Утрата или повреждение важного документа — ситуация, с которой может столкнуться как частное лицо, так и организация. В таких случаях необходимо обратиться в учреждение, выдавшее оригинал, с официальным письмом-запросом о выдаче дубликата. В этой статье мы подробно разберём, как правильно составить такое письмо, какие реквизиты оно должно содержать, и приведём готовые образцы для разных ситуаций.
Что такое письмо-запрос о выдаче дубликата
Письмо о запросе дубликата — это официальное обращение (заявление) в организацию или учреждение с просьбой выдать повторный экземпляр утраченного, испорченного или утерянного документа. Такое письмо имеет юридическое значение и служит основанием для выдачи дубликата.
Чаще всего дубликаты запрашивают на следующие документы:
- договоры, акты, счета-фактуры, накладные;
- дипломы, аттестаты, свидетельства об обучении;
- трудовые книжки и справки о трудовой деятельности;
- свидетельства о государственной регистрации;
- приказы, распоряжения, служебные удостоверения;
- медицинские документы и справки.
Общие правила составления письма
Чтобы запрос был принят и рассмотрен без задержек, при его составлении следует придерживаться ряда правил:
- Официально-деловой стиль. Письмо должно быть лаконичным, без эмоциональных окрасок и разговорных выражений.
- Точность формулировок. Необходимо чётко указать, какой именно документ утрачен, его реквизиты (номер, дату выдачи, наименование).
- Указание причины. Следует кратко пояснить, по какой причине требуется дубликат (утеря, порча, кража и т.д.).
- Полнота реквизитов. Письмо должно содержать все обязательные элементы делового письма.
Структура письма-запроса
Стандартное письмо о запросе дубликата включает следующие элементы:
Шапка письма
В правом верхнем углу указываются:
- наименование организации-адресата, должность и ФИО руководителя;
- наименование организации-отправителя (или ФИО частного лица), адрес, контактные данные.
Заголовок
По центру пишется: «Заявление» или «Письмо-запрос о выдаче дубликата документа».
Основная часть
В тексте указывается:
- просьба выдать дубликат;
- точное наименование документа и его реквизиты;
- причина обращения;
- способ получения дубликата (лично, по почте, через представителя).
Приложения
Перечисляются прилагаемые документы: копия паспорта, квитанция об оплате госпошлины, доверенность (если действует представитель) и др.
Подпись и дата
Письмо подписывается заявителем или руководителем организации с расшифровкой подписи и указанием даты.
Образец письма от организации
На бланке организации
Генеральному директору
ООО «Пример»
Иванову И.И.
от ООО «Вектор»
ИНН ###, ОГРН 1027700000000
Адрес: 123456, г. Москва, ул. ###, д. 1
Письмо-запрос о выдаче дубликата договора
Уважаемый Иван Иванович!
Просим Вас выдать дубликат договора поставки № 45/23 от , заключённого между ООО «Пример» и ООО «Вектор». Оригинал договора был утрачен при переезде офиса.
Дубликат просим направить по адресу: 123456, г. Москва, ул. ###, д. 1, либо выдать нашему представителю по доверенности.
Приложение: доверенность на представителя — 1 экз.
Генеральный директор ООО «Вектор» ____________ /Петров П.П./
Образец заявления от физического лица
Директору школы № 15
г. Москвы
Сидоровой А.В.
от Смирнова Алексея Петровича,
выпускника 2015 года
Адрес: 123456, г. Москва, ул. ###, д. 5, кв. 10
Телефон: +7 (900) 000-00-00
Заявление
Прошу выдать дубликат аттестата о среднем общем образовании, выданного мне в 2015 году (серия и номер — при наличии данных), в связи с его утратой.
Приложение: копия паспорта — 1 экз.
Полезные рекомендации
- Перед подачей запроса уточните в организации-адресате перечень необходимых документов и размер возможной платы за выдачу дубликата.
- Сохраните копию отправленного письма и подтверждение его получения (отметку о входящем номере, почтовое уведомление).
- Если документ был похищен, приложите к заявлению справку из полиции, это ускорит рассмотрение.
- Указывайте актуальные контактные данные, чтобы с вами могли связаться для уточнения информации.
Грамотно составленное письмо о запросе дубликата, залог быстрого и успешного восстановления утраченного документа. Соблюдайте деловой стиль, указывайте точные реквизиты документа и прикладывайте необходимые подтверждающие бумаги. Предложенные в статье образцы помогут вам подготовить корректное обращение для любой ситуации.