Смена фамилии, событие, которое влечёт за собой необходимость актуализации множества документов: паспорта, трудовой книжки, банковских карт, договоров и кадровой документации. Одним из первых шагов после получения нового паспорта является подача заявления о смене персональных данных работодателю, в банк, учебное заведение или иную организацию. В этой статье разберём, как правильно составить такое заявление, какие документы к нему приложить и приведём готовый образец.
Когда требуется заявление о смене фамилии
Заявление о внесении изменений в персональные данные подаётся в следующих ситуациях:
- расторжение брака и возврат добрачной фамилии;
- добровольная перемена фамилии через органы ЗАГС;
- усыновление или установление отцовства;
- исправление ошибки в документах.
Чаще всего заявление требуется работодателю — именно кадровая служба вносит изменения в трудовой договор, личную карточку Т-2, трудовую книжку и направляет сведения в Социальный фонд России (СФР).
Общие правила составления заявления
Унифицированной формы заявления о смене фамилии законодательством не установлено, поэтому документ составляется в свободной форме. Однако он должен содержать обязательные реквизиты:
- Шапка документа — в правом верхнем углу указывается адресат (должность, наименование организации, ФИО руководителя) и данные заявителя (новая фамилия, имя, отчество, должность, структурное подразделение).
- Название документа — «Заявление» (по центру).
- Основная часть — просьба внести изменения в персональные данные с указанием прежней и новой фамилии, а также основания (свидетельство о заключении брака, свидетельство о перемене имени и т.д.).
- Перечень приложений — копии подтверждающих документов;
- Дата и подпись заявителя с расшифровкой.
Образец заявления
Генеральному директору
ООО «Пример»
Иванову И.И.
от менеджера отдела продаж
Петровой (Сидоровой) Анны Сергеевны
ЗАЯВЛЕНИЕ
В связи с заключением брака (свидетельство о заключении брака серия II-МЮ № 123456 от , выдано отделом ЗАГС г. Москвы) прошу внести изменения в мои персональные данные в кадровой и иной документации организации: фамилию «Сидорова» заменить на фамилию «Петрова».
Новые паспортные данные: паспорт серия 4500 № 123456, выдан ОМВД России по району Примерный г; Москвы .
Приложения:
- Копия свидетельства о заключении брака — 1 экз.
- Копия нового паспорта, 1 экз.
Петрова /А.С. Петрова/
Какие документы приложить к заявлению
- Копия нового паспорта — основной документ, подтверждающий новые персональные данные;
- Копия документа-основания — свидетельства о заключении или расторжении брака, свидетельства о перемене имени;
- СНИЛС и ИНН — при необходимости, для уточнения данных в учётных системах.
Что делает работодатель после получения заявления
На основании заявления и приложенных документов кадровая служба выполняет следующие действия:
- Издаёт приказ (распоряжение) о внесении изменений в кадровую документацию.
- Оформляет дополнительное соглашение к трудовому договору.
- Вносит изменения в трудовую книжку (или сведения о трудовой деятельности) со ссылкой на документ-основание.
- Актуализирует личную карточку Т-2 и иные учётные формы.
- Направляет уведомления в СФР и другие государственные органы в установленные сроки.
Полезные советы
- Подавайте заявление только после получения нового паспорта — до этого момента старые данные юридически сохраняют силу.
- Сохраните копию заявления с отметкой о принятии (входящим номером и датой).
- Не забудьте уведомить банк, страховую компанию, учебное заведение и другие организации, где фигурируют ваши персональные данные.
- Новое согласие на обработку персональных данных, как правило, оформлять не требуется, если меняется только фамилия, но уточните этот вопрос у работодателя.
Заявление о смене персональных данных — простой документ, который составляется в свободной форме. Главное, указать прежнюю и новую фамилию, основание изменения и приложить подтверждающие документы. Своевременная подача заявления позволит избежать проблем с кадровым учётом, выплатами и оформлением больничных листов.