силу с сентября 2026 года.

Что такое уведомление об исчисленных суммах и кто обязан его сдавать

Уведомление об исчисленных суммах налогов, сборов, страховых взносов — это форма отчетности, которую налогоплательщики (организации и индивидуальные предприниматели) направляют в Феденальную налоговую службу (ФНС) для информирования о суммах налогов, удержанных у получателей доходов (работников, подрядчиков), а также исчисленных к уплате в бюджет.

Важно: Уведомление не сдается по следующим налогам (для них действуют иные сроки и формы деклараций/расчетов):

• Налог на прибыль и авансовые платежи по нему;
• НДС;
• Страховые взносы за третий месяц квартала (сдается расчет за квартал);
• Годовой налог при УСН, патент, ЕСХН и др. (сдаются декларации/расчеты по итогам периода).

Основной срок сдачи уведомления — не позднее 25-го числа месяца, следующего за тем, в котором налог был удержан/исчислен (для НДФЛ — до 25-го числа месяца, следующего за кварталом, если уплата производится ежемесячно, действуют нюансы ст. 226 НК РФ).

Общее правило: обязательная электронная подача

Согласно п. 3 ст. 80 НК РФ и приказам ФНС, организации и ИП, применяющие общую систему налогообложения (ОСНО), а также организации на УСН/ЕСХН, обязаны сдавать уведомление исключительно в электронном виде через:

• Систему телекоммуникаций (ЭДО) через оператора ЭДО;
• Личный кабинет налогоплательщика (ЛК ИП/ЮЛ) на сайте ФНС (nalog.gov.ru);
• Специализированные программные продукты (1С, Контур, СБИС и др.).

Для этих категорий налогоплательщиков сдача уведомления в бумажном виде (по почте или лично в окно инспекции) не допускается и считается несданным, что влечет штрафы по ст. 126 НК РФ (200 руб. за каждую несданную форму).

Кто имеет право отправить уведомление по почте (бумажное)

Исключения из правила обязательной электронной отчетности установлены ст. 80 НК РФ и приказом ФНС от № ЕД-7-11/[@] (актуальный регламент формы). Право сдать уведомление в бумажном виде через почту имеют:

Индивидуальные предприниматели на специальных режимах (Патент, ЕСХН, УСН «Доходы» без сотрудников)

Если ИП не имеет наемных работников и не является налоговым агентом по НДФЛ (не выплачивает доходы физлицам, подлежащие обложению), он может не сдавать уведомление вовсе (по данному налогу). Однако, если ИП на Патенте или ЕСХН имеет сотрудников (является налоговым агентом по НДФЛ и взносам), он обязан сдавать уведомление. При этом, если численность сотрудников не превышает установленных пределов (обычно до 100 человек для ИП на УСН/Патент/ЕСХН — уточняйте актуальные пороги в приказе ФНС), ИП может сдавать его в бумажном виде.

Малые предприятия (МСП) в пределах численности

Организации, входящие в реестр МСП (микропредприятия и малые предприятия), имеют право сдавать уведомление на бумажном носителе, если их среднесписочная численность сотрудников не превышает 100 человек (показатель может меняться, актуально на 2026 год).

Налогоплательщики, не имеющие доступа к ЭДО

В исключительных случаях (техническая невозможность подключения к ЭДО в удаленных районах) допускается бумажная сдача, но требуется подтверждение факта отсутствия технической возможности.

Порядок отправки уведомления почтой России

Если вы относитесь к категории лиц, имеющих право на бумажную сдачу, отправка производится ценным письмом с описью вложения. Это единственный способ подтвердить факт и срок сдачи документа в налоговый орган.

Пошаговая инструкция:

1. Заполнение формы: Используйте актуальный бланк, утвержденный приказом ФНС (на 2026 год актуален приказ ФНС от № ЕД-7-11/[@] с последующими изменениями). Заполняется в двух экземплярах (один уходит в ФНС, второй с отметкой о принятии остается у вас — но при почтовой отправке второй экземпляр вы заполняете для себя, на конверте указываете «Вложение: уведомление об исчисленных суммах… в 2-х экз.»).
2. Упаковка: Положите уведомление в конверт формата С4 или С5. Не склеивайте конверт полностью до прихода на почту.
3. Оформление на почте: Заявите, что отправляете ценное письмо с описью вложения (ф. 107). В описи детально перечислите: «Уведомление об исчисленных суммах налогов (НДФЛ, страховые взносы) за [месяц/квартал] 2026 г. в 2-х экземплярах, [количество] листов».
4. Адресат: Укажите полное наименование и адрес вашей Межрайонной инспекции ФНС (МИФНС) по месту учета (КПП/ОКТМО в реквизитах уведомления должны соответствовать инспекции-адресату).
5. Сохранение чеков: Сохраните квитанцию об оплате почтовой отправки и талон описи вложения (он выдается оператором почты на руки). Именно дата отправки (штамп календарного штемпеля на квитанции/описи) считается днем сдачи отчетности.

Изменения с 1 сентября 2026 года: упрощение для работодателей (ст. 58 НК РФ)

Согласно информации официального сайта ФНС России и изменениям в ст. 58 НК РФ, вступающим в силу 1 сентября 2026 года, существенно упрощается порядок взаимодействия работодателей с фондами и налоговыми органами.

Ключевые нововведения:

• Единый реестр расчетов: Работодатели будут формировать единый реестр исчисленных и уплаченных сумм (вместо отдельных уведомлений и расчетов по взносам в текущем виде).
• Срок сдачи: Единый реестр сдается ежемесячно не позднее 28-го числа месяца, следующего за отчетным (вместо 25-го для уведомления и разных сроков для РСВ).
• Только электронный формат: Новые правила жестко закрепляют исключительно электронный порядок сдачи единого реестра для всех организаций и ИП, имеющих наемных работников.

Риски и последствия неправильной сдачи

Резюме: чек-лист для принятия решения

Перед тем как идти на почту, ответьте на вопросы:

• Вы организация или ИП на ОСНО? → Только ЭДО/ЛК. Почта запрещена.
• Вы ИП на УСН/Патент/ЕСХН с сотрудниками (численность ≤ 100 чел.)? → Можете по почте (ценное с описью).
• Вы микропредприятие/малое предприятие (в реестре МСП, численность ≤ 100 чел.)? → Можете по почте (ценное с описью).
• Срок: после и у вас есть сотрудники? → Только электронный единый реестр. Почта запрещена для всех.

На текущий момент (до ) отправка уведомления об исчисленных суммах по почте допускается только для ИП на специальных режимах и малых предприятий (в пределах численности персонала), при условии оформления ценного письма с описью вложения. Для всех остальных налогоплательщиков действует строгое требование электронной отчетности.

С вступлением в силу изменений ст. 58 НК РФ с 1 сентября 2026 года вводится единый реестр расчетов, сдача которого предписывается исключительно в электронном виде для всех работодателей без исключения. Рекомендуем заранее (уже сейчас) перейти на электронный документооборот или освоить сдачу через Личный кабинет налогоплательщика, чтобы избежать штрафов и проблем с зачислением платежей в будущем.

Статья подготовлена на основании НК РФ, приказов ФНС России (в т.ч. от № ЕД-7-11/[@]) и информации с официального сайта ФНС о планируемых изменениях с . Данная информация носит справочный характер. Для принятия решений рекомендуется обратиться к актуальным нормативным правовым актам или проконсультироваться со специалистом.