Получение требования из налоговой инспекции — ситуация, с которой сталкиваються многие организации и индивидуальные предприниматели. Один из законных способов ответить на такое требование — направить документы по почте. В этой статье подробно разберём, как правильно это сделать, какие сроки соблюдать и на что обратить внимание, чтобы ответ был принят инспекцией.
Когда можно отвечать на требование по почте
Согласно пункту 2 статьи 93 и пункту 5 статьи 93.1 Налогового кодекса РФ, документы по требованию в рамках камеральной или встречной проверки могут быть представлены:
- в бумажном виде, лично, через представителя или по почте заказным письмом;
- в электронном виде, по телекоммуникационным каналам связи (ТКС) через оператора ЭДО или через личный кабинет налогоплательщика.
Таким образом, отправка ответа заказным письмом — полностью законный способ, и сам по себе он не является нарушением. Однако важно учитывать: если требование получено по ТКС, то и отвечать на него, как правило, нужно в электронном виде. Если же требование пришло на бумаге (почтой или вручено лично), ответ по почте допустим.
Как рассчитать срок ответа
Правильный расчёт срока — ключевой момент, ведь пропуск срока грозит штрафом.
- Если требование направлено по почте, оно считается полученным на 6-й рабочий день с даты отправки, даже если письмо фактически ещё не дошло до адресата. Срок для ответа (обычно 5 рабочих дней для пояснений) начинает отсчитываться с 7-го дня.
- Если заказное письмо пришло раньше 6-го рабочего дня, безопаснее считать днём получения фактическую дату вручения, так вы гарантированно уложитесь в срок.
- На представление документов по требованию обычно даётся 10 рабочих дней (при встречной проверке), на пояснения, 5 рабочих дней.
Как оформить ответ на требование
Ответ должен быть составлен грамотно и содержательно. Рекомендуется включить в него:
- Реквизиты требования, номер и дату документа, на который вы отвечаете, наименование инспекции.
- Суть ответа — пояснения по заданным вопросам либо перечень прилагаемых документов.
- Ссылки на нормы НК РФ — если вы считаете запрос необоснованным, подробно изложите свою позицию с аргументацией.
- Приложения — копии истребуемых документов, заверенные надлежащим образом.
- Подпись руководителя организации, ИП или уполномоченного представителя (в последнем случае приложите копию доверенности).
Пошаговая инструкция по отправке по почте
Шаг 1. Подготовьте пакет документов
Соберите ответное письмо и все приложения. Пронумеруйте и прошнуруйте многостраничные документы, заверьте копии подписью и печатью (при наличии).
Шаг 2. Составьте опись вложения
Отправляйте письмо заказным, с описью вложения и уведомлением о вручении. Опись составляется в двух экземплярах: один вкладывается в конверт, второй остаётся у вас с отметкой почты. Это ваше главное доказательство того, что именно и когда было отправлено.
Шаг 3. Отправьте письмо
Обратитесь в отделение Почты России, вложите документы в конверт, передайте опись оператору. Сохраните:
- квитанцию об отправке заказного письма;
- экземпляр описи вложения с оттиском штемпеля почты;
- впоследствии — уведомление о вручении.
Шаг 4. Проверьте доставку
По трек-номеру из квитанции отследите доставку письма на сайте Почты России. Датой представления документов считается дата отправки, указанная на почтовом штемпеле, поэтому даже если письмо будет идти долго, срок считается соблюдённым при своевременной отправке.
Важные нюансы
- Не отправляйте ответ обычным (простым) письмом — только заказным с описью. Иначе вы не сможете доказать факт и содержание отправки.
- Учитывайте новые правила ФНС: инспекция может не принять в качестве ответа одну лишь пояснительную записку без истребуемых документов, если они запрошены.
- Если требование пришло по ТКС, ответ по почте может не засчитываться, уточните формат ответа в самом требовании.
- Храните все подтверждающие документы (квитанцию, опись, уведомление) не менее 5 лет.
Отправка ответа на требование налоговой по почте, надёжный и законный способ, если соблюсти простые правила: правильно рассчитать срок, грамотно оформить ответ, направить его заказным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении, а также сохранить все подтверждающие документы. Такой подход защитит вас от штрафов и споров с инспекцией о факте и сроках представления документов.