Входной контроль — это ключевой этап системы управления качеством на любом предприятии. От правильности оформления акта входного контроля зависит не только качество выпускаемой продукции, но и правовая защищенность организации в случае поставки некачественных материалов, сырья или оборудования. В данной статье подробно разберем нормативную базу, структуру документа, порядок заполнения и частые ошибки.

Нормативная правовая база

Оформление акта входного контроля регулируется комплексом документов. Главным из них на текущий момент является:

• ГОСТ Р 7.0.97–2025 «Организационно-распорядительная документация. Форма» — устанавливает единые требования к реквизитам и оформлению документов управления, включая акты.
• СП 392.1325800.2018 (и актуализированные версии, например, СП 543.1325800.2024) — содержат специальные требования к входному контролю в строительстве, включая формы журналов и актов (например, форма 2.1 для МТР и оборудования).
• ГОСТ Р ИСО 9001–2015, требует наличия документированной информации о соответствии входящих продуктов требованиям (п. 8.4.3).
• Внутренние документы организации: Положение о входном контроле, Качественная книга (руководство по качеству), утвержденные формы бланков.

Важно: Единого обязательного государственного образца акта входного контроля для всех отраслей не существует. Организация разрабатывает свой бланк самостоятельно, опираясь на требования ГОСТ Р 7.0.97-2025 и отраслевых стандартов (СП, ГОСТы на конкретные виды продукции).

Цели и задачи акта входного контроля

Документ фиксирует результаты проверки входящих ценностей и служит для:

1. Подтверждения соответствия материалов/оборудования техническим условиям (ТУ), ГОСТам, договору.
2. Выявления несоответствий (брака, неполной комплектации, повреждений при транспортировке).
3. Принятия решения: принять, принять с отклонением (с согласия заказчика), вернуть поставщику или списать.
4. Формирования доказательной базы для претензий к поставщику или страховой компании.

Обязательные реквизиты акта (согласно ГОСТ Р 7.0.97-2025)

Любой акт входного контроля должен содержать следующие реквизиты:

Реквизит	Описание и правила заполнения
Наименование документа	«Акт входного контроля», «Акт результатов входного контроля МТР и оборудования» и т.д.
Дата составления	Дата фактического проведения контроля (день, месяц, год).
Место составления	Наименование населенного пункта (город, поселок).
Наименование организации	Полное или сокращенное официальное название юридического лица-приемщика.
Основание	Номер и дата договора, накладной, ТТН, заказа на покупку, заявки на закупку;
Состав комиссии	ФИО, должности членов комиссии по входному контролю, председателя. Ссылка на приказ о создании комиссии.
Сведения об объекте контроля	Наименование МТР/оборудования, марка, класс, сорт, номер партии, серийный номер, количество по накладной и фактическое.
Методы и средства контроля	Визуальный осмотр, замеры (калибр, рулетка), весы, приборы контроля (с указанием номера поверки), лабораторные испытания.
Результаты проверки
Выявленные несоответствия	Подробное описание дефектов, фотофиксация (ссылка на приложения), количество бракованных единиц.
Решение комиссии	Принять / Принять с согласованным отклонением / Отклонить (вернуть) / Направить на уточняющий контроль.
Подписи	Председателя и членов комиссии, представителя поставщика (при наличии), кладовщика/ответственного за хранение.
Штамп/Печать	При наличии у организации (не обязательно для ИП и по желанию юрлиц с 2015 г., но часто требуется внутренними регламентами).

Пошаговый алгоритм оформления

Этап 1: Подготовка и приемка поставки

• Сверьте сопроводительные документы (ТТН, накладная, сертификаты соответствия, паспорта) с заказом/договором.
• Проверьте целостность упаковки, пломб, маркировку.
• Обеспечьте доступ комиссии к грузу, подготовьте СИЗ, измерительные приборы (с действующей поверкой).

Этап 2: Проведение контроля

• Количественный учет: пересчет мест, погонных метров, кг, штук.
• Качественный учет (визуальный): осмотр на предмет повреждений, коррозии, трещин, соответствия маркировке.
• Измерительный контроль (выборочный/полный): замер геометрических параметров, веса, физико-механических свойств.
• Документальный контроль: проверка сертификатов, паспортов, заключений экспертизы на подлинность и актуальность.

Этап 3: Заполнение бланка акта

1. Заполните «шапку» документа (номер, дата, организация, основание).
2. Внесите состав комиссии (должны быть допущены к проведению контроля по приказу).
3. Заполните табличную часть. Совет: используйте отдельные строки для каждой номенклатурной позиции или партии.
4. В колонке «Результат» ставьте четкий вердикт: «Соответствует», «Не соответствует п. X ГОСТ Y».
5. При выявлении дефектов, заполните раздел «Несоответствия» максимально детально (фото прикрепите как приложение).
6. Сформулируйте Решение комиссии однозначно.

