Информационное письмо, один из самых распространённых видов деловой корреспонденции. Оно используется для официального уведомления контрагентов, партнёров, государственных органов или клиентов о каких-либо событиях, изменениях или намерениях организации. В ряде случаев требуется не просто направить такое письмо, а подать заявление на его выдачу — например, когда документ должен быть оформлен уполномоченным органом, руководством компании или специализированным подразделением. В этой статье разберём, как правильно составить такое заявление, какие реквизиты оно должно содержать, и приведём готовый образец.

Что такое информационное письмо и когда требуется заявление на его выдачу

Информационное письмо — это деловой документ, который носит уведомительный характер и не требует от адресата обязательных действий (в отличие от письма-запроса или претензии). К основным видам информационных писем относятся:

• письма-заявления — сообщают о намерениях компании;
• письма-напоминания, информируют о необходимости выполнить обязательства;
• письма-уведомления, сообщают об изменениях реквизитов, адреса, руководства;
• письма-приглашения — на конференции, тендеры, деловые встречи;
• письма-подтверждения — о получении документов, согласии на условия сделки.

Заявление на выдачу информационного письма составляется в следующих ситуациях:

1. Когда письмо должно быть подписано руководителем организации, а инициатором выступает структурное подразделение или сотрудник.
2. Когда документ выдаётся государственным органом (например, Роскомнадзором — информационное письмо о внесении изменений в реестр операторов персональных данных).
3. Когда информационное письмо требуется для участия в тендере, аккредитации, получения лицензии и его выдача оформляется по внутреннему регламенту.
4. Когда контрагент просит официально подтвердить статус компании, наличие договорных отношений или отсутствие задолженности.

Общие правила оформления

Заявление на выдачу информационного письма оформляется по правилам делового письма. Основные требования:

• документ составляется на фирменном бланке организации (если заявление внешнее) или на стандартном листе формата А4 (если внутреннее);
• поля документа: верхнее и нижнее — не менее 20 мм, правое — не менее 10 мм, левое — не менее 30 мм;
• указываются дата составления и регистрационный номер в журнале учёта корреспонденции;
• текст должен быть чётким и однозначным: адресат должен сразу понять, какое именно письмо требуется выдать и для каких целей;
• заявление подписывается уполномоченным лицом с расшифровкой подписи.

Структура заявления

Типовое заявление на выдачу информационного письма включает следующие элементы:

1. Шапка документа, наименование и реквизиты организации-заявителя, адресат (руководитель, уполномоченный орган).
2. Наименование документа, «Заявление».
3. Основная часть — просьба выдать информационное письмо с указанием его содержания, назначения и адресата, которому оно будет направлено.
4. Обоснование — цель получения письма (участие в закупке, подтверждение статуса, предоставление контрагенту и т. д.).
5. Приложения, перечень прилагаемых документов (при необходимости).
6. Дата и подпись заявителя.

Образец заявления на выдачу информационного письма

Общество с ограниченной ответственностью «Пример»
ИНН ###, КПП 770001001
Адрес: 123456, г. Москва, ул. ###, д. 1
Тел.: +7 (495) 000-00-00, e-mail: info@primer.ru

Исх. № 15 от

Генеральному директору
ООО «Пример»
Иванову И.И.

от начальника отдела продаж
Петрова Петра Петровича

Заявление

Прошу выдать информационное письмо, подтверждающее наличие договорных отношений между ООО «Пример» и ООО «Партнёр» (договор поставки № 12/25 от ), а также отсутствие задолженности по обязательствам сторон.

Информационное письмо необходимо для предоставления ООО «Партнёр» в целях участия в открытом конкурсе № 44-2026 на поставку товаров для муниципальных нужд.

Прошу направить готовое письмо в отдел продаж для последующей передачи контрагенту в срок до .

Приложение: копия договора поставки № 12/25 от — на 5 л. в 1 экз.

Начальник отдела продаж ______________ /Петров П.П./

Рекомендации по составлению

• Формулируйте просьбу максимально конкретно: укажите, какие сведения должны быть отражены в письме.
• Обязательно называйте цель выдачи документа — это ускоряет согласование.
• Если письмо нужно к определённой дате, укажите желаемый срок выдачи.
• Приложите подтверждающие документы (копии договоров, актов, выписок).
• Зарегистрируйте заявление в журнале исходящей или внутренней корреспонденции.

Заявление на выдачу информационного письма — несложный, но важный документ делового оборота. Грамотно составленное заявление с чётким указанием содержания, цели и сроков позволяет быстро получить нужный документ и избежать недоразумений между подразделениями и контрагентами. Используйте приведённый образец как шаблон, адаптируя его под специфику вашей организации и требования внутренних регламентов.