В деловой и трудовой практике часто возникает необходимость оформить акт или объяснительную записку. Эти документы фиксируют факты, события и позицию сотрудника, поэтому важно знать правила их составления. В данной статье мы подробно рассмотрим, как правильно составить акт, как написать объяснение, а также приведём образцы и полезные рекомендации.
Что такое акт и для чего он нужен
Акт — это документ, который составляется несколькими лицами (комиссией) и подтверждает установленные факты или события. Акты используются в самых разных сферах:
- акт выполненных работ или оказанных услуг;
- акт приёма-передачи документов, имущества, оборудования;
- акт о нарушении трудовой дисциплины (прогул, появление в нетрезвом виде);
- акт об отказе работника дать объяснение;
- акт инвентаризации, списания, обследования.
Общие правила составления акта
Хотя единой унифицированной формы акта не существует, при его оформлении принято придерживаться следующей структуры:
- Наименование организации — указывается полное название компании.
- Название документа — слово «АКТ» и его вид (например, «акт об отказе от дачи объяснений»).
- Дата и место составления — число, месяц, год и населённый пункт.
- Состав комиссии — фамилии, имена, отчества и должности лиц, составивших акт.
- Основание составления, ссылка на приказ, распоряжение или сложившуюся ситуацию.
- Описание фактов — объективное изложение установленных обстоятельств без оценочных суждений.
- Подписи — все члены комиссии подписывают документ, при необходимости ставится подпись ознакомленного лица.
Образец акта об отказе работника дать объяснение
ООО «Пример»
АКТ № 12
об отказе работника от дачи письменного объяснения
г. Москва «___» __________ 20__ г.
Нами, нижеподписавшимися: начальником отдела кадров Ивановой И.И., юристом Петровым П;П., специалистом по охране труда Сидоровым С.С., составлен настоящий акт о нижеследующем:
«___» __________ 20__ г. работнику — менеджеру отдела продаж Кузнецову К.К. — было предложено представить письменное объяснение по факту отсутствия на рабочем месте «___» __________ 20__ г. в течение 4 часов. От дачи объяснения работник отказался, о чём сообщил устно в присутствии членов комиссии.
Подписи членов комиссии: __________ /Иванова И.И./, __________ /Петров П.П./, __________ /Сидоров С.С./
С актом ознакомлен: __________ /Кузнецов К.К./ (либо делается отметка об отказе от подписи).
Как написать объяснительную записку
Иногда на работе приходится сталкиваться с требованием написать объяснительную записку, но не всегда понятно, с чего начать и как лучше изложить свою позицию. Объяснительная записка — это документ, в котором сотрудник излагает причины и обстоятельства произошедшего события (опоздания, невыполнения задания, ошибки в работе и т. д.).
Структура объяснительной записки
- Шапка — в правом верхнем углу указывается должность и ФИО руководителя (кому адресована записка), а также должность и ФИО автора.
- Название — по центру пишется «Объяснительная записка».
- Основная часть — сначала констатируется факт, затем излагаются причины и обстоятельства.
- Дата и подпись — в конце документа.
Образец объяснительной записки
Генеральному директору
ООО «Пример»
Смирнову А.А.
от менеджера отдела продаж
Кузнецова К.К.
Объяснительная записка
Я, Кузнецов Константин Константинович, «___» __________ 20__ г. отсутствовал на рабочем месте с 10:00 до 14:00 в связи с внезапным ухудшением самочувствия и необходимостью обращения за медицинской помощью. Медицинское заключение прилагаю. О случившемся уведомил непосредственного руководителя по телефону в 10:15.
«___» __________ 20__ г. __________ /Кузнецов К.К./
Полезные рекомендации
- Пишите кратко, по существу, без эмоциональных оценок и лишних деталей.
- Излагайте только достоверные факты — недостоверные сведения могут навредить.
- Приложите подтверждающие документы (справки, чеки, заключения), если они есть.
- Сохраняйте официально-деловой стиль изложения.
- Помните: работник вправе представить объяснение в течение двух рабочих дней; если объяснение не представлено, составляется соответствующий акт.
Грамотно составленные акт и объяснительная записка — важные инструменты документооборота, которые защищают интересы как работодателя, так и сотрудника. Следуя приведённым структурам и образцам, вы сможете оформить эти документы корректно и без лишних затруднений.