Вопросы назначения и выплаты социальных пособий за счет средств работодателя остаются одними из самых актуальных в кадровой работе. Несмотря на то, что с 2023 года основные выплаты (по временной нетрудоспособности, беременности и родам, уходу за ребенком до 1,5 лет) производит Социальный фонд России (СФР), существует ряд случаев, когда деньги выплачиваются непосредственно из кассы организации. В этой статье подробно разберем, когда требуется заявление, как его правильно составить и какие нюансы учитывать в 2024–2026 годах.

Какие пособия выплачиваются за счет работодателя?

Согласно Трудовому кодексу РФ (ТК РФ) и Федеральному закону № 255-ФЗ, за счет работодателя (страхователя) оплачиваются:

• Пособие по временной нетрудоспособности (больничный) за первые 3 календарных дня каждого случая нетрудоспособности (ст. 3 Закона № 255-ФЗ). Остальные дни оплачиваются за счет средств СФР.
• Пособия, не покрываемые СФР: например, материальная помощь, пособия по коллективному договору, локальному нормативному акту (ЛНА), выплаты при несчастных случаях на производстве (в части, не покрываемой страховщиком), доплаты до среднего заработка при отправке в командировку или переработках (если предусмотрено ЛНА).
• Пособие на погребение (если умерший не был застрахованным лицом СФР на момент смерти, либо выплата производится работодателем по его инициативе/коллективному договору).
• Единовременное пособие при рождении ребенка — выплачивается СФР, но если работодатель выплачивает дополнительные выплаты (материальную помощь) — это за его счет.

Важно: С 2023 года ежемесячное пособие по уходу за ребенком до 1,5 лет, пособие по беременности и родам, а также пособие по временной нетрудоспособности (с 4-го дня) назначаются и выплачиваются исключительно СФР. Работодатель лишь передает сведения о заработке (СВЕД-РАБОТА) и календарях нетрудоспособности (ЭЛН). Заявление работнику в эти случаи пишется в СФР (через Госуслуги, МФЦ или лично), а не к работодателю.

Когда нужно писать заявление к работодателю?

Заявление (рапор) адресованное руководителю организации необходимо в следующих ситуациях:

1. Оплата первых 3 дней больничного: Формально для начисления этих дней отдельного заявления по закону не требуется — основанием является электронный лист нетрудоспособности (ЭЛН), полученный работодателем через СФР/ЭДО. Однако многие организации во внутренних ЛНА устанавливают обязательность написания заявления-рапорта на выплату «первых трех дней» для бухгалтерии.
2. Выплата пособия на погребение (за счет работодателя): Если выплата производится не СФР, а работодателем (например, по коллективному договору), требуется заявление установленного образца (утв. Приказом СФР от № 119, Приложение № 4, для страхователей).
3. Материальная помощь и иные выплаты по ЛНА/коллективному договору: Всегда требуется письменное обращение сотрудника.
4. Отпуск за свой счет (без сохранения заработка): Часто оформляется заявлением «за свой счет», которое влияет на период расчета пособий (исключается из страхового стажа и расчетного периода, если превышает 14 дней в году).
5. Корректировка расчетного периода/заработка: Если сотрудник обнаружил ошибку в переданных СФР данных (СВЕД-РАБОТА), он пишет заявление к работодателю с просьбой представить уточненные сведения в СФР.

Образец и структура заявления (универсальная форма)

Единой утвержденной формы заявления на выплату первых 3 дней больничного или материальной помощи за счет работодателя не существует (кроме пособия на погребение). Организация вправе установить свой бланк в ЛНА. Ниже приведена классическая структура, соответствующая делопроизводству (ГОСТ Р 7.0.97–2016).

Реквизиты заявления:

• Шапка: Кому (ФИО руководителя, название организации), От кого (ФИО работника, должность, табельный номер/подразделение).
• Заголовок: ЗАЯВЛЕНИЕ (по центру).
• Текст: Суть просьбы (например: «Прошу выплатить пособие по временной нетрудоспособности за первые 3 календарных дня (с по ) на основании ЭЛН № ###..;»).
• Основание: Ссылка на ЭЛН, справку, коллективный договор, приказ о начислении материальной помощи.
• Реквизиты для перевода: Номер банковского счета/карты (если не указаны в личном деле или изменились).
• Дата и подпись: Дата составления, личная подпись работника с расшифровкой.

Пример текста (для первых 3 дней больничного):

Особенности оформления в 2024–2026 гг. (Электронный документооборот)

С переходом на электронные больничные (ЭЛН) процедура максимально упрощена:

• Бумажный больничный лист отменен (кроме редких исключений). Работодатель получает сведения об ЭЛН автоматически через личный кабинет СФР или оператора ЭДО.
• Заявление часто не требуется: Для начисления первых 3 дней бухгалтерия опирается на реестр ЭЛН, полученный из СФР. Если во внутреннем распорядке организации заявление не закреплено как обязательный документ — писать его не нужно.
• Электронное заявление: Во многих компаниях сотрудники подают рапорт через внутреннюю портал (1С:ЗУП, СБИС, Диадок, Контур.Экстерн) с ЭЦП. Это равносильно бумажному с синей печатью/подписью.
• Сроки выплаты: Пособие за первые 3 дня выплачивается в день начисления заработка за отработанное время (аванс/зарплата), следующим за предоставлением ЭЛН (ст. 15 Закона № 255-ФЗ). Не позднее 10 дней после получения сведений об ЭЛН (п. 15 Порядка, утр. Постановлением Правительства РФ от № 173).

Заявление на пособие по уходу за ребенком до 1,5 лет: нюансы 2025–2026 гг.

Внимание: С 2023 года это пособие выплачивает СФР. Заявление подается не работодателю, а Фонду.

• Форма: Утверждена Приказом СФР от № 643 (применяется с ). До этой даты действовала форма по Приказу ФСС от № 393.
• Способы подачи: Госуслуги (самый быстрый, данные подтягиваются автоматически), личный кабинет СФР, МФЦ, почта, лично в клиентской службе СФР.
• Роль работодателя: Передать в СФР сведения о заработке за 2 предшествующих календарных года (СВЕД-РАБОТА) до 5-го числа месяца, следующего за кварталом. Если данные не переданы — пособие назначат по минимальной базе (МРОТ).
• «За свой счет» (отпуск без сохранения зарплаты): Если работник пишет заявление на отпуск за свой счет в период ухода за ребенком, это может повлиять на расчет среднего заработка (исключается из расчетного периода). Работодатель не имеет права нанять заменяющего сотрудника на основной штатный табель, если исходный работник в отпуске за свой счет (ст. 256 ТК РФ).

Пособие на погребение: форма заявления для страхователя

Если пособие на погребение выплачивается за счет работодателя (например, умерший не был застрахован в СФР или выплата по коллективному договору), используется рекомендуемая форма заявления страхователя (Приложение № 4 к Приказу СФР от № 119, редакция от 2025 г.).

В заявлении указываются:

• Наименование страхователя (работодателя).
• ФИО заявителя (члена семьи умершего), его СНИЛС, адрес, телефон.
• ФИО умершего, дата смерти, степень родства.
• Реквизиты удостоверения личности заявителя.
• Реквизиты банковского счета для перевода.
• Подпись заявителя и дата.

К заявлению прикладываются: свидетельство о смерти (оригинал и копия), документы, подтверждающие родство/иждивенчество, копия трудовой книжки умершего (если есть).

Типичные ошибки и риски

Сроки рассмотрения и выплаты

• Первые 3 дня больничного: Начисляются в течение 10 календарных дней с момента получения работодателем сведений об ЭЛН из СФР. Выплачиваются в ближайший платежный день (аванс/зарплата).
• Пособие на погребение (за счет работодателя): Начисляется в течение 10 дней с дня представления документов. Выплачивается в день начисления заработка.
• Материальная помощь: Сроки устанавливаются коллективным договором или ЛНА (обычно в течение текущего месяца).

Налогование и страховые взносы

Выплаты за счет работодателя облагаются НДФЛ и страховыми взносами по общим правилам, если иное не установлено Кодексом НДФЛ РФ:

• Первые 3 дня больничного: Подлежат облажению НДФЛ (13%/15%/30%) и страховым взносам (30%/15.1% в зависимости от категории работодателя) — это часть фонда оплаты труда.
• Материальная помощь: До 4 000 руб. в году на каждого работника, освобождена от НДФЛ (п. 17 ст. 217 НК РФ). Сверх лимита — облагается. Страховые взносы платится со всей суммы (кроме случаев, перечисленных в ст; 422 НК РФ — стихийные бедствия, лечение тяжелых заболеваний и т.д.).
• Пособие на погребение (за счет работодателя): Освобождено от НДФЛ в пределах установленных нормативов (п. 17;1 ст. 217 НК РФ). От страховых взносов освобождено полностью (п. 1 ч. 1 ст. 422 НК РФ).

Чек-лист для HR-специалиста и бухгалтера

1. Проверить: относится ли пособие к выплатам за счет работодателя (первые 3 дня больничного, погребение за счет фирмы, матпомощь по ЛНА).
2. Убедиться в наличии основания: ЭЛН (для больничного), свидетельство о смерти + документы о родстве (для погребения), приказ о матпомощи / коллективный договор.
3. Проверить необходимость заявления по ЛНА организации. Если да, получить от сотрудника (бумажное или ЭЦП).
4. Рассчитать средний заработок за 2 предшествующих календарных года (для больничного) или применить фиксированную сумму (для погребения/матпомощи).
5. Начислить НДФЛ и страховые взносы (где применимо).
6. Выплатить средства в установленные сроки (не позднее дня выдачи заработка).
7. Отразить в отчетности (РСВ, 6-НДФЛ, ведомости выплаты зарплаты).

Грамотное оформление заявления на пособие за счет работодателя, залог своевременной выплаты сотрудника и отсутствия претензий со стороны контролирующих органов. Ключевой момент в 2024–2026 годах: разделение зон ответственности между работодателем (первые 3 дня больничного, локальные выплаты) и СФР (основные пособия по нетрудоспособности, материнству, уходу за ребенком). Используйте электронные сервисы (ЭДО, Госуслуги, ЛК СФР) для минимизации бумажной работы и ошибок. Всегда актуализируйте локальные нормативные акты в соответствии с изменениями законодательства (255-ФЗ, ТК РФ, НК РФ, приказы СФР/Минтруда).

Данная статья носит информационный характер и не является юридической консультацией. При возникновении спорных ситуаций рекомендуется обратиться к профессиональному юристу или в профильную инспекцию труда / СФР.