Никто из работников не застрахован от ошибок и сбоев в трудовой деятельности. Иногда задание не выполнено в срок, работа сделана некачественно или должностные обязанности исполнены ненадлежащим образом. В таких ситуациях работодатель вправе потребовать от сотрудника письменные объяснения. В этой статье мы подробно разберём, что такое объяснительная записка за невыполнение работы, как её правильно составить, и приведём готовый образец.

Что такое объяснительная записка и когда она требуется

Объяснительная записка — это внутренний документ, в котором работник излагает причины и обстоятельства совершённого им дисциплинарного проступка. Согласно статье 193 Трудового кодекса РФ, до применения дисциплинарного взыскания работодатель должен затребовать от работника письменное объяснение.

Объяснительная записка за невыполнение работы может потребоваться в следующих ситуациях:

• невыполнение или ненадлежащее выполнение должностных обязанностей;
• срыв сроков выполнения задания или проекта;
• невыполнение приказа или распоряжения руководителя;
• невыполнение плана, норм выработки;
• ошибки в работе, повлёкшие материальный ущерб или сбои в деятельности организации;
• нарушение технологических процессов и регламентов.

Важно: привлечь работника к дисциплинарной ответственности за невыполнение должностных обязанностей работодатель вправе только при наличии подписи работника об ознакомлении с должностной инструкцией.

Юридическое значение объяснительной записки

Объяснительная записка — это не просто формальность. Она имеет важное юридическое значение:

1. Защита прав работника. В записке сотрудник может указать уважительные причины невыполнения работы (болезнь, форс-мажор, неисправность оборудования, отсутствие необходимых ресурсов), что может смягчить или исключить дисциплинарное взыскание.
2. Соблюдение процедуры. Без затребования письменного объяснения дисциплинарное взыскание может быть признано незаконным;
3. Доказательная база. Записка становится частью документооборота при наложении взыскания и может использоваться при разрешении трудовых споров.

Если работник отказывается давать объяснения, работодатель по истечении двух рабочих дней составляет соответствующий акт. Отказ от объяснений не является препятствием для применения взыскания.

Правила оформления объяснительной записки

Стандартизированной формы объяснительной записки не существует — она составляется в свободной форме. Однако оформление должно подчиняться общим правилам делопроизводства:

• «Шапка» в правом верхнем углу — адресация руководителю (должность, наименование организации, ФИО в дательном падеже);
• От кого — должность, структурное подразделение и ФИО работника (в родительном падеже, без предлога «от»);
• Название документа — «Объяснительная записка» посередине листа;
• Тема — например, «о невыполнении должностных обязанностей»;
• Основной текст — изложение фактов и причин;
• Дата — обязательно указывается дата проступка и дата написания записки;
• Подпись — собственноручная подпись работника с расшифровкой.

Что должно быть в тексте объяснительной

В свободной форме работник должен изложить:

1. предпосылки совершения ошибки;
2. причины невыполнения или ненадлежащего выполнения должностных обязанностей;
3. все сопутствующие обстоятельства;
4. последствия нарушения;
5. информацию, которую работник считает нужным дополнительно сообщить;
6. меры, которые он намерен предпринять для исправления последствий и недопущения подобного впредь.

Рекомендации по написанию

• Пишите кратко, по существу, в деловом стиле, без эмоциональных оценок.
• Указывайте конкретные факты, даты и время.
• Не перекладывайте вину на коллег без объективных оснований.
• Если причины уважительные — обязательно укажите их и приложите подтверждающие документы (больничный лист, справки, акты о неисправности оборудования).
• Признание ошибки и готовность её исправить обычно воспринимаются руководством положительно.

Образец объяснительной записки за невыполнение работы

Генеральному директору
ООО «ИнформСервис»
Демурову Г. Е.
от секретаря канцелярии
Ласточкиной Д. М.

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА
о невыполнении должностных обязанностей

Уважаемый Георгий Евгеньевич!

Признаю обоснованность претензий к моей работе года со стороны заведующей канцелярией Л. Д. Матрехиной. В этот день я несвоевременно обработала входящую корреспонденцию, из-за чего задержались дальнейшие дела канцелярии. Причина задержки, поломка компьютера, заявка на ремонт которого была подана мной с опозданием, в тот же день, , в 12:30. Опоздание вызвано тем, что сначала я пыталась наладить работу компьютера самостоятельно, что не привело к положительным результатам и только усугубило задержку.

Признаю свою вину в нарушении режима работы канцелярии. Я всегда стараюсь придерживаться инструкции по делопроизводству в своей работе и впредь буду стремиться исполнять свои должностные обязанности, вовремя информируя соответствующие службы о независящих от меня обстоятельствах.

Секретарь __________ /Ласточкина Д. М./

Объяснительная записка за невыполнение работы — важный документ, который позволяет работнику изложить свою позицию и защитить свои интересы. Грамотно составленная записка с указанием объективных причин и готовностью исправить ситуацию может существенно повлиять на решение руководства о применении дисциплинарного взыскания. Соблюдайте правила оформления, пишите честно и по существу — и этот документ станет вашим аргументом, а не обвинением.