Программа 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1 (ЗУП) является основным инструментом для расчета заработной платы, начисления страховых взносов и подготовки отчетности в налоговые органы (ФНС) и Социальный фонд России (СФР). В этой статье подробно разберем, как сформировать и распечатать основные налоговые формы: 6-НДФЛ, 2-НДФЛ, расчет страховых взносов (РСВ), ЕФС-1, а также справки для сотрудников.

Подготовка к печати: проверка данных

Перед формированием любого отчета критически важно убедиться в корректности исходных данных. Ошибки в кадрах или начислениях приведут к ошибкам в отчете и, как следствие, к штрафам или требованию об исправлении.

• Проверьте релиз программы: Убедитесь, что установлен актуальный релиз (меню Справка → О программе). Форматы отчетов меняются ежегодно, старые релизы не поддерживают новые схемы валидации ФНС/СФР.
• Заполните реквизиты организации: Администрирование → Организации. Проверьте ИНН, КПП, ОКТМО, наименование, адрес, вид деятельности (ОКВЭД).
• Проверьте сотрудников: Персонал → Сотрудники. У всех лиц должны быть заполнены: ФИО, ИНН, СНИЛС, дата рождения, гражданство, адрес регистрации (для 6-НДФЛ/2-НДФЛ).
• Проведите регламентированные операции: Закройте периоды расчета зарплаты (Зарплата → Закрытие месяца), проведите документы «Начисление зарплаты», «Выплата зарплаты», «НДФЛ к удержанию/возмещению».
• Запустите проверку данных: В разделе Отчеты → Расчеты с бюджетом → Проверка данных перед сдачей отчетности. Исправьте все выявленные ошибки (красные строки) и предупреждения (желтые строки).

Основной центр управления: «Регламентированные отчеты»

Все сдаваемые в госорганы формы формируются в едином центре:

Путь: Отчеты → Регламентированные отчеты (или кнопка «Регламентированные отчеты» на панели навигации).

Алгоритм работы для любого отчета:

1. В левом дереве выберите нужный отчет (например, «6-НДФЛ» или «Расчет страховых взносов»).
2. Нажмите кнопку Заполнить (программа подтянет данные по организации и периоду).
3. Проверьте заполненные поля (период, корректирующий номер, КБК, ОКТМО).
4. Нажмите Проверить (иконка с галочкой/лупой) — запустится встроенная валидация по правилам ФНС/СФР.
5. Исправьте ошибки, если они есть (двойной клик по строке ошибки переводит на проблемный документ/карточку).
6. Нажмите Сдать (для отправки через 1С-Отчетность/ЭДО) или Печать (для получения бумажного варианта или PDF).

Печать конкретных форм

Расчет по страховым взносам (РСВ), форма КНД 1151087

Сдается квартально в СФР.

• Раздел: Отчеты → Регламентированные отчеты → Расчет страховых взносов.
• Особенности: Отчет состоит из Титульного листа, Раздела 1 (общий), Раздела 2 (по страхователям, заполняется автоматически на основании начислений).
• Печать: После заполнения и проверки нажмите Печать → Расчет страховых взносов. Можно распечатать весь отчет или отдельные разделы.

ЕФС-1 (Единые сведения о заработке и страхователе)

Сдается ежемесячно (до 15-го числа месяца, следующего за отчетным) в СФР. Это основной отчет для начисления пенсионных коэффициентов.

• Раздел: Отчеты → Регламентированные отчеты → ЕФС-1 (Сведения о заработке и страхователе).
• Заполнение: Программа формирует сводные строки по каждому сотруднику за месяц. Обратите внимание на корректность кодов вида оплаты труда (КВОТ) и периодов работы.
• Печать: Кнопка Печать → ЕФС-1. Рекомендуется сохранять в PDF для архива.

6-НДФЛ (Расчет по налогу на доходы физических лиц) — форма КНД 1151094

Сдается квартально, за полугодие, за 9 месяцев и за год в ФНС.

• Раздел: Отчеты → Регламентированные отчеты → 6-НДФЛ.
• Структура: Титульный лист, Раздел 1 (сводный по организации), Раздел 2 (по каждому налогоплательщику).
• Важный нюанс: Раздел 2 заполняется только по тем сотрудникам, у которых были начисления/удержания/возмещения за период. Проверяйте строки с кодом вида дохода 2000 (основной) и кодами вычетов (101, 102 и т;д.).
• Печать: Печать → 6-НДФЛ. При печати «на бумагу» для архива часто печатают только Титульный лист и Раздел 1, а Раздел 2 хранят в электронном виде из-за объема.

2-НДФЛ (Справка о доходах) — форма КНД 1151081

Выдается сотруднику на руки (по запросу) и сдается в ФНС ежегодно (до последнего дня февраля г.г. за прошлый год) или при ликвидации организации.

• Вариант А (Сдача в ФНС — пакетно): Отчеты → Регламентированные отчеты → 2-НДФЛ (сдача в налоговый орган). Заполняется пачкой на всех сотрудников за год.
• Вариант Б (Выдача сотруднику — поштучно): Персонал → Сотрудники → выделить сотрудника → Печать → Справка 2-НДФЛ. Или Зарплата → Справки 2-НДФЛ (массовая печать для выдачи на руки).
• Печать для сотрудника: Формируется в 2 экземплярах (один у работодателя с подписью сотрудника о получении, второй — у сотрудника). Используйте бланки с защитой или обычные листы А4 (с 2021 г. бланки строгой отчетности не обязательны, но логотип и печать организации нужны).

Печать справок для сотрудников (2-НДФЛ, 182н, СЗВ-ТД и др.)

Часто требуется распечатать справку не для сдачи в госорган, а для выдачи человеку (в банк, по месту жительства и т.д.).

Способ 1: Из карточки сотрудника (одиночная печать)

1. Перейдите: Персонал → Сотрудники.
2. Откройте карточку нужного сотрудника.
3. Нажмите кнопку Печать (в командной панели формы).
4. Выберите нужную форму: Справка 2-НДФЛ, Справка 182н (для расчета пособий), СЗВ-ТД (сведения о трудовой деятельности), Справка о заработке (форма банка) и др.
5. Укажите период (обычно календарный год или 12 месяцев для 182н) и нажмите Сформировать → Печать.

Способ 2: Массовая печать (для отдела кадров/бухгалтерии)

1. Перейдите: Зарплата → Справки 2-НДФЛ (или Отчеты → Кадровые отчеты → Справки 2-НДФЛ).
2. Нажмите Заполнить (выберите организацию, год).
3. Отметьте галочками сотрудников, которым нужна справка.
4. Нажмите Печать. Программа сгенерирует единый документ Word/PDF со всеми справками подряд для удобной печати на принтере.

Типовые проблемы при печати и их решение

Сохранение в PDF и архивация

С 2023 года практически вся отчетность сдается только в электронном виде через операторов ЭДО (1С-Отчетность, СБИС, Диадок и др.). Бумажные копии в инспекции не принимаются.

• Как сохранить в PDF: В окне предварительного просмотра (после нажатия «Печать») нажмите значок «Сохранить как PDF» (дискетка со стрелкой) или выберите виртуальный принтер «Microsoft Print to PDF» / «Save as PDF».
• Именование файлов: Рекомендуется единый стандарт: НазваниеОрганизации_ИНН_Форма_Период_ДатаФормирования.pdf (например: ООО_Ромашка_7701234567_6-НДФЛ_2024_Q1_20240425.pdf).
• Хранение: Храните копии сданных отчетов (XML/JSON пакеты из 1С-Отчетности) и PDF-версии минимум 5 лет (срок хранения налоговой тайны и первичных документов).

Советы по автоматизации (для постоянного использования)

1. Настройте «Рабочий стол» бухгалтера: Добавьте на панель навигации кнопки «Регламентированные отчеты», «Справки 2-НДФЛ», «ЕФС-1» для быстрого доступа.
2. Используйте 1С-Отчетность: Не печатайте отчеты для сдачи в ФНС/СФР на бумагу для ручной сдачи. Настройте интеграцию Администрирование → Обмен данными → 1С-Отчетность. Это исключит ошибки ручного ввода на сайте ФНС и ускорит процесс.
3. Шаблоны печатных форм: Если стандартный вид справки 2-НДФЛ или 182н не устраивает (нужен логотип, другой шрифт, дополнительные реквизиты), используйте механизм Администрирование → Печатные формы, отчеты и обработки → Дополнительные отчеты и обработки для подключения внешних печатных форм (.erf файлы).
4. Регламентные задания: Настройте фоновые задания (Администрирование → Поддержка и обслуживание → Регламентные задания) на автоматическое обновление классификаторов (ОКТМО, КБК, КВОТ) и расчет итогов по НДФЛ/взносам ночью, чтобы утром данные были готовы к печати.

Печать налоговой отчетности в 1С:ЗУП 3.1 строится вокруг раздела «Регламентированные отчеты». Главное правило, сначала заполнение и проверка (валидация), потом печать. Игнорирование этапа проверки ведет к сдаче отчетов с ошибками, пенам за несдачу в срок (п. 1 ст. 126 НК РФ — 5% от суммы налога, мин. 1000 руб.) и необходимости сдачи исправленных отчетов.

Держите программу в актуальном релизе, следите за изменениями в форматах (обычно вступают в силу с начала года или квартала) и используйте электронную сдачу через 1С-Отчетность — это самый надежный способ соблюсти сроки и избежать технических ошибок.

Статья подготовлена на основе функционала 1С:ЗУП 3.1 (релизы 2024–2026 гг.). Интерфейс может незначительно отличаться в зависимости от конкретного релиза конфигурации.