Фраза «Прошу вас подготовить и направить договор» — одна из самых распространённых в деловой переписке между организациями и предпринимателями. Она используется, когда стороны достигли предварительной договорённости и необходимо перейти к документальному оформлению отношений. В этой статье разберём, как грамотно составить такое письмо, какие формулировки использовать, какой должна быть структура документа и каких ошибок следует избегать.

Когда используется письмо-просьба о подготовке договора

Обращение с просьбой подготовить и направить договор уместно в следующих ситуациях:

• стороны провели переговоры и устно согласовали основные условия сделки;
• контрагент по договорённости должен выступить автором проекта договора (например, поставщик готовит договор поставки по своему шаблону);
• необходимо продлить или изменить действующий договор;
• требуется заключить дополнительное соглашение к существующему договору;
• одна из сторон хочет зафиксировать договорённости в письменном виде до начала исполнения обязательств.

Структура делового письма

Классическое письмо-просьба о подготовке договора включает несколько обязательных элементов.

Шапка письма

Указываются реквизиты отправителя (наименование организации, адрес, контакты), дата и исходящий номер письма, а также адресат — должность, ФИО руководителя и наименование организации-контрагента.

Тема письма

Если письмо направляется по электронной почте, тема должна быть конкретной и информативной, например: «О подготовке договора поставки № ___ от ___» или «Просьба направить проект договора аренды». Это помогает адресату быстро сориентироваться и ускоряет обработку корреспонденции.

Приветствие и обращение

В деловой переписке принято обращение по имени и отчеству: «Уважаемый Иван Петрович!» или «Добрый день, Иван Петрович!».

Основная часть

Здесь кратко излагается контекст (ссылка на переговоры, предварительную договорённость, предыдущее письмо) и формулируется сама просьба.

Завершающая формула вежливости, подпись с указанием должности и ФИО, при необходимости — перечень приложений.

Рекомендуемые формулировки

В деловом стиле приняты устойчивые клише для выражения просьб. Наиболее уместные варианты:

• «Прошу Вас подготовить и направить в наш адрес проект договора оказания услуг в срок до 15 октября 2026 года»;
• «В рамках достигнутой предварительной договорённости просим подготовить проект договора поставки и направить его на адрес нашей организации»;
• «По результатам переговоров, состоявшихся , просим направить в наш адрес подписанный с Вашей стороны договор в двух экземплярах»;
• «Убедительно просим Вас решить вопрос о подготовке дополнительного соглашения к договору № 15 от »;
• «Просим подтвердить получение настоящего письма и сообщить ориентировочные сроки подготовки проекта договора».

Обратите внимание: местоимение «Вас» (а также «Ваш», «Вам») в деловых письмах, адресованных конкретному лицу, принято писать с заглавной буквы.

Пример готового письма

Генеральному директору ООО «Вектор»
Смирнову А.П.

Уважаемый Андрей Петрович!

По результатам переговоров, состоявшихся между представителями наших организаций, сторонами достигнута предварительная договорённость о поставке офисного оборудования на сумму 1 250 000 (один миллион двести пятьдесят тысяч) рублей.

Прошу Вас подготовить и направить в наш адрес проект договора поставки в двух экземплярах в срок до . Просим также приложить к письму актуальные учредительные документы и доверенность на лицо, уполномоченное на подписание договора.

Просим подтвердить получение настоящего письма.

С уважением,
Генеральный директор ООО «Горизонт» ____________ /Козлов Д.С./

Что происходит после направления просьбы

Сторона, получившая просьбу, готовит проект договора и направляет его контрагенту. Далее возможны два варианта согласования:

1. Неформализованное согласование, правки вносятся непосредственно в текст проекта договора. Такой способ удобен для небольших документов, но при объёмном договоре может затруднить работу автора проекта.
2. Формализованное согласование — составляется протокол разногласий, в котором в табличной форме указываются редакция стороны, предлагаемая редакция и обоснование. Протокол направляется другой стороне на рассмотрение.

Если для контрагента заключение договора являеться обязательным (например, для монополистов), он обязан рассмотреть полученную оферту в течение 30 дней и направить извещение об акцепте, акцепте на иных условиях либо отказе.

Типичные ошибки

• Отсутствие конкретики. Не указано, какой именно договор требуется, на каких условиях и в какой срок. Всегда называйте предмет договора и желаемую дату получения.
• Нет ссылки на договорённость. Без упоминания переговоров или предыдущей переписки письмо выглядит неожиданным и может быть проигнорировано.
• Не указан способ направления. Уточните, нужен ли оригинал почтой, курьером или достаточно скан-копии по электронной почте.
• Избыточная эмоциональность. Деловой стиль требует нейтрального тона без давления и лишних восклицаний.
• Отсутствие просьбы о подтверждении получения. Формулировка «прошу подтвердить получение» дисциплинирует адресата и позволяет контролировать сроки.

Полезные советы

• Направляйте письмо на официальный адрес организации и дублируйте на рабочую почту контактного лица.
• Фиксируйте исходящий номер и дату письма — это важно для последующего доказывания факта обращения.
• Если сроки критичны, укажите их прямо: «просим направить проект договора в срок не позднее 2 рабочих дней с момента получения настоящего письма».
• Сохраняйте переписку: она может иметь юридическое значение при спорах, поскольку обмен письмами может рассматриваться как обмен офертой и акцептом.

Письмо с просьбой подготовить и направить договор — простой, но важный инструмент деловой коммуникации. Чёткая структура, корректные формулировки, конкретные сроки и ссылка на достигнутые договорённости помогут быстро получить проект договора и перейти к его согласованию и подписанию. Грамотно оформленная переписка не только ускоряет сделку, но и служит надёжной доказательной базой при возможных разногласиях между сторонами.