В современном деловом мире электронная почта стала одним из основных инструментов обмена документами. Договоры, направленные по e-mail, имеют юридическую силу при соблюдении определённых условий; В этой статье мы подробно рассмотрим, как правильно составить и отправить договор по электронной почте, приведём образец и дадим практические рекомендации.

Юридическая сила договора, отправленного по электронной почте

Согласно статье 434 Гражданского кодекса РФ, договор может заключаться путём обмена документами посредством почтовой, телеграфной, телетайпной, электронной или иной связи, позволяющей достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору.

Таким образом, договор, направленный по электронной почте, будет считаться заключённым, если:

• адрес электронной почты указан в договоре или в переписке сторон как официальный;
• можно достоверно установить отправителя документа;
• стороны достигли согласия по всем существенным условиям договора;
• при необходимости используется электронная подпись (простая или усиленная).

Структура договора

Независимо от способа передачи, договор должен содержать стандартные разделы:

1. Преамбула — наименование сторон, реквизиты, должности подписантов;
2. Предмет договора, что именно является объектом соглашения;
3. Права и обязанности сторон;
4. Стоимость и порядок расчётов;
5. Сроки исполнения обязательств;
6. Ответственность сторон;
7. Порядок разрешения споров;
8. Заключительные положения;
9. Реквизиты и подписи сторон.

Образец договора (сокращённый вариант)

ДОГОВОР № ___
оказания услуг

г. Москва «___» __________ 20___ г.

Общество с ограниченной ответственностью «___________», именуемое в дальнейшем «Исполнитель», в лице генерального директора _____________, действующего на основании Устава, с одной стороны, и _____________, именуемое в дальнейшем «Заказчик», в лице _____________, с другой стороны, заключили настоящий договор о нижеследующем:

Предмет договора

Исполнитель обязуется по заданию Заказчика оказать услуги, указанные в Приложении № 1 к настоящему договору, а Заказчик обязуется принять и оплатить их.

Стоимость услуг и порядок расчётов

Стоимость услуг составляет _____________ (___________) рублей ___ копеек, в т.ч. НДС.

Оплата производится в течение ___ банковских дней с момента подписания акта оказанных услуг.

Ответственность сторон

За неисполнение или ненадлежащее исполнение обязательств стороны несут ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Заключительные положения

Договор вступает в силу с момента его подписания и действует до полного исполнения сторонами своих обязательств.

Стороны признают юридическую силу документов, переданных по электронной почте по адресам: Исполнитель — _____________, Заказчик — _____________.

Реквизиты и подписи сторон

Исполнитель: _____________ /подпись/
Заказчик: _____________ /подпись/

Как правильно отправить договор по электронной почте

Чтобы отправка договора была юридически корректной, рекомендуется придерживаться следующего порядка:

1. Подготовьте документ. Сохраните договор в формате PDF, чтобы исключить возможность редактирования.
2. Подпишите документ. Используйте скан подписанного договора или электронную подпись.
3. Составьте сопроводительное письмо. В теле письма кратко укажите, какой документ направляется, его номер и дату, а также цель направления.
4. Отправьте с корпоративного адреса. Письмо должно исходить с адреса, указанного в договоре или деловой переписке.
5. Запросите подтверждение получения. Попросите контрагента ответным письмом подтвердить получение документа.
6. Сохраните переписку. Храните отправленные письма и ответы как доказательство заключения договора.

Пример сопроводительного письма

Уважаемые партнёры!

Направляем Вам подписанный с нашей стороны договор № ___ от «___» __________ 20___ г. Просим подписать договор со своей стороны и направить один экземпляр (скан) в наш адрес.

С уважением,
_____________ (должность, ФИО)
ООО «___________»
Тел.: _____________

Рекомендации и выводы

Договор, отправленный по электронной почте, — удобный и юридически допустимый способ оформления отношений между сторонами. Чтобы избежать споров, заранее закрепите в договоре адреса электронной почты сторон и признание юридической силы электронного документооборота. При значимых сделках рекомендуется дополнительно обмениваться оригиналами документов на бумажном носителе или использовать усиленную квалифицированную электронную подпись.