Этап 4: Подписание и распределение экземпляров

• Акт подписывают все члены комиссии. Отказ подписать фиксируется отдельным заявлением или записью в акте.
• Представитель поставщика (водитель, экспедитор) подписывает при наличии. Если он отказывается — делается отметка «Представитель поставщика отказ(а/лся) от подписания / не явился».
• Обычно готовят 2–3 экземпляра: 1 — остается у заказчика (в деле поставки), 1 — поставщику (для претензии/бухгалтерии), 1 — в отдел качества/техконтроль.

Особенности для разных объектов контроля

Материалы, изделия, технические средства (МТР)

Часто применяется Форма 2.1 (СП 392.1325800.2018). Важно фиксировать: партию, дату выпуска, срок годности (для клеев, красок, герметиков), условия хранения у поставщика/при перевозке.

Оборудование и механизмы

Помимо внешнего осмотра, обязательны: проверка комплектации (по ведомости комплектации/паспорту), пробный запуск (если возможно), проверка документации (паспорт, инструкция, сертификат безопасности, декларация соответствия ТР ТС/ЕАЭС).

Строительные материалы (цемент, арматура, бетон и др.)

Требуется отбор проб для лабораторных испытаний. Акт входного контроля оформляется предварительно (на визуальный/документальный), итоговый — после получения протоколов лаборатории.

Типичные ошибки и как их избежать

• Отсутствие ссылки на нормативный документ: Пишут «Соответствует», но не указывают — чему именно (ГОСТ, ТУ, Договор, Чертеж). Решение: всегда указывайте обозначение документа, по которому проверяли.
• Общие фразы в несоответствиях: «Есть дефекты», «Качество плохое». Решение: «На 5 листах из партии № 123 обнаружены риски глубиной до 1 мм на лицевой стороне (недопустимо по ГОСТ 19904-90 п. 5.2)».
• Несовпадение данных с накладной: В акте одно количество/марка, в ТТН — другое, без пояснений. Решение: фиксировать расхождения отдельной строкой, составлять акт расхождений (Торг-2/Торг-3) параллельно.
• Просроченная поверка приборов: Замеры сделаны штангенциркулем без свидетельства о поверке. Результат: акт может быть признан недействительным в суде/ростехнадзоре;
• Отсутствие решения: Акт заканчивается фразой «Выявлены дефекты», но не написано, что делать с грузом. Решение: обязательный пункт «РЕШИЛИ: вернуть поставщику по претензии №… от…».
• Нарушение сроков: Акт составлен через неделю после приемки. Решение: контроль и оформление акта, в день приемки или в сроки, установленные Положением о ВК (обычно не позднее суток).

Хранение и учет актов

• Срок хранения: определяется перечнем стандартных сроков хранения документов (приказ Минкультуры/Росархива) и внутренним графиком организации. Обычно для актов входного контроля — не менее 5 лет (для строительства — до сдачи объекта и далее по срокам хранения технической документации).
• Регистрация: акты подлежат регистрации в Журнале регистрации актов входного контроля (или общем журнале УДО/ОТК) с присвоением сквозного номера за год.
• Электронный документооборот: допускается использование ЭДО (подписание ЭЦП), при условии соблюдения требований ФЗ-63 и внутреннего регламента ЭДО. Электронный оригинал имеет такую же юридическую силу, как бумажный.

Пример структуры табличной части акта

| № п/п | Наименование, марка, размер | Ед. изм. | Кол-во по док. | Факт. кол-во | Нормативный документ (ГОСТ/ТУ/Чертеж) | Параметры контроля | Результат (Соотв./Не соотв.) | Примечание / Номер протокола ИЛ |
|-------|-----------------------------|----------|----------------|--------------|----------------------------------------|---------------------|----------------------------|--------------------------------|
| 1 | Арматура А500С Ø12мм | т | 10.000 | 10.000 | ГОСТ 5781-82, Сертификат № 123 | Диаметр, масса 1 м, вид | Соответствует | Протокол ЛИ № 45 от |
| 2 | Цемент ПЦ 400-Д0 | т | 20.000 | 19.850 | ГОСТ 31108-2016 | Вес мешка, срок изготовления | Не соответствует (недовес) | Акт расхождений Торг-2 № 5 |

Грамотное оформление акта входного контроля — это не просто бюрократическая формальность, а рабочий инструмент защиты интересов компании. Ключевые принципы: своевременность, объективность, ссылочность на нормативы, конкретика в описании дефектов и однозначность принятого решения. Использование утвержденных внутренними приказами бланков, разработанных на базе ГОСТ Р 7.0.97-2025 и отраслевых СП, минимизирует риски получения некачественных ресурсов и потерь при их возврате.

Рекомендация: регулярно проводите обучение членов комиссии по входному контролю, актуализируйте бланки при изменении ГОСТов/СП и включайте проверку качества оформления актов в программу внутренних аудитов СМК.