Трудовая книжка — главный документ, подтверждающий трудовой стаж работника. Одной из важнейших записей в ней является запись об увольнении, которая заверяется печатью (штампом) организации. В этой статье подробно разберём, как правильно оформляется запись об увольнении, как выглядит образец штампа и какие ошибки допускаются чаще всего.
Кто вносит запись об увольнении
Запись об увольнении в трудовую книжку работника вносит специалист по кадрам, сам руководитель или другое уполномоченное лицо организации. Порядок ведения трудовых книжек регламентируется:
- Трудовым кодексом РФ (статьи 66, 84.1);
- Правилами ведения и хранения трудовых книжек, утверждёнными Постановлением Правительства РФ;
- Инструкцией по заполнению трудовых книжек.
Как оформляется запись об увольнении
Запись об увольнении вносится в день прекращения трудового договора и должна содержать следующие элементы:
- Порядковый номер записи, в графе 1;
- Дата увольнения — в графе 2 (число, месяц, год арабскими цифрами, например: );
- Формулировка причины увольнения — в графе 3 со ссылкой на конкретную статью ТК РФ;
- Реквизиты приказа об увольнении — в графе 4 (дата и номер приказа).
Пример формулировки
«Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, пункт 3 части 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».
Важно: формулировка должна точно соответствовать тексту Трудового кодекса. Сокращения недопустимы.
Штамп (печать) об увольнении: образец и требования
После внесения записи об увольнении она заверяется следующим образом:
- подписью лица, ответственного за ведение трудовых книжек (с расшифровкой);
- подписью самого работника (он расписывается в ознакомлении с записью);
- печатью организации (или печатью кадровой службы), если печать используется в организации.
Как выглядит образец заверения
Типовой образец оформления выглядит так:
Должность ответственного лица — подпись — расшифровка подписи (например: «Специалист отдела кадров — Иванова И.И.»), ниже — подпись работника с расшифровкой, а рядом или поверх свободного места ставится оттиск печати организации. Также часто используется штамп с надписью «Записью ознакомлен» или «С записью ознакомлен», рядом с которым работник ставит подпись и дату.
Требования к печати
- Оттиск должен быть чётким и читаемым;
- Печать не должна закрывать текст записи;
- Используется круглая печать организации либо печать отдела кадров;
- С 2015 года наличие печати для ООО и АО не обязательно — если организация отказалась от печати, запись заверяется только подписями.
Частые ошибки при оформлении
- Неверная формулировка основания увольнения или ссылка не на ту статью ТК РФ;
- Отсутствие подписи работника об ознакомлении;
- Печать, поставленная поверх текста записи;
- Использование сокращений (например, «п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ» — недопустимо);
- Несоответствие даты записи дате приказа.
Как исправить ошибку
Если запись внесена неправильно, зачёркивать её нельзя. Необходимо:
- Внести новую запись со следующим порядковым номером;
- Указать: «Запись за номером … недействительна»;
- Внести правильную формулировку со ссылкой на приказ;
- Заверить исправление подписью и печатью.
Электронная трудовая книжка
С 2020 года работник может выбрать ведение трудовой книжки в электронном виде. В этом случае сведения об увольнении передаются работодателем в Пенсионный фонд (ныне — Социальный фонд России), а работнику выдаётся выписка по форме СТД-Р, заверенная подписью и печатью (при её наличии).
Правильное оформление записи об увольнении и корректное проставление штампа (печати) в трудовой книжке — обязанность работодателя. Ошибки могут привести к проблемам при трудоустройстве работника на новое место или при оформлении пенсии. Поэтому важно строго следовать установленным правилам: точная формулировка, подписи сторон и чёткий оттиск печати — обязательные элементы корректного оформления.