Телефонное общение — неотъемлемая часть деловой жизни. От того, как вы представитесь руководителю по телефону, зависит первое впечатление о вас и вашей компании. Грамотно построенное начало разговора помогает расположить собеседника, сэкономить время и достичь цели звонка. Разберём основные правила и приёмы.
Почему правильное представление так важно
По телефону собеседник не видит вас, он оценивает только голос, интонацию и манеру речи. Первые 15–20 секунд разговора формируют отношение к вам. Невнятное «алло» или путаное объяснение, кто вы и зачем звоните, может испортить впечатление даже от самого выгодного предложения.
Важно! Деловой телефонный разговор регламентируется правилами этикета. Знание этих правил обязательно для секретарей, помощников руководителей, менеджеров и всех, кто общается с клиентами и партнёрами.
Структура правильного представления
Классическая схема представления при деловом звонке выглядит так:
- Приветствие. «Доброе утро», «Добрый день», «Добрый вечер» — в зависимости от времени суток.
- Название компании. Назовите организацию, которую вы представляете.
- Ваше имя и должность. Представьтесь по имени (или имени и отчеству) и укажите свою роль.
- Цель звонка. Кратко и чётко объясните, по какому вопросу вы обращаетесь.
Пример: «Добрый день! Компания «Инвест-Ком». Меня зовут Мария, я помощник руководителя отдела продаж. Я звоню по вопросу согласования договора поставки. Удобно ли вам сейчас говорить?»
Как представиться, если вы звоните руководителю
Когда вы сами инициируете звонок руководителю другой компании или своему начальнику, действуйте по следующему алгоритму:
- Уточните, тот ли это человек. «Добрый день! Это Иван Петрович, директор компании «Вектор»?»
- Представьтесь полностью. Назовите компанию, должность, имя и фамилию: «Меня зовут Сергей Ковалёв, я руководитель проекта в компании «Альфа»».
- Напомните контекст, если вы уже общались. «Мы встречались с вами на конференции в сентябре» или «Нам рекомендовал обратиться к вам Андрей Смирнов».
- Спросите, удобно ли говорить. Это признак уважения к времени собеседника: «У вас есть пять минут?»
- Сразу переходите к сути. Руководители ценят конкретику и краткость.
Как представлять звонящего руководителю (для секретарей и помощников)
Если вы секретарь и соединяете звонящего с руководителем, важно соблюдать следующие правила:
- Снимите трубку до четвёртого звонка — максимум после трёх сигналов.
- Поприветствуйте и представьтесь: «Компания «Инвест-Ком». Добрый день! Меня зовут Мария. Чем могу помочь?»
- Выясните имя звонящего и причину звонка: «Подскажите, пожалуйста, как вас представить и по какому вопросу вы звоните?»
- Кратко обрисуйте руководителю суть обращения и только после этого переключайте звонок.
Запрещённые фразы и ошибки
В деловом телефонном этикете есть слова и приёмы, которых следует избегать:
- «Алло», «да», «у телефона», «слушаю», вместо полноценного приветствия;
- «Вы куда попали?», «Кто это?», грубые формулировки;
- «Все на обеде, никого нет» — не сообщайте о внутреннем распорядке компании;
- «Перезвоните позже», без предложения помощи или записи контакта;
- споры, повышенный тон, перебивание собеседника;
- невнятная речь, жевание, разговор с посторонними во время звонка.
Полезные советы для уверенного представления - Подготовьтесь заранее. Перед звонком запишите ключевые тезисы: кто вы, цель звонка, основные вопросы.
- Говорите чётко и в умеренном темпе. Не торопитесь, но и не растягивайте вступление.
- Улыбайтесь. Улыбка «слышна» по телефону — она делает голос теплее и дружелюбнее.
- Называйте собеседника по имени-отчеству. Это демонстрирует уважение.
- Контролируйте интонацию. Уверенный, спокойный голос вызывает доверие.
- Завершайте разговор корректно. Поблагодарите за уделённое время и договоритесь о следующих шагах.
Правильное представление по телефону, это визитная карточка профессионала. Соблюдайте простую структуру: приветствие, компания, имя, цель звонка. Избегайте разговорных клише, уважайте время собеседника и говорите уверенно. Эти несложные правила помогут произвести положительное впечатление на руководителя и сделать деловое общение эффективным